У специалистов, впервые столкнувшихся с этой темой, может возникнуть вопрос, в чем состоит разница между средней численностью и среднесписочной численностью. Во избежание путаницы разберемся в соотношении этих двух понятий.
Численность работников организации
Это важный показатель, отражающий сегмент деятельности организации и показывающий количество трудящихся в ней лиц на определенную дату или период. Он является исходной точкой для определения среднесписочной численности - величины, используемой для статистических целей и налогообложения (когда следует определить ее для конкретного налога, взноса или сбора).
Нормативные акты об определении численности
В рассматриваемой сфере действуют нормы законодательства (преимущественно налогового), а также приказы и инструкции о правилах определения списочной и среднесписочной численности работников для представления этой отчетности в органы статистики.
Остановимся на последних. В их числе:
- действующая до настоящего времени Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее - Инструкция);
- Приказы Росстата от 27.08.2014 N 536 , от 03.08.2015 N 357 , от 26.10.2015 N 498 и др.
В приказах также определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.
Списочная и среднесписочная численность работников
Численность работников списочного состава — количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей, а также для определения средней заработной платы, эффективности труда, коэффициентов оборота и других показателей.
Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 — 23) .
В списочную численность включаются все сотрудники организации, которые на определенную дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.
Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.
Исключаются из списочной численности совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и некоторые другие категории.
К примеру, рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный месяц можно так (п. 12):
- во-первых, суммируется численность работников списочного состава за каждый его календарный день (с 1 по 30/31 число, для февраля — по 28/29) вместе с праздничными (нерабочими) и выходными днями;
- во-вторых, полученный результат делится на число календарных дней отчетного месяца.
Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции), что следует учитывать при расчетах.
Средняя численность работников
Этот показатель предписывает отражать в отчетности, в частности, Приказ Росстата от 27.08.2014 N 536 и др., необходим он и для получения организацией льгот по налогообложению.
Согласно п. 13 указаний по заполнению форм (приложение 17 к Приказу) сведения о средней численности работников организации за год, предшествующий отчетному, включают в себя:
- среднесписочную численность работников организации;
- среднюю численность внешних совместителей, работающих в ней;
- среднюю численность работников, трудящихся в ней по гражданско-правовым договорам.
Поэтому, говоря об отличиях средней и среднесписочной численности, можно сказать только о том, что они взаимно необходимы для исчисления друг друга. Порядок определения каждого показателя для разных целей установлен в нормативных актах и приказах Росстата, Федеральной налоговой службы и Минфина РФ.
Необходимы в расчетах налогов. От нее зависит, каким способом компания представит отчетность в налоговую. Например, если вы — индивидуальный предприниматель или организация, в которой официально трудятся больше 100 человек, вы не можете сдавать декларации на бумаге и применять «упрощенку» или единый налог на вмененный доход.
У формы отчетности РСВ-1 иное ограничение: ее нельзя сдавать на бумажном носителе, если в компании среднесписочная численность превышает 25 человек включительно.
Само значение ССЧ может быть регламентировано. Так, у ИПшников на патенте среднесписочная численность не может превышать 15 человек, вне зависимости от вида их деятельности.
Бухгалтер встречается с терминами «среднесписочная численность», «средняя численность», «количество застрахованных лиц» в отчетах по сотрудникам. Давайте разберемся с основными понятиями, затем рассмотрим особенности указания численности в различных отчетах.
Итак, ССЧ и среднюю численность (СЧ) можно рассчитать по правилам, отраженным в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428.
Средняя численность — более широкое понятие. Она включает в себя:
- среднесписочную численность работников;
- среднюю численность тех, кто работает по внешнему совместительству;
- среднюю численность работников, работавших по договорам ГПХ .
Чаще всего используется и вызывает большое количество вопросов расчет ССЧ за конкретный период времени. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за период в несколько месяцев, сначала считается среднее арифметическое от суммы ежемесячных ССЧ. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за конкретный месяц, нужно:
- Посчитать за все календарные дни месяца в отдельности количество работников на «полном рабочем дне». В это количество не входят лица, не подлежащие включению в среднесписочную численность (п. 80 Указаний), и внешние совместители. Зато здесь учитываются как фактически находящиеся на работе сотрудники, так и отсутствующие на работе по различным причинам (отпускники, командированные, находящиеся на больничном). В выходные и праздничные дни численность работников такая же, как и в последний рабочий день до этого.
- Сложить результат за каждый отдельный день месяца и поделить на количество дней в месяце.
- Добавить среднюю численность работников, работающих согласно договору по неполному графику (расчет выполняется отдельно, см. ниже).
- Полученный результат нужно округлить.
Если предприятие не проработало полный месяц, за который рассчитывается ССЧ, то суммируется количество работников только за рабочие дни, и эта сумма делится на общее количество дней в этом месяце.
Для расчета ССЧ не считаются работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, и работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы в связи с обучением в образовательных учреждениях или поступлением в них, в тех случаях, когда такой отпуск предоставлен в соответствии с законом.
Расчет средней численности работников с неполным рабочим днем выполняется так:
1. Определяется сумма отработанных дней по каждому работнику отдельно:
Сумма = Кол-во отработанных человеко-часов в месяце / Длительность рабочего дня
При этом за дни отпуска, болезни, неявок (приходящихся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включены часы по предыдущему рабочему дню.
2. Определяется за отчетный месяц средняя численность работников, которые заняты не полностью:
ССЧнеполн = Кол-во отработанных человеко-дней / Кол-во рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
Полученный результат участвует в расчете ССЧ за месяц: суммируется со средней численностью работающих полный рабочий день, затем округляется до целого числа.
СЧ работников (включая граждан иных государств), работавших и оказывавших услуги согласно договорам ГПХ, за месяц исчисляется по методу определения ССЧ. Эти работники не учитываются в ССЧ, но учитываются в средней численности. Подобные работники учитываются как целые единицы за каждый календарный день, пока действует договор, вне зависимости от сроков выплаты им зарплаты (вознаграждения). Для выходного или праздничного (нерабочего) дня принимается численность работников за последний предшествующий ему рабочий день.
СЧ работников, которые используют внешнее совместительство, считается согласно порядку определения СЧ лиц, работавших неполное рабочее время.
ССЧ в отчете по форме ССЧ
Этот отчет совсем простой, содержит только общее значение ССЧ, рассчитанное в соответствии с Указаниями .
ССЧ в отчете 4-ФСС
С начала 2016 года в форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. В поле «из них женщин» — ССЧ, рассчитанная только по женщинам. При этом те, кто находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком в этом списке не учитываются. Эта схема отличается от той, что применялась в 2015 году.
Количество застрахованных и ССЧ в отчете РСВ-1
В отчете РСВ-1 на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:
- Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже
Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указаны в разделе №6 (он заполняется на каждого).
- Среднесписочная численность
Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями .
Численность в отчетах в органы статистики
В отчетах по формам П-4, П-5 и других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями . Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.
Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.
Включается ли индивидуальный предприниматель, применяющий ПСН, в расчет средней численности наемных работников? Ответ на этот вопрос дан в опубликованном .
Нормативный акт для расчета средней численности
Специалисты финансового министерства указали, что среднюю численность наемных работников определяют в порядке, устанавливаемом Росстатом. В частности, следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм Федерального статистического наблюдения (далее - Указания):
- № П-1 “Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг”;
- № П-2 “Сведения об инвестициях в нефинансовые активы”;
- № П-3 “Сведения о финансовом состоянии организации”;
- № П-4 “Сведения о численности, заработной плате и движении работников”;
- № П-5(М) “Основные сведения о деятельности организации”.
Они утверждены приказом Росстата от 24.10.2011 № 435.
Определение средней численности
По пункту 77 Указаний в включают: - ; - среднюю численность внешних совместителей; - среднюю численность сотрудников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера.
Отсюда Минфин России заключил, что ПСН вправе применять индивидуальный предприниматель, средняя численность работников которого вместе с внешними совместителями и работающими по гражданско-правовым договорам составляет до 15 человек (включительно). Что касается самого индивидуального предпринимателя, то он при расчете наемных работников не учитывается.
Пример 1
Индивидуальный предприниматель О.П. Лапшин занимается оказанием экскурсионных услуг. В 2013 году он перешел на ПСН. Срок действия патента - с 1 января по 31 декабря 2013 года.
Для проверки наличия в апреле права на применение ПСН О.П. Лапшин решил посчитать среднюю численность своих работников с 1 января по 31 марта. За этот период оказывать экскурсионные услуги ему помогали сотрудники, которые: - работали у него по трудовому договору; - выполняли трудовые обязанности по гражданско-правовым договорам; - были приглашены из других организаций для работы по совместительству.
При этом у О.П. Лапшина среднесписочная численность работников составила 4 человека, средняя численность внешних совместителей - 6 человек, средняя численность сотрудников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, - 5 человек.
Таким образом, средняя численность работников у О.П. Лапшина составила 15 человек (4 + 6 + 5), что не выходит за рамки установленного ограничения.
Значит, в апреле он вправе применять ПСН, конечно, если не нарушил условия по величине доходов от реализации и своевременной уплате налога (оплате патента).
Расчет среднесписочной численности
Напомним, что согласно пункту 78 Указаний, среднесписочную численность работников за месяц исчисляют по формуле:
Среднесписочная численность работников за месяц = Сумма писочной численности работников за каждый календарный день месяца: Число календарных дней месяца
При определении суммы списочной численности работников учитывают списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни.
Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимают равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Среднесписочную численность работников рассчитывают на основании ежедневного учета списочной численности работников. Последнюю необходимо уточнять по приказам о приеме работников, о переводе их на другую работу, о прекращении трудового договора.
Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.
Среднесписочную численность работников рассчитывают по данным о списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода (п. 79 Указаний).
В списочную численность включаются наемники, работавшие по и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более.
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам, например:
- находящиеся в . Условие - за ними сохраняется заработная плата в данной организации;
- не явившиеся на работу по болезни;
- отсутствующие на работе в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей.
Среди работников, которые не включаются в списочную численность, в частности, значатся (п. 80 Указаний):
- принятые на работу по совместительству из других организаций;
- выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие исполнение трудовых обязанностей до истечения срока предупреждения (прекратившие работу без предупреждения администрации).
Некоторые работники не включаются в среднесписочную численность. К таковым относятся (п. 81.1 Указаний):
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в ;
- сотрудники, которые обучаются в образовательных учреждениях и находятся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, поступающие в образовательные учреждения, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
Пример 2
Работники индивидуального предпринимателя О.П. Лапшина трудятся по графику пятидневной рабочей недели. В таблице приведены данные за март по численности сотрудников, выполнявших работу полный рабочий день.
Число месяца | Списочная численность работников | В том числе не подлежат включению в ССЧР (п. 81.1 Указаний) | Подлежат включению в ССЧР (гр. 2-гр. 3) |
2 (суббота) | |||
3 (воскресенье) | |||
8 (нерабочий праздничный день) | |||
9 (суббота) | |||
10 (воскресенье) | |||
16 (суббота) | |||
17 (воскресенье) | |||
23 (суббота) | |||
24 (воскресенье) | |||
30 (суббота) | |||
31 (воскресенье) | |||
Из таблицы видно, что сумма численности работников списочного состава за все дни марта, подлежащих включению в среднесписочную численность, равна 135.
Календарное число дней в месяце - 31. Исходя из этого, ССЧР за март составит 4,35 человека (135: 31).
ССЧР за квартал определяется так. Необходимо сложить ССЧР за все месяцы работы организации в квартале и поделить полученную сумму на три (п. 81.5 Указаний).
Пример 3
За январь - 3 человека;
За февраль - 4,65 человек;
За март - 4,35 человек.
Таким образом, ССЧР за I квартал составит 4 человека [(3 + 4,65 + 4,35) : 3].
Для определения ССЧР за период с начала года по отчетный месяц включительно необходимо сложить ССЧР за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно. Затем разделить полученную сумму на число месяцев за период с начала года, то есть соответственно на 2, 3, 4 и т. д. (п. 81 .6 Указаний).
Пример 4
Индивидуальный предприниматель О.П. Лапшин имеет следующие данные о ССЧР:
За январь - 3 человека;
За февраль - 4,65 человек;
За март - 4,35 человек;
За апрель - 6 человек
Таким образом, ССЧР за период с 1 января по 30 апреля составит 4 человека [(3 + 4,65 + 4,35 + 4) : 4].
Отражение в заявлении на получении патента
Индивидуальному предпринимателю, решившему применять ПСН, среднюю численность наемных работников необходимо указать в заявлении на получении патента.
В ней налогоплательщику следует указать:
- информацию о том, что предпринимательскую деятельность он осуществляет либо с привлечением наемных работников (в т. ч. по договорам гражданско-правового характера), либо без их привлечения;
- среднюю численность привлекаемых наемных работников или ноль, если они не привлекаются.
Необходимо иметь в виду, что субъекты Российской Федерации вправе устанавливать размер потенциально возможного к получению индивидуальным предпринимателем годового дохода, в том числе в зависимости от средней численности наемных работников.
В комментируемом документе специалисты финансового министерства полагают, что индивидуальный предприниматель, не привлекающий при осуществлении на территории субъекта РФ предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется ПСН, наемных работников, входит в группу “средняя численность наемных работников до 5 человек включительно”.
Среднесписочная численность (ССЧ) персонала – расчетная величина за определяемый период для налогового и статистического учета. Законодательство РФ обязывает ИП и руководителей компаний к ежегодной подаче данных о среднестатистическом числе сотрудников в налоговые органы. Обязательство зафиксировано в ст. 5 п. 7 закона №268-ФЗ от 30.12.2006 года.
Учетные показатели численности сотрудников указывают при оформлении разной документации:
- подтверждении правомерности льгот при налогоисчислении организации (используется труд людей с ограниченными возможностями);
- отображении основных коэффициентов деятельности предприятия;
- (штат, начисления заработной платы и пр.);
- фиксировании обязательных взносов (пенсионный, страхования и другие фонды).
Сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в различные инстанции и требуют тщательного расчета.
Расчет среднесписочной численности работников
Ежегодные данные о среднестатистическом числе персонала предоставляются не позднее 20 января отчетного года. То есть налоговая инстанция получает отчет по среднестатистической численности работников за 2016 год не позднее 20 января 2017 года. Возможна корректировка сроков, когда компанию зарегистрировали недавно или провели реорганизацию. Полное описание сроков подачи и корректировки указываются в ст. 80 п. 5 НК РФ.
Среднесписочная численность работников и формула расчета не представляет сложности. Происходит годовое суммирование ежемесячной списочной штатной численности и делится на 12.
Расчет производят по формуле:
ССЧ (месяц) = Σ ССЧ (день)/ К (день)
Σ ССЧ (день) – сумма среднестатистической численности персонала за все календарные дни отчетного месяца;
К (день) – количество дней в учетном месяце.
Выводится ежегодная формула расчета ССЧ:
ССЧ (год) = Σ ССЧ (месяц)/12
Σ ССЧ (месяц) – суммарный ежемесячный объем ССЧ за прошедший год.
Формула квартального расчета выглядит так:
ССЧ (кварт.) = Σ ССЧ (месс. кварт.)/3,
Σ ССЧ (месс. кварт.) – суммарное среднесписочное число работников за квартал.
Все расчеты самостоятельно проводит руководитель или бухгалтер компании, а результат представляется ФНС (форма КНД1110018).
Когда проводят расчет, обязательно учитывают, что число персонала в выходной или праздничный период приравнивается к показателю предыдущего дня (независимо от числа последующих выходных).
Расчет за месяц производят с учетом следующих сотрудников:
- фактически присутствующие на рабочем месте и тех, что не работали из-за ;
- отсутствующие по делам предприятия (командировки или др.) с сохранением заработной платы;
- отсутствующие на основании предъявленного (весь период);
- прогульщики;
- персонал, что работает на предприятии неполное рабочее время или работа которого оплачивается в размере ½ ставки;
- расчет среднесписочной численности работников за месяц делается с учетом всех отсутствовавших без сохранения з/п и по согласию администрации;
- участники забастовок разного характера;
- совмещающие работу и личное образование сотрудники (в специализированных учреждениях);
- часть штата, отсутствие которой обусловливается отпускным периодом в соответствии с заключенным трудовым соглашением;
- находящиеся во внеурочное время отгулах;
- вахтовые смены трудящихся.
Трудящийся часть установленного рабочего времени персонал учитывается прямо пропорционально сумме отработанных ими часов.
Расчет трудящихся менее установленных рабочих часов работников
Порядок учета отличается от общепринятого и проходит в два этапа:
- Расчет общего количества человек/день происходит путем деления общей суммы человек/час за месяц на установленное определенное время труда отдельного предприятия – 8 часов:
К (чел. дн.) = Σ К (чел. ч.)/ Т (раб.)
- К (чел. дн.) – итоговый показатель отработанных сотрудником человеко-дней;
- Σ К (чел. ч.) – суммарный месячный объем человек/час;
- Т (раб.) – нормированные трудовые часы;
- Вычисляют средний месячный коэффициент сотрудников с частичной занятостью в переводе на полную. Делится количество человек/день на количество трудовых дней за отчетный период:
ССЧ (неполн.) = К (чел. дн.)/ К (раб. дн.)
- ССЧ (неполн.) – СЧ работающих в частичном объеме за отчетный период;
- К (чел. дн.) – показатель, полученный в предыдущих расчетах;
- К (раб. дн.) – сумма рабочих дней (по календарю) за учетный срок.
- Персонал с частичной занятостью на основании существующего законодательства РФ (инвалиды) указывается в расчетах среднестатистического числа как цельная единица;
- Ведущие деятельность на предприятии лишь часть нормированного рабочего периода по указу руководства работники вносятся в расчеты как цельная единица.
В ССЧ не учитывают персонал следующих категорий:
- Рабочая деятельность обусловливается гражданско-правовым соглашением.
- Сфера юридической защиты.
- Военнообязанные сотрудники.
- Владельцы предприятия, коим не начисляется зарплата.
- Не подписавшие трудовое соглашение члены кооператива.
- Переведенные в иную организацию без сохранения зарплаты сотрудники.
- Персонал, наем которого произвели на основании спецдоговора с госслужбами.
- Направленные фирмой для получения или повышения степени образования с последующей выплатой стипендии лица.
- Совмещающие деятельность в нескольких организациях лица.
Все это учитывается перед расчетом среднесписочной численности работников за год.
Ответственность за несвоевременную подачу данных по ССЧ
Формулы выведения среднестатистического числа не сложные, но учитываются все нюансы.
Отчетность по ССЧ передается в налоговую инстанцию по месту регистрации ИП или предприятия до 20 января текущего года.
Непредставление или несвоевременная подача необходимой документации карается штрафом в размере от 200 р.