Чтобы осознать, чем отличается цель от задачи, необходимо определить смысл этих понятий. Их не стоит воспринимать как синонимы. Если неправильно понимать смысл понятий, можно не достигнуть в реальности требуемых результатов. Поэтому систему движения в заданном направлении необходимо понять и правильно применять в реальной деятельности.
Суть задачи и цели
Чтобы определить, чем отличается цель от задачи, потребуется вникнуть в суть каждого из этих понятий. Это необходимо для правильного продвижения в реальной деятельности.
Цели являются продуктом воли и мотивации к действию. Их нельзя измерить, так как они ведут в неизведанное будущее. Цель - продукт совмещения мысли и воли.
Задача более конкретна и структурирована, так как она становится определенным достижением, полученным после конкретных действий. Это шаг, ступень, которая должна привести к движению в требуемом направлении. Как кусочек пазла, позволяющий создать целостную картинку.
Последовательность формирования цели и задачи
Чтобы понять, чем отличается цель от задачи в поставленной деятельности, следует рассмотреть их с точки зрения длительности выполнения.
Цели, как правило, могут относиться к группе долгосрочных или среднесрочных перспектив. В то время как задачи относятся к группе коротко- и среднесрочных действий.
Цель является следующим этапом после желания. Человек решает, что ему необходимо поставить цель, опираясь на свои желания. И тогда это становится не просто желанием, а уже чем-то большим (мечтой).
После формирования цели начинается этап пошагового планирования. Это действие называется задачей.
Общность цели и задачи
Задача является четким направлением достижения конкретной цели.
Это ступенька на пути к успеху. Цель выступает маяком для мелких шагов-задач. Это то, чем отличается цель от задачи.
Но общее между ними - наличие сроков и ресурсов. Путь к вершине лежит через определенные затраты сил и времени. Цели и задачи заставляют человека идти навстречу своей мечте.
Чтобы глубже проникнуть в сущность отличия рассматриваемых понятий, следует рассмотреть пример формирования целей и задач.
Пример отличия цели и задачи
Начиная работу над достижением цели, необходимо понять, что это всего лишь направление движения, а не приз в конечной точке. Цель уходит в будущее, а каково оно будет - заранее не известно. Задача же - это единичное действие, которое должно обеспечить движение в сторону достижения задуманного. Это то, чем отличается цель от задачи. Пример их постановки следует рассмотреть в реальной деятельности.
В масштабах большого производства планируется получить больший доход, чем в предыдущем периоде. Это четко сформулированная руководством предприятия цель.
Команда профессионалов соответствующего профиля ищет пути достижения этой цели. После разработки мероприятий в план будущей деятельности вносятся задачи для достижения прироста прибыли. Задача № 1 состоит в оптимизации затрат на производство. Задача № 2 заключается в модернизации оборудования. Задача № 3 предполагает улучшение технологии производственного процесса.
Этот пример дает понять, чем отличается цель от задачи исследования. Целью проведения исследования был поиск путей по увеличению доходности предприятия. Именно ее преследовала команда экономистов. Задачами исследования были три найденных решения, при выполнении которых цель должна быть достигнута.
Система постановки целей и задач
Как предполагает пошаговое движение к желаемому результату, человек первоначально начинает думать о своей мечте. После этого он принимает решение поставить перед собой цель.
Для достижения мечты человек составляет конкретный план. Лучше всего это делать на бумаге. Такой подход позволяет четче выразить свои мысли, взглянуть на общую картину плана.
Выражение своих мыслей на бумаге позволяет освободить мышление для более важной интеллектуальной деятельности. Чтобы постоянно не держать в голове все детали, лучше их записать и обращаться к информации по необходимости.
Задания также следует описать на бумаге. Каждый мелкий шаг, ступенька, ведущая к достижению мечты, играют важную роль в общей картине продвижения к цели.
И самое главное - по завершении разработки плана действий начать идти к своей мечте шаг за шагом, придерживаясь намеченного маршрута.
Разобравшись, чем отличается цель от задачи, изучив технологию их формирования, каждый может правильно обращаться с этими аспектами. Чтобы двигаться в правильном направлении и применять рассмотренную технологию в профессиональной и повседневной деятельности, следует пройти путь от мысли о мечте до конкретных действий по прохождению ступенек к успеху.
Для лучшего осознания принципа разработки цели и задания следует обратиться к примеру их постановки на конкретном жизненном примере. Опираясь на подобную ситуацию, каждый желающий может самостоятельно разработать свой план, который приведет его к поставленной цели путем прохождения через вереницу мелких задач.
Давно подмечено, что успеха добивается лишь тот, кто знает, к чему стремится и что делает. Для реализации своих целей необходимо успешно выполнять поставленные задачи и знать заданные функции. Тождественны ли данные понятия или между ними есть какая-то разница? Почему так важно знать точное значение указанных категорий и чем грозит их подмена и путаница?
Задача – это проблема, требующая разрешения с помощью имеющихся средств, поручение, которое нуждается в исполнении к указанному сроку. В её качестве может выступать любой вопрос, стоящий перед человеком, будь то сложная научная проблема (лекарство против рака) или относительно небольшая трудность (строительство дороги). Исполнитель ограничен тем набором ресурсов, который имеется у него в распоряжении.
Функция – деятельность человека или механизма, направленная на достижение определённого результата, роль и предназначение объекта внутри отдельной системы. Каждая вещь обладает определённой функцией: орудия труда служат для производства и обработки продуктов, предметы искусства – для удовлетворения эстетических запросов, компьютеры – для сбора и хранения информации.
Сравнение
В чем же разница между функцией и задачей? Итак, как задачи, так и функции ставятся человеку либо лидером, управленцем, либо самостоятельно. Однако категории различаются между собой по конечному результату, который должен достигнуть человек. Функция выполняется постоянно или периодически (доставка воды к жилым домам), и измерить результат можно лишь в определённую единицу времени. Задачи имеют совершенно другое качество: у каждой из них либо есть конкретное решение (одно или несколько), либо оно отсутствует (неразрешимая проблема).
Выполнять определённую функцию может как человек (ремонт теплотрассы, настройка доступа в интернет), так и механизм, программа (проверка целостности трубопровода, очистка воды). Задача всегда стоит перед существом, наделённым сознанием, для её решения необходимо использовать знания или опыт.
Разница между задачами и функциями
Неодушевлённые предметы и механизмы выполняют рутинные задачи, только осуществляя свои функции.
Задача состоит из таких обязательных элементов, как спорная ситуация, проблема и решение. Если ответить на поставленный вызов не представляется возможным, он считается неразрешимым. Функция – это процесс, который включает в себя правила, алгоритм действий и ожидаемый результат. Нарушение заданной последовательности сделает реализацию невозможной. Задача может достигаться различными способами, в том числе и новыми путями.
При этом для реализации задач и выполнения функций требуются ресурсы (материальные, трудовые), которые могут быть достаточными, недостаточными или избыточными. Свобода действия исполнителя ограничена определёнными правилами, нарушение которых влечёт негативные последствия. Задачи и функции необходимы для достижения глобальных целей, поставленных перед человеком, рабочей группой, обществом.
Выводы TheDifference.ru
- Результат. У задачи есть конкретное решение, в то время как у функции – нет, и она должна выполняться постоянно.
- Соотношение. Понятие «задача» является предельно широким: для реализации одной цели может использоваться несколько функций.
- Исполнитель. Решать задачу может только существо, наделённое разумом, выполнять функцию – любой механизм.
- Иерархия. Функции служат для реализации задач, поставленных перед человеком и обществом.
- Состав. Задача включает в себя фабулу (описание ситуации), проблему и решение. Функция – алгоритм действий и результат.
Главная цель бизнеса: прибыль или деньги?
Развеять миф о том, что компании необходима прибыль, — основная задача этой статьи. Глубоко укоренившийся в умах топ-менеджеров, этот миф не позволяет ставить правильные цели и задачи, выбирать верную стратегию и тактику. Деньги — вот приоритет. Для собственника компании они важнее, и высоко ценить он будет того финансового директора, который их приносит.
Многие руководители, желающие внедрить у себя систему оценки деятельности подразделений и компании, задаются вопросом: какие функции необходимо вменять подразделению?
Существует ряд принципов, которые помогут разобраться, какие показатели следует включать в ответственность подразделения, а какие нет. Кроме этого, каждое подразделение осуществляет деятельность на некотором участке работ, эти участки имеют свою специфику. Настоящий раздел расскажет об этих принципах и поможет разобраться в специфике работы подразделений. Мы поговорим о показателях компании и подразделений, которые исходят из специфики их работы.
От главной цели к стоимости бизнеса
Вчера и сегодня главная цель компании — это получение денег. Успех определяется не прибылью, а в первую очередь наличием денежных средств на расчетном счете.
Держал ли кто-нибудь прибыль в руках и можно ли воспользоваться ею как конечным результатом? Нет, потому что прибыль состоит из начислений: доходов и расходов. По сути, это обещание заплатить.
С одной стороны, наше обещание заплатить — это наши расходы, с другой — платежи, обещанные нам, — наши доходы.
Но обещать не значит жениться! Поэтому ставить знак "равно" между прибылью и деньгами нельзя.
Прибыль невозможно потратить на покупку чего-либо или вывести из бизнеса, это можно сделать только с деньгами. Наличие у компании прибыли еще не означает, что она успешна.
Плачевное состояние
Предприятия, которые ориентируются исключительно на увеличение прибыли, оказываются в весьма плачевном состоянии: прибыль есть, а они неплатежеспособны.
Все потому, что их директора путают термины "прибыль" и "деньги", "доходы" и "поступления денег", "расходы" и "выбытие денег". Это разные понятия, их необходимо различать.
Сто лет назад не было проблем со сбытом, производственные предприятия сбывали всю продукцию. Продавали продукцию, начисляли доходы, следовательно, получали деньги.
Покупали сырье, начисляли расходы и опять же выплачивали деньги. Получали прибыль — значит, получали деньги. Сегодня этот процесс происходит по-другому, так как существуют дебиторская и кредиторская задолженность.
Если вы продаете продукцию с отсрочкой платежа, вы даете вашему контрагенту беспроцентный товарный кредит на длительность этой задолженности.
!!!Виртуальный букварь для студентов направления ВПО Инноватика
Доходы есть, а деньги на расчетный счет еще не поступили.
Движение в никуда
Если увлечься увеличением показателя "прибыль", дебиторская задолженность будет расти, а количество денежных средств на расчетном счету снижаться, так как поставщикам и персоналу нужно платить.
В результате корпоративная "касса" опустеет и компания станет неплатежеспособной по своим обязательствам, несмотря на высокую прибыль.
Приведу пример. Из пункта А в пункт Б выезжает автомобиль. Что будет результатом данного действия?
Автомобиль в пункте Б — действие было результативным. Автомобиль не в пункте Б — действие не было результативным.
А каковы показатели эффективности достижения результата? Скорость, с которой двигался автомобиль, оптимальный путь между пунктами, время движения, расход топлива и т.д.
Возьмем для примера скорость.
Наш автомобиль двигался со скоростью 200 км/ч, эффективность присутствует, но результата это не гарантирует, так как авто может не доехать до финального пункта.
Однако здесь есть и обратная связь: если автомобиль не двигается, то и результата не будет.
Так же и в бизнесе: прибыль — это скорость, деньги — это результат. Но многие подменяют понятия "достижение результата" и "эффективное движение".
Это выражается в том, что компании задают вопрос "Мы быстро едем?", вместо того чтобы задуматься, куда они едут.
Собственник не обрадуется
Пытаются оценивать результат по прибыли. На один из таких вопросов я ответил: прибыль у вас большая, но собственник этому не обрадуется.
Меня спросили: почему? Потому что денег он не увидит, дебиторская задолженность просрочена, на складах товары портятся, а новое оборудование стоит на свежем воздухе под солнцем и дождем.
Организация эффективна, но нерезультативна.
Вот когда погасится дебиторская задолженность, неиспорченные товары будут реализованы и оборудование будет производить и зарабатывать, она станет результативной.
Прибыль — это показатель эффективности, результат — это то, чем можно физически воспользоваться.
Часто на семинарах несогласным с этой позицией даю задание: я вам передаю сто рублей прибыли, расскажите, как вы ее потратите.
Недоверчивой публике я говорю: поднимите руку, кто своими глазами видел прибыль.
Прибылью как конечным результатом воспользоваться невозможно, поэтому и ответа на эти вопросы не существует.
Прибыль — это скорость прироста активов (в т.ч. дебиторской задолженности, товарных запасов) с течением времени, но сами активы собственнику бизнеса не интересны. Активы обладают потенциальной возможностью превратиться в деньги, в результат деятельности компании.
Отсрочка недопустима
Поэтому основная цель — произвести как можно дешевле, продать как можно дороже, понятий отсрочки платежа и дебиторской задолженности не существует.
Деньги превращаются в товар и товар — в деньги без промежуточных стадий. Поэтому и цель — максимизация прибыли, в то время это практически означало максимизировать деньги.
Но когда сегодня собственники говорят, как максимизировать прибыль, ответ простой: продайте свое предприятие, и вы резко максимизируете прибыль, разово. Возьмем для примера ателье.
Покупатель приходил в ателье, по нему ушивали костюм, через некоторое время он его забирал и отдавал деньги.
В момент продажи компания максимизировала свою прибыль на сумму заказа. В XVIII в. это было корректно. Сегодня корректно, когда трейдеры торгуют ценными бумагами на фондовом рынке.
Их цель также максимизировать прибыль посредством продажи активов. Для торговых и производственных компаний, чья деятельность носит регулярный характер в течение длительного времени, максимизировать прибыль невозможно.
Появление маркетинга
Теперь предприятия должны предвосхищать будущие потребности покупателей и развивать производство в этом ключе. Быть успешным и производить продукцию с одинаковыми характеристиками в течение десятилетий уже не получается.
Компания Ford, девизом которой было "Автомобиль может быть любого цвета, если этот цвет — черный", терпит крах, приходится изменить идеологию.
Появляется понятие отсрочки платежа и дебиторской задолженности.
Мифические деньги
С неграмотным управлением в этой сфере столкнулись западные фирмы.
Они показывали высокие прибыли, начисляли дивиденды, но, когда их приходили получать акционеры, денег на выплату не было.
Акционеры шли в суд, и компанию признавали техническим банкротом.
Это значит, что фирма эффективна — присутствует прибыль, — но нерезультативна: нет денег, банки не готовы предоставить кредит, организация не может расплатиться по своим обязательствам.
Вывод таков: если прибыль есть, а предприятие признается банкротом, прибыль не является конечным результатом его деятельности. Таким результатом могут быть только деньги.
Обратите внимание, что в разных странах в стандартах регламентированной отчетности отчет о движении денежных средств появляется в разное время, что косвенно указывает на уровень зрелости экономики и понимания тенденций развития государства:
- США — 70-е гг. XX в.;
- Западная Европа — 80-е гг. XX в.;
- Россия — 90-е гг. XX в.
Но составляется данный отчет в бухгалтерском учете раз в квартал, а то иногда и раз в год.
Поэтому многие менеджеры считают, что отчет о движении средств — не очень нужный документ.
В бюджетном управлении присутствует бюджет движения денежных средств, в рамках которого организовано помесячное управление деньгами.
Казначейское оперативное управление денежными средствами сегодня позволяет управлять деньгами с шагом в день.
Таким образом, современное финансовое управление деньгами совершается не раз в год, а ежедневно.
Поток свободы
Подведем итог: получение прибыли не является главной целью бизнеса, так как прибылью собственник воспользоваться непосредственно не может.
Хотя в большинстве книг по финансовому менеджменту так и написано: прибыль — необходимое, но недостаточное условие существования и ведения успешного бизнеса.
Цель бизнеса с точки зрения собственников — генерировать свободный денежный поток — СДП (FCF (англ.) — Free Cash Flow), который можно выводить из бизнеса собственнику и кредиторам.
По сути, машина для генерации денег. Поэтому топ-менеджерам пора избавиться от стереотипа, ставящего во главе успеха прибыль, а не деньги.
Генеральный директор
L td Consulting Maxima
В чем разница цели и задачи – учимся отделать семя от плевел
"Приоритетное направление нашего банка — NNN. Амбиции высоки: хотим попасть к концу года в "десятку" лучших банков России, работающих с физ. лицами";
"Наш завод традиционно участвовал в отраслевых выставках, размещал рекламу в специализированных изданиях. Сейчас мы осваиваем новую продукцию и поняли, что профессиональных рекламы и PR как таковых у нас нет…";
"Руководство нашего авто-сервис-центра поставило передо мной задачу: на порядок увеличить количество звонков и приездов Клиентов…"
"На рынке сотовой связи области наша Компания долгое время была лидером — т.к. мы были единственным оператором стандарта GSM. За последние 2 года у нас появились 3 конкурента, которые по качеству услуг стремятся догнать нас. Периодически на рынке происходят вспышки ценовых войн… И мы постоянно вынуждены ронять цены вслед за конкурентами".
"В следующем месяце открываем торгово-развлекательный комплекс в спальном районе. Самый большой в городе. Хотим привлечь соответствующих арендаторов и посетителей. Хотим сделать его особенным".
"Хотелось бы к концу года увидеть ген. директора в рейтинге влиятельных людей города и республики".
"Построили элитный малоэтажный комплекс. Квартиры так или иначе продаются, но… только не самые дорогие. Их очень тяжело продать… Есть проблемы и с коммерческой недвижимостью".
"В нашем регионе мы лидируем по продажам компьютеров. Но в народе до сих пор ходят негативные слухи о нашем прошлом…"
"Хочется действовать не "методом тыка", а иметь базу для обоснования каждого шага РК. Насколько "заряженный прайс" бывает у агентств — мы уже знаем. Знаем и уровень их креатива …"
"Мы, скорее всего, будем финансировать производство NNN. Есть ряд патентов, своя технология. Но мы должны понимать, как будем раскручивать NNN. Лишних денег у нас нет — мы их зарабатываем".
"Мне не удалось добиться признания у учредителей компании функции PR как стратегической…"
""Умный дом" — продукт очень новый, дорогой и высокотехнологичный. Все перепробовали — и выставки, и модули, и наружку… Мало что помогает…"
"Уже пробовали идти через врачей. Так к ним две очереди стоят: очередь больных и очередь менеджеров, предлагающих новые препараты.
Чем отличаются функции от должностных обязанностей
А у нас не лекарство, а аппарат для физиотерапевтических процедур — конкурент дорогим лекарствам. Все разрешения получены, но продажи пока идут слабо".
"Проблема состоит в том, что:
— наш магазин расположен в тихом районе, о существовании которого знают не все;
— конкуренцию составляют не только местные предприятия, но и крупные московские сетевики;
— рекламный бюджет ограничен…"
"Через 5 месяцев — Международная выставка по нашему профилю, и в ней примут участие примерно 30-40 конкурирующих фирм-производителей. Из них серьезных конкурентов для нас — 4. И здесь главный вопрос: у кого после выставки клиенты "выметут" готовую продукцию со склада…"
"Раньше не придавала должного значения "Закону об Авторских правах и смежных правах": Вчера вечером, после Вашего рассказа, озадачила на выходные нашего юриста. Хочу теперь сделать "все как надо" с художником и композитором… Каких типовых ошибок стоит опасаться, если я выступаю на стороне Заказчика?"
"Месяц назад на наш рынок вышло аналогичное московское издание, которому Москва разрешила в течение полугода демпинговать и быть убыточным…"
"Стоит проблема: как продвигать качественные, но малоизвестные в регионе телевизионные бренды (например, ТНТ, REN-TV) без серьезных финансовых вложений?"
"Конкуренты нашей строительной компании воспользовались задержкой начала строительства одного из наших объектов и стали размещать негативную информацию в печатных и электронных СМИ, на интернет-форумах и даже инициировали письма "недовольных" во все инстанции… В результате часть Клиентов расторгла договора. Как восстановить имидж?"
"Наш район входит в состав столицы региона, но находится на расстоянии 20 км от нее. По новому закону, район должен полностью влиться в состав столицы, но новый глава Администрации района хочет создать отдельный город…"
Генеральный директор ОАО "Агентство экономического развития Краснодарского края" к. э. н. Андреева Ольга Павловна:
"Хороший рывок за последние 2 года сделал город Краснодар в продвижении своего имиджа во многом благодаря активной позиции главы города и его подчиненных. Казалось бы, зачем Краснодару заниматься своим имиджем на фоне грандиозных PR-проектов, которыми ежегодно радует Краснодарский край, достаточно известный в мировом сообществе? Как выяснилось, о Краснодарском крае знают многие, а про Краснодар и его отличия от других городов, люди не могли ничего сказать, кроме общих фраз: "Море", "Солнце", "Юг, тепло". А откуда море в Краснодаре? Ведь имели в виду Чёрное море, а никак не Кубанское. На основе проведённого бенчмаркинг-анализа с российскими городами и зарубежными городами-конкурентами мы пришли к пониманию, что Краснодар можно продвигать как "город, комфортный для бизнеса и инвестиций". Нашим агентством совместно с компаниями "Конкретика" и "ТРИЗ-ШАНС" была разработана программа продвижения. И, как говорят, попали прямо в яблочко: по итогам 2008, 2009 и 2010 годов журнал Forbes трижды выбрал Краснодар в качестве лидера как город комфортных инвестиций.
Это ли не признание позитивного имиджа? Под таким брендом гораздо проще работать с инвесторами".
Блашенкова В.С., Бренд территори: создание и продвижение. Как это делается в России, М., 2011 г., с. 142.
Программа Мастер-класса
Определение целей является основной задачей для успешного ведения любого бизнеса, но особенно важно для предпринимателей, которые могут отвлечься, не имея четкой и конкретной цели. Цели определяют действия, да ають вам что-то вроде ориентира, согласно которому вам необходимо двигаться в бизнесе, а также могут служить критерием для оценки успешности вашего бизнеса (табл67.7).
. Таблица 67. Понятие цели фирмы
Подход, который. Вы используете в определении целей, подскажет, насколько. Вы способны достичь их. Сферы установление целей в бизнесе приведены в табл 68
Еще. Аристотель подчеркнул:"Благо везде зависит от соблюдения двух условий:
I). Верного установления конечных целей и
2). Поиск соответствующих средств, ведущих к конечной цели", то есть актуальность проблемы стратегического управления существовала всегда, менялись лишь методологические и методические подходы к ней
Таблица 68. Сферы установление целей
Рассмотрим правила для установления целей и основные ошибки и в этом процессе (табл. 69, 610)
. Таблица 69 правило для установления целей
|
1 Если цели не сформулированы или не понятны — существует опасность И осуществление действий, не соответствующих целям фирмы |
|
2 Если цели четко определены, то возможны конфликты между ними могут быть устранены в процессе согласования целей (достижение консенсуса) |
|
3 Четкое определение критериев оценки деятельности фирмы необходимо во всех случаях, кроме ситуации, когда формальное их делегирования делается для пропаганды, скрывающей истинные цели |
|
4 основных целью фирмы является получение учредительного прибыли |
|
5 Установка не верных целей означает решение неверно сформулированных проблем, что может привести к большему расточительству ресурсов, чем неэффективное решение правильно сформулированной проблемы |
|
6 Результативность процесса установления целей зависит от того: |
|
61 Насколько верно сформулированы цели? |
|
62 Насколько широко о них осведомлен персонал? |
|
63 Как стимулируется их достижения? |
. Таблица 610. Основные ошибки при определении целей и причины их возникновения
|
Основные ошибки в процессе цилевиявлення |
Причины возникновения ошибок |
|
|
Установка и неподходящих 1 целое |
11 Выбирается цель, выходящая за пределы миссии фирмы, или такая, что не обеспечивает реализации 12Перетворення средства достижения цели в саму цель |
|
Основные задачи и функции отдела2.1. Координация и контроль за внешнеторговой деятельностью российских 2.2. В соответствии с законодательством и установленными полномочия 2.3. Участие в формировании и контроль за реализацией областных программ 2.4. Подготовка с привлечением заинтересованных комитетов, управлений 2.5. Внесение предложений в программы развития экспортного потенциала 2.6. Разработка проектов соглашений о сотрудничестве… 2.7. Участие в экспертизе областных внешнеэкономических проектов. 2.8. Анализ практики осуществления валютного и экспортного контроля на территории области, выработка предложений по повышению эффективности работы… Снова обратимся к клиническому подходу. Что стоит за ключевыми словами этого текста: "координация", "контроль", "информирование", "участие", "содействие", "подготовка", "внесение предложений", "анализ практики" и т. д.? Прежде всего почти принципиальная нерезультативность. В самом деле: — Ты что сейчас делаешь? — Координирую. — А сейчас? — Информирую, участвую, подготавливаю. Действительно, так и записано. Но как можно судить о результативности всего этого? Почему тут описан процесс, а не итог деятельности? Естественно, исполнителю удобнее, безопаснее прибегать к таким формулировкам — они ни к чему не обязывают. Сам губернатор показывал мне огромные тома, названия которых начинались со слова "Анализ…". — Но ведь в положении не записано то, к чему эти действия должны привес Начальник отдела оказался довольно умным и энергичным человеком, он быстро понял, что от него теперь требуется, и составил новый документ: ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ ОБЛАСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ Место отдела в структуре администрации Основная функция отдела Решение народно-хозяйственных задач области в следующих направлениях: — Повышение экспортного потенциала области. — Рост зарубежных инвестиций в область. — Формирование инфраструктуры внешнеэкономической деятельности обла Вот именно так. Не вообще делание чего-то, а предметно. Экспортный потенциал растет — хорошо работает отдел. Зарубежные инвестиции растут — тоже плюс. А будет ли при этом аппарат отдела анализировать, участвовать, координировать — им виднее, это никого не интересует. Вы согласны, что здесь, по-одесски выражаясь, две большие разницы? Вот их-то и выявляет наш продуктный подход. Таким способом достигается интеграция целевой структуры организации. ПРОЦЕДУРЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ФУНКЦИЙ Был у меня клиент, который занимался производством и сбытом элитного алкоголя. Вся страна у него была поделена на несколько регионов, на каждом из которых действовал, как они выражались, дивизион — относительно самостоятельное торговое подразделение. Функции директоров этих дивизионов были обозначены как рост прибыли, то есть, скорее, на телеономическом уровне. Вме- ere с президентом компании, его заместителем по сбыту и директором одного из дивизионов мы начали искать продуктное выражение его функции. При анализе действовавшего тогда положения кто-то из них привел пример одного из дивизионов, который работал весьма успешно, пока его директор не ушел с этой работы. На место ушедшего был назначен директор другого, тоже вполне успешного дивизиона, и он обнаружил, что все успехи по продажам здесь основывались на личных связях его предшественника в предпринимательских, во властных кругах. А у него, как у новичка, таких связей пока не было, и продажи критически упали. Из этого урока мы сделали вывод, что компании совершенно недостаточно требовать от своих дивизионов только текущих продаж и, кроме того, нельзя полагаться только на личные качества руководителей дивизионов — гораздо большую ценность имеет создание более или менее безличного, но надежного механизма деятельности дивизиона. Поэтому функция директора дивизиона получилась следующей. ФУНКЦИИ ДИРЕКТОРА ДИВИЗИОНА: Создание и развитие механизма, обеспечивающего текущую и стратегическую доходность территории: I. Создание конкурентных преимуществ в развитии клиентской базы ди — качественный рост клиентуры; — количественный рост клиентуры; — разработка и внедрение новых методов работы с клиентурой. II. Директор дивизиона обязан обеспечить рост чистой прибыли на сво 1) уровень дистрибуции в основных городах не ниже 80%; 3) выполнение утвержденного плана продаж на уровне не ниже______ %; 4) рентабельность продаж не ниже_________ ; 5) процент затрат по отношению к обороту не выше_________ ; 6) оборачиваемость капитала не ниже__________ ; 7) продажи ассортимента на территории дивизиона не ниже___________ 96 от об 8) стоимость обработанного на месте условного ящика не выше___________ . Директор дивизиона имеет право самостоятельно определять: — расширение ассортимента в рамках ассортиментной политики компании; — клиентскую политику (кредитные линии, объемы поставок, обновление, из — кадровый состав дивизиона (в рамках утвержденного бюджета); — ротацию кадров. Надо пояснить пункт о развитии клиентской базы: там качественный рост клиентуры стоит на первом месте не случайно. Чем он отличается от количественного? Тем, что подразумевает развитие, углубление спроса на продукцию данной фирмы. Это развитие выражается в способности одних и тех же клиентов покупать у фирмы больше разных продуктов. Например, если конкуренты продают только бутылки с напитками, то наша фирма продает одновременно рекомендации по их употреблению, сценарий по "ведению стола" для деловой встречи, дружеской компании, семейного праздника. Теперь посмотрим на функции руководителя низового подразделения, который там называется на английский манер супервайзером. ФУНКЦИИ СУПЕРВАЙЗЕРОВ Обеспечение и развитие конкурентных преимуществ в технологии личных контактов в процессе продаж: 1. Качество контакта с клиентом: Взаимное доверие; — способность к совместной работе; — взаимовыгодность; — приоритетность контакта со стороны клиента по отношению к конкурентам; — готовность к совместным рискам. 2. Информация о клиенте: — о закупках у конкурентов; — платежеспособность клиентов по отношению к нам и конкурентам; — оценка ресурса клиента по площадям, технике, персоналу; — отношение конечного потребителя к ассортименту; — обязательность клиента; — открытость новшествам; — параметры удовлетворенности, неудовлетворенности клиента; — сопоставление его оценок нас с конкурентами. 3. Увеличение закупочного потенциала клиента вплоть до конечного — переориентация клиента и конечного потребителя на наши марку и продук — анализ потребностей клиента в нашей помощи; — обучение персонала клиента; — оптимизация поставок клиентам. 4. Привлечение к нам новых клиентов: — в новых сегментах рынка; — от конкурентов; — обновление базы потенциальных клиентов в освоенных сегментах рынка; — "предпродажная" подготовка потенциальных клиентов (продажа наших ус Однажды главный механик одного завода, ознакомившись с моим подходом, спросил: — Так что, я функции слесаря своего таким же образом могу определить? — Почему нет? Мы пошли к нему в кабинет, запросили должностную инструкцию слесаря-ремонтника, нашли ее, конечно, с большим трудом. На пожелтевших хрупких страницах там было написано примерно следующее: — Слесарь-ремонтник осуществляет регулярный осмотр такого-то оборудова — Осуществляет текущий и профилактический ремонт. — Устраняет последствия аварий. Слесарь был занят, и с главным механиком и мастером мы составили новый вариант функций слесаря-ремонтника: 1. Снижение процента отказов оборудования по механической части. 2. Увеличение межремонтных сроков эксплуатации узлов. 3. Сокращение времени простоев оборудования. Кстати, стоит обратить внимание на преимущества векторного выражения функций, т. е. больше-меньше чего-то. Как в случае с этим слесарем, так и в примере начальника внешнеэкономических связей областной администрации векторная формулировка дает больше возможности для оценки продуктивности работы. Поскольку нетрудно установить — больше стало инвестиций или нет, сокращается время простоя оборудования или растет. Приведу еще один пример такого подхода к "низовым" должностям. Это некоммерческая региональная организация, существующая на гранты российских и зарубежных фондов. Ее клиентами являются разнообразные гражданские инициативы и объединения, которые она обеспечивает литературой, консультациями, защитой от власти и в судах. Там есть единственная должность секретаря, который работает не только с председателем правления этой организации, но и со всем аппаратом (около 20 экспертов разных профилей). |
Цели
Всякая деятельность (движение, изменение, развитие и т. п.) является целенаправленной - направлена на достижение определенной цели.
Примеры. Студент учится, чтобы получить профессию. Рабочий обтачивает заготовку, чтобы получить деталь. Спортсмен тренируется, чтобы завоевать медали и чемпионские звания. Целевой характер имеют отдых, развлечения, прогулки, игры, физзарядка, чтение, коллекционирование и т. п.
Цель - это субъективный образ желаемого состояния объекта.
Причинной и движущей силой любой деятельности является наличие противоречия - своеобразной «разности потенциалов» между имеющимся и желаемым (целевым) состояниями объекта. Если пути устранения противоречия не являются очевидными, то противоречие становится проблемой.
Понятие цели тесно связано с такими понятиями, как потребность, желание, проблема .
Проблема : с одной стороны, поставленная цель порождает проблему ее достижения, а с другой - для решения проблемы ставится цель как путь ее решения.
При этом проблемы могут иметь объективный или субъективный характер, а цели могут носить характер желания или направления деятельности.
Потребность - это объективная необходимость в чем-либо для сохранения функционирования и развития объекта. Потребность определяется объектом.
Пример . Для управления необходима информация, для жизни человека - воздух и т. п. Если всего этого хватает, то нет никаких проблем; они начинаются, если потребность не удовлетворена.
Неудовлетворенная потребность порождает проблемную ситуацию - проблему, которую назовем объективной проблемой.
Объективная проблема - это разность между необходимым и существующим состоянием объекта.
Желание - это субъективно осознанная потребность, соотнесенная с конкретным результатом ее удовлетворения.
Субъективность желания состоит в том, что, с одной стороны, мы можем желать только то, о чем знаем и понимаем (или нам кажется, что понимаем); с другой стороны, чтобы появилось желание, надо осознать, что потребность имеется.
Примеры . 1. Для управления имеется объективная потребность в информации, и когда ее не хватает (или кажется, что не хватает), возникает желание внедрить информационную систему. Если руководитель не понимает, что такое информационная система, он может пожелать принять на работу дополнительных сотрудников, которые бы собирали, передавали и обрабатывали информацию.
2. Мы желаем приобрести мобильный телефон и принимаем это за потребность. Но это не объективная потребность, а только желание. Потребность у нас может быть, например, в оперативной связи, и удовлетворить ее можно и другими средствами.
Желание носит целевой характер, но эта цель - только цель-желание - без критического осмысления ее достижимости.
Цель-желание - субъективный образ состояния объекта (или конкретное средство), которое удовлетворило бы осознанную потребность.
Субъективная проблема - разность между желаемым и действительным состоянием объекта, ликвидация которой не является очевидной.
Примеры . 1. Пусть появилось желание установить в организации информационную систему. При этом могут появиться проблемы: недостаточность финансовых средств, отсутствие требуемых помещений, отсутствие соответствующих квалифицированных кадров для ее внедрения и эксплуатации и, наконец, проблема выбора - на рынке имеется несколько систем, а нужна одна - какую выбрать?
2. Мы желаем приобрести мобильный телефон, и тут появляются проблемы: нехватка денежных средств на его приобретение, нет телефонов с желаемыми функциями и т. п.
Из субъективной проблемной ситуации вытекает цель-намерение.
Цель-намеренье - субъективный образ несуществующего, но желаемого состояния объекта, которое решило бы возникшую проблему и на достижение которого будет направлена деятельность.
Цель и точка зрения
В системном анализе цель занимает центральное место, собственно одним из начальных этапов системного анализа является формулирование целей.
Однако, говоря о цели, нельзя упускать из виду, что выбор цели сугубо субъективен. Если ставится или имеется цель, то всегда существует субъект целеполагания , точка зрения которого отражается в ней. Дело в том, что выбранная цель направлена на удовлетворение конкретной жизненной потребности конкретного субъекта. При этом выбор цели всегда ограничен конкретными знаниями и пониманием субъекта - нельзя желать того, о чем не знаешь.
В связи с вышесказанным, при исследовании всегда необходимо определяться с тем, чья точка зрения на объект берется за основу. При системном анализе цель можно рассматривать с позиций субъекта и объекта исследования.
Цель с позиции субъекта определяет цель анализа, описания, проектирования (создания или реорганизации) и управления:
цель анализа объекта - выявить наличие и место противоречий (проблемной ситуации), причин их возникновения и способов устранения;
цель описания объекта - представить проблемную ситуацию в виде, удобном для анализа;
цель проектирования - разрешить проблемную ситуацию с помощью нового объекта или реорганизации старого;
цель управления - разрешить проблемную ситуацию путем удержания функционирования объекта в заданном состоянии или перевода его в новое состояние.
При всем при этом субъект преследует свои цели, удовлетворяет свои потребности (например, получение прибыли, самореализация и т. п.). К тому же сам субъект анализа часто является сосредоточием субъектов целеполагания: это отдельные исполнители (каждый имеет свою цель), это и руководители различного уровня.
Цель с позиции объекта определяет цель его функционирования (существования), которая может быть заложена при его создании либо формироваться внутри него.
Примеры. 1. Если анализируется проблемная ситуация в некотором техническом устройстве, то вначале необходимо понять назначение этого устройства.
2. При анализе экономического или организационного объекта иногда выясняется, что фактическая цель его функционирования отличается от цели, с которой он создавался.
И здесь мы также имеем нескольких субъектов целеполагания: коллектив или индивидуумы объекта исследования, руководитель объекта, руководитель вышестоящего уровня и т. д.
Кроме того, в качестве субъекта целеполагания может выступать заказчик анализа. Таким образом, можно говорить о трех группах целей участников анализа, имеющих различные потребности, а отсюда и разные цели - аналитику приходится решать три задачи, связанные с целью: понимание целей заказчика; определение внутренних целей объекта анализа; формулировка своих целей анализа.
Еще Аристотель определял цель как «то, ради чего»
Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач.
Цели должны отвечать на вопрос «что?». Что должны получить к концу проекта.
Задачи должны отвечать на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей.
Проекты могут иметь несколько целей и каждая цель набор задач.
Каждая задача должны начинаться с глагола действия, например: подготовить, провести, разработать, создать, сделать, обеспечить, купить, установить, опросить и т.п. Это гарантирует измеримость задачи и возможность её контролировать.
Цель по SMART
Достижение цели зависит от её формулировки, и первый шаг к успеху — правильно сформированные цели.
Концепция SMART целей:
- Specific (конкретная) : Цель должна быть конкретной, т.е. описывать, что именно необходимо достигнуть. Например, повысить прибыль компании.
- Measurable (измеримая) : Цель должна быть измерима, т.е. описывать в чем или в каких единицах можно будет измерить результат. Например, повысить прибыль компании на 5%.
- Achievable (достижимая) : Цель должна быть достижимая. Описывается за счет чего достигается цель и при каких условиях. Например, повысить прибыль компании на 5%, за счет внедрения СЭД, автоматизации внутренних бизнес-процессов и сокращения штата сотрудников на 10% от текущего количества.
- Realistic (реалистичная) : Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. Технические и человеческие ресурсы должны присутствовать в достаточном объеме. Особенно следует проверить вопрос имеющегося в распоряжении ноу-хау.
- Timely (ограниченная во времени) : Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничение во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.
|
Цель |
Срок |
Команда |
Ожидаемый результат |
Измерение успешности результата |
|
| Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет — презентация продуктов компании в сети интернете. | 1 июля – | Вася | Повышение степени известности продуктов компании «X» | Не менее 5 000 посетителей сайта в месяц через пол года, после завершения внедрения сайта в сети интернет. | |
| Поиск партнёров по кооперации в сети интернет | 1 августа – | Иван |
Продажа продуктов «X» через партнёров, не менее 1% оборота компании. |
Через три месяца после запуска проекта Электронной коммерции рост оборота через партнёров (доля увеличения не менее 5% в месяц). |
Как на основе идеи выявить цели?
Часто у руководства или группы людей есть идея проекта, которую нужно сформулировать в виде целей.
Для определения целей проекта необходимо дать определение, что требуется от проекта и команды:
- Что должно быть сделано?
- Почему это нужно делать?
- Какую пользу должен принести проект?
- Все ли знакомы с этим замыслом?
- Все ли одинаково его понимают?
- Все ли с ним согласны?
- Когда нужно закончить работу?
- Кто является конечным пользователем?
- Какое качество ожидают получить?
- Какая функциональность ожидается?
- Какие средства имеются в распоряжении?
- Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям?
- Каковы минимальные цели?
- Что не должно произойти ни в коем случае ?
- Какая работа к проекту не относится ?
Два последних вопроса описывают то, что не относится к проекту. Определяя, таким образом, рамки (границы) проекта, а также выявляя задачи, которые не оплачиваются заказчиком.
Отвечая на вышеперечисленные вопросы формируются требования к проекту и целям. Необходимо подходить к ответам в концепции «смарт», — они должны быть, как минимум, измеримыми.
Измеримость добавляет высокую степень определенности проекта и даёт возможность в будущем контролировать выполнение проект. Отсутствие определённости приведет к спорным ситуациям, а значит к потери времени и риску провала проекта.
Формулируя цели необходимо понимать и принимать во внимание трехмерность проектной работы: Время, Сроки, Содержание. Таким образом, измеримые цели, это цели, которые можно:
- измерить и проверить;
- определить по составу работ;
- определить по срокам, расходам.
Какие вопросы необходимо задать, чтобы сформулировать цели:
- Что нужно достичь?
- Как и с какими расходами должна быть достигнута цель?
- Когда должна быть достигнута цель?
- Каковы приоритеты целей?
- Какие цели зависят друг от друга?
- Какие цели исключают друг друга?
Итогом работы имеем: перечь целей, которые формулируются по SMART.
Пример постановки целей от понятия идея и проблема
Проблемы, которые обуславливают появление проекта:
- замедление роста продаж;
- невозможность торговать круглосуточно;
- сложность региональных продаж, когда клиент не может приехать в офис или магазин компании для ознакомления с каталогом товаров;
- клиентам необходимо посетить магазин для осуществления покупки или сделать заказ по телефону, на что тратиться много времени клиента и оператора;
- сложное взаимодействие с клиентами, поставщиками;
- необходимость реструктуризации компании в сторону проектного управления;
- необходимость оптимизации бизнес процессов компании в сторону упрощения процессов;
- консервативный стиль управления и сотрудников;
- слабая известность компании и её продуктов в интернет;
- сложность поиска партнёров;
- неэффективный маркетинг;
- отсутствие компании в поисковой выдачи поисковых систем;
- высокая стоимость товара.
В рамках разработки новой структуры предприятия и её преобразования необходимо внедрить в систему управления предприятием систему электронной коммерции. На первом этапе реализовать динамическую систему позиционирования товаров компании в сети интернет путём создания интернет сайта с каталогом продукции компании.
Вход в интернет должен:
- Открыть новые варианты для продажи продукции;
- Позволить освоить новый рынок для продажи своих товаров;
- Снизить расходы за счет более эффективного обслуживания клиентов и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
- Осуществить торговлю своими товарами и снабжение компании чужими;
- Упростить обмен данными с клиентами или, соответственно, поставщиками;
- Оптимизировать существующие бизнес-процессы – сделать их более экономичными, снизить стоимость;
- Повысить имидж компании;
- Реализовать высокую прозрачность внутренних и внешних бизнес-процессов;
- Предоставить возможность производить покупки товаров компании не выходя из дома;
- Снизить стоимость товара до уровня цен конкурентов и ниже.
Выявление целей
Проблемы в проекте возникают тогда, когда необходимо достичь цели. Нет цели, нет проблемы.
Например, есть цель — улучшить работу сервисно ориентировнной системы, сделать ее более гибкой, предоставить возможность внутренним сервисам механизм общения или оповещения о каких-либо событиях, предоставить возможность системе работать с разными субд.
Задача, по сути, провести рефакторинг архитектуры системы. Мы сталкиваемся с проблемой или проблемами, для которых необходимо найти решения.
Процесс анализа проблемы и нахождения решения:
- Описание проблемы
- Поиск решений
- Оценка решений
- Нахождение оптимального решения
- Уточнение цели на основе найденных решений проблемы
- Формирование задач
Основные признаки неудачи проекта
- Бюджет : проект может не укладываться в рамки запланированного бюджета (или должен быть прекращен, не достигнув поставленных целей, из-за недостаточного финансирования)
- Время : проект может занять время значительно большее, чем запланировано для достижения поставленных целей (или должен быть прекращен до достижения поставленных целей в связи с окончанием намеченного срока)
- Качество : проект может быть завершен в рамках намеченного времени и бюджета, но не удовлетворяет требованиям по качеству (и, таким образом, будет представлять меньшую ценность, чем ожидалось)
Основные причины неудач проектов
В большинстве случаев, проекты не удаются из-за неясных целей или нечетких требований.
Приступая к реализации нового проекта, необходимо определиться с тем, каким должен быть конечный результат. Следует осознанно выбрать предмет деятельности и устремить все свои силы и средства на достижение желаемого. Но прежде, чем начать, надо четко сформулировать цель своей работы и неуклонно ей следовать, ставя перед собой все новые задачи на каждом этапе деятельности.
Кажется, что нет ничего сложного в постановке целей и задач. Однако далеко не все могут четко объяснить, в чем разница между целями и задачами, а многие вообще считают, что это одно и то же. На самом деле, это не так.
Цель выражает стремление к конкретному конечному состоянию. Постановка целей в деятельности является показателем осознанности действий субъекта. Цель помогает выстроить некоторую последовательность в работе, осуществить анализ результата.
Цели имеет следующие характеристики:
- конкретность конечного результата;
- является непосредственным следствием потребности субъекта;
- имеет долю неопределенности;
Задача – это конкретизация путей решения проблемной ситуации. Задача всегда исходит из цели и является средством ее реализации.
Последовательность установления
Сначала выбирается цель, исходя из которой, с учетом реальных возможностей, выстраивается цепочка задач. Цель – это определение направления работы. Чтобы цель оказалась достигнутой быстрее, необходимо потратить время и сформулировать задачи, так как они представляют собой конкретные действия на пути к достижению этой цели.
Цель указывает конечный результат, решение каждой задачи приближает субъекта к этому результату.
Если реализация цели требует много времени, ее разбивают на несколько подцелей, к каждой из которых определяют комплекс задач.
Временные затраты
Цели бывают краткосрочные и долгосрочные. Первые, обычно, подразумевают завершение процесса к определенному времени. Долгосрочные цели, как правило, не имеют временной привязки.
Цель всегда определяется на перспективу (независимо от долгосрочности), в то время как задачи требуют решения в определенные сроки. Затраты времени на решение задач всегда значительно меньше затрат на достижение не только цели, но даже и подцелей.
Задача имеет одно решение и считается выполненной, в то время как цель повторяется в каждой новой задаче.
Выводы сайт
- Цель отвечает на вопрос «Что нужно сделать?», а задача — «Как?».
- Задача является единичным шагом к достижению цели.