Grundläggande principer för tidshantering. Time management: time management. Vad är tidshantering

"Vi blir trötta och utmattade inte för att vi jobbar hårt, utan för att vi jobbar dåligt, vi arbetar på ett oorganiserat sätt, vi jobbar dumt."

Fysiolog N.E. Vvedensky

Tid - chef t är en tidshanteringsteknik som inkluderar regler och principer som hjälper en person att organisera sin tid ordentligt och uppnå maximal effektivitet i alla företag. Med hjälp av tidshantering kan en person medvetet kontrollera tiden han lägger på olika aktiviteter, samtidigt som effektiviteten och produktiviteten i sitt arbete eller fritid ökar. Planering, distribution, prioritering, målsättning hjälper en person att klara av det moderna livets galna rytm. Tidshantering hjälper en person att göra allt utan stress och undvika kronisk trötthet.

Till en början användes tekniker för tidshantering endast när man gjorde affärer, organiserade arbetet. Men nu används tidshanteringsmetoder också i en persons personliga liv för att klara av att hantera vardagliga problem, organisera sin fritid och vila ordentligt.

Tidshanteringens historia

Redan på 1920-talet sa Scientific Organization of Labor att effektiviteten av att använda tid beror på den personliga effektiviteten hos personen själv. Förbundet "Tiden" dök upp, som publicerade artiklar i tidningar under namnet "Kamp för tiden". På 70-talet blev tidtagningsmetoden, som utvecklades av biologen Lyubishchev, populär. Denna metod är ett verktyg för att utveckla ett effektivt mänskligt tänkande, vilket bidrar till en rationell hantering av personlig tid och ökad personlig effektivitet.

2007 öppnades den första avdelningen för tidshantering i Moskva vid Financial and Industrial Institute. Idag har denna riktning blivit mycket populär och populär. Det finns en hel del utbildningar, seminarier om planering och rationell fördelning av tid.

tidsansvarig detta är en person som tar hänsyn till människors psykologiska egenskaper, arbetsförhållanden och erbjuder effektivare arbetsscheman. Han kan avslöja i en person alla sina dolda reserver och föreslå hur man kan öka sin effektivitet.

Kommunikationsprocessen mellan en tidsansvarig och en klient liknar en psykologisk konsultation där han lyssnar på en person, ger tips och råd om hur man fördelar tid, hur mycket tid man ska ägna åt vila, hur man prioriterar. Hur du planerar din dag så att du kan göra allt utan stress.

Time managers genomför inte bara individuella konsultationer. Ofta bjuds de in av företag som experter för att hjälpa till att förbättra arbetsprocessen. Först och främst, lär chefen hur han korrekt fördelar sin arbetstid och korrekt fördelar arbetsuppgifter i teamet. De studerar verksamheten i företaget, hur lång tid som krävs för att lösa vissa problem. Efter insamling av information och analys gör tidschefen justeringar av företagets dagliga rutin.

Analys av tiden som läggs på vissa uppgifter.

Uttalande, formulering och definition av målet.

Att göra en plan för att nå målet, samt sätta prioriteringar.

Förverkligande av målet. En ledtråd om vilka åtgärder som ska vidtas enligt planen.

Gör listor över saker att göra.

Registrering av tid med tidtagning.

Vilka är fördelarna med en person som har lärt sig att planera sin tid ordentligt?

”Skadad tid är existens; Tid som används till gott nytta är livet."

E. Jung

Uppnår uppsatta mål.

Nå dina mål mycket snabbare än andra.

Kan nå framgång inom alla verksamhetsområden.

Han har mer tid för vila, kommunikation med släktingar och vänner.

Kan göra mycket mer saker under en viss tid.

Kan öka sin inkomst och gå i pension genom att fördela ansvaret på rätt sätt mellan anställda.

Kan bli av med kronisk trötthet, är inte utsatt för stress.

Har alltid en tydlig handlingsplan.

Den har en känsla av inre frihet och styr självständigt sitt liv.

Typer av tidshantering

Nu finns det många olika synsätt på problemet med tidshantering. Experter särskiljer tre huvudtyper:

Personlig (personlig) tidshantering. Det är förknippat med en persons personliga självutveckling, förmågan att korrekt och fruktbart organisera sin dag.

Professionell tidshantering hjälper en person att effektivt utföra sitt arbete, organisera sin arbetstid korrekt eller rimligt fördela ansvar i ett team.

Social tid - ledning reglerar mellanmänskliga relationer eller tidshantering för flera personer. Till exempel företag.

Grundläggande begrepp för tidshantering

Tidshanteringskoncept- det är ett sätt att förstå och uppfatta tid. Begreppet tidshantering hjälper till att bestämma anledningen och syftet till varför en person behöver lära sig hur man hanterar sin tid. Inse värdet av denna process, samt förstå de grundläggande principerna för tidshantering.

Tidshanteringstekniker- en viss sekvens av åtgärder som hjälper till att lösa ett specifikt problem.

Tidshanteringssystem- en uppsättning koncept och metoder som gör att du kan nå ditt mål så snabbt och effektivt som möjligt.

Felaktig organisation av arbetet eller analfabet organisation av aktiviteter av ledningen leder till att företagets anställda känner en konstant brist på tid. Detta påverkar effektiviteten och framgången för företaget som helhet.

Brist på tid uppstår när:

Det finns inget dagligt schema.

Om den biträdande chefen inte är medveten om sin dagliga rutin.

Telefonsamtal och besökare distraherar ofta från huvudaktiviteten.

Om chefen inte vet hur man fördelar ansvaret.

Om arbetet utförs i en konstant rush, vilket leder till snabb trötthet.

Om anställda inte motsvarar sina befattningar.

Om anställda otillräckligt bedömer sin förmåga, hastigheten på arbetet.

Om det inte finns någon motivation bland anställda (till exempel lönen är för låg).

För att förbättra företagets effektivitet är det nödvändigt att lära anställda hur man planerar arbetet för dagen. När du gör upp en plan måste du ägna 60 % av tiden åt huvuduppgifterna, 20 % oförutsedda och 20 % spontana fall. Det viktigaste är att vänja teamet att planera för dagen systematiskt och regelbundet.

Effektiviteten av tidshantering i ledningen beror på hur medarbetarna tränas i planering, prioritering, kontroll av tid för att slutföra uppgifter, samt rätt sekvens av uppgifter.

För att lösa dessa problem kan du bjuda in en expert på tidshantering eller utbilda chefen för ditt företag, som kommer att utfärda uppgifter till anställda och övervaka effektiviteten i deras arbete. Chefen måste utfärda både grundläggande och flera reservuppgifter. I slutet av dagen lämnar medarbetaren en lägesrapport.

Personlig tidshantering inom tidshantering

När det gäller personlig tidshantering finns det grundläggande tidshanteringsregler som gäller i det personliga livet:

Ta aldrig med jobbet hem.

Organisera ditt liv på ett sådant sätt att det tar ett minimum av tid.

Planera ledig tid i förväg. Detta bör innefatta känslomässig njutning (gå på bio, teater, konsert, museum). Samt fysiskt (sport, dans, etc.).

För vila, använd inte bara helger, utan minst en dag i mitten av veckan. Till exempel, cykla efter jobbet eller gå till bastun med vänner.

Under semestern, begränsa samtal, e-post, internet för att verkligen koppla av.

1. Den grundläggande regeln för tidshantering är rätt målsättning.

Om du lär dig att tydligt definiera dina mål, samt bestämma vilka uppgifter som är sekundära, kommer du att spara mycket tid.

Om du lägger din tid på något betyder det att du i det ögonblicket tycker att det är väldigt viktigt. Men är det? Fråga dig själv, kommer resultatet av denna åtgärd att hjälpa dig att komma närmare ditt mål? Vad är ett mål? Målet är en persons önskan om något, när hela processen är inriktad på det slutliga resultatet.

När du sätter ett mål måste du först bestämma huvudvärdena.

Erkänn dina förmågor och motivation. Analysera de problem, behov och svårigheter som kan uppstå på vägen mot målet. Presentera tydligt ditt mål i minsta detalj, dess slutresultat. Planera dina handlingar, leta efter resurser och börja implementera.

Det finns olika metoder för målsättning. Men alla metoder har en gemensam målsättningsalgoritm:

Målet bör vara så specifikt som möjligt med ett tydligt slutresultat.

Behovet av att uppnå målet måste motiveras. Varför behövs detta och vad får jag ut av det?

Målet måste vara realistiskt och mekanismen för att uppnå det måste vara tydlig.

Det är nödvändigt att tydligt definiera de tidsgränser för vilka målet måste uppnås.

2. Den andra grundregeln för tidshantering är prioritering.

Att veta hur man prioriterar är mycket viktigt. Det finns saker som är mindre viktiga för att nå målet, och det finns de som spelar stor roll.

3. Den tredje grundregeln för tidshantering är planering.

Efter att ha satt upp ett mål är nästa steg planering. Planering är en integrerad del av tidshantering. Den består av följande huvudsteg:

Utarbeta en tidsstyrningsplan.

Stadiet för att utarbeta ett projekt, där du kan manövrera, tänka över olika alternativ för att uppnå målet.

Stadiet för att identifiera de nödvändiga resurserna.

Stadiet att identifiera personer som kan hjälpa dig på vägen mot målet.

Stadiet att fixa resultaten av planeringen i form av ett affärsprojekt, en karta.

När en person börjar ägna sig åt planering aktiveras tänkandet, kreativiteten sätts på. Genom att göra en plan blir ditt mål mer specifikt, du börjar förstå vad du verkligen vill och hur du ska uppnå det. Detta är en slags praktisk handledning.

Tills en person gör en plan för genomförandet av vad han vill, är han i ständig reflektion över detta ämne. Men inte tankar, utan handlingar för dig närmare målet. När en detaljplan upprättas, som tar hänsyn till olika sätt att nå målet, ger detta dig möjlighet att manövrera. Det fungerar inte med vissa medel och metoder, du kan prova andra. Planering utvecklar hos en person flexibilitet och beredskap för alla situationer.

Att göra en plan ger dig en stor chans att lyckas. Att ha en plan ger dig förtroende för dig själv och dina förmågor. Alla framgångsrika människor och entreprenörer planerar.

Grundläggande planeringstekniker. Kort beskrivning

1. ABC planering bygger på det faktum att du måste göra de viktigaste sakerna först (under bokstaven A), och sedan B och C.

Kategori A-fallen är de viktigaste. De utgör 15 % av alla fall och ger 65 % av resultaten. B - viktiga fall som utgör 20% av alla fall och ger 20% av resultaten. Kategori C - det här är fallen av minst betydelse, de utgör 65% och ger ett resultat - 15%.

2. Pareto-regeln Eller 80/20-principen. Denna princip gäller för alla dagliga aktiviteter. 80 % av de saker du gör under en dag ger dig 20 % av de resultat du vill ha. Och 20 % av planerade viktiga saker tar dig närmare resultatet med 80 %.

Till exempel: 20 % av människorna äger 80 % av kapitalet, 80 % av människorna äger 20 % av kapitalet. 20% av kunderna ger 80% vinst och 80% av kunderna ger 20% vinst.

3. Timing- den här metoden ligger i det faktum att du måste registrera varje minut av alla dina handlingar och hur mycket tid du spenderade på dem. Detta hjälper dig att förstå var och vad din tid läggs på och hur du kan anpassa ditt schema.

4. Göra en lista över uppgifter– Det här är den enklaste planeringsmetoden som låter dig planera både tid och ärenden.

Hur gör man en ordentlig att-göra-lista och följer den?

Till att börja med, observera dig själv. Hur mycket tid behöver du för att utföra olika uppgifter.

Skriv en att göra-lista för kvällen.

Skriv ner specifika saker. Till exempel: gå till butiken. Bifoga en inköpslista till denna artikel.

Planera hela dagen, inte bara jobbet.

Börja dagen med att göra enkla uppgifter. Att genast kolla rutorna och muntra upp hela dagen med tanken att det inte är så svårt att följa en att-göra-lista.. Till exempel göra övningar och förbereda frukost.

Att göra-listan ska alltid vara i sikte.

Skriv inte mer än 7 prioriterade ärenden på listan så att du inte blir nervös senare för att du inte hann göra något.

Prova alla planeringsmetoder och välj den mest lämpliga.

Föra register.

Försök inte göra allt. Gör de viktigaste och prioriterade sakerna först.

Planera din varje dag. Och gör även en extra plan för veckan.

Ha alltid med dig en penna och anteckningsblock.

Starta en framgångsdagbok, den kommer att motivera dig och påminna dig om att du är på rätt väg.

Lär dig att säga "nej". Detta kommer att hjälpa till att undvika att kommunicera med onödiga människor, göra onödiga saker.

Innan du gör något, fundera över hur brådskande det är, hur viktigt det är och hur denna åtgärd kommer att föra dig närmare ditt mål.

Analysera dina vanor, aktiviteter som slösar bort din tid. Genom att tajma är det lätt att spåra de åtgärder som du behöver bli av med.

Gör inte andras arbete. Var inte ett verktyg för att nå någon annans mål. Koncentrera dig på ditt mål.

Ta dig tid för självförbättring.

Sluta inte där. När du har nått ett mål sätter du nästa.

1. Stephen Covey i The 7 Habits of Highly Effective People betraktar tidshantering som en del av självförbättring. Här är hans tips:

Gör det du måste göra först. Skjut inte upp viktiga saker till senare.

Ditt mål bör vara prioriterat och viktigt. Gå mot henne.

Utför alla åtgärder baserat på prioriteringar.

Lägg inte ner mycket ansträngning på att uppnå ett obetydligt mål. De resurser som spenderas och slutresultatet måste stå i proportion.

Leta efter alla sätt att göra livet enklare.

2. David Allen råder att organisera arbetsplatsen ordentligt, för att skaffa alla nödvändiga pappersvaror. Skapa också ett arkivskåp, skapa en motsvarande mapp för varje fall. Allen rekommenderar också att du skriver fyra att-göra-listor:

Gör en lista över saker som behöver göras inom en snar framtid;

Inkludera i en separat lista projekt som kräver ett integrerat tillvägagångssätt;

Gör en separat lista över projekt som av en eller annan anledning ännu inte kan slutföras;

"Someday" lista.

3.Julia Morgenstern råder att utvärdera först hur mycket tid du lägger ner på dina uppgifter. Vilka faktorer distraherar dig. Du kan bli distraherad av sociala medier, extra ansvar, orealistiska deadlines eller psykologiska hinder.

För varje åtgärd måste en tidsram ställas in.

Om du inte kan utföra någon åtgärd, analysera den, kanske kan den skjutas upp ett tag, delegeras till andra anställda eller helt överges.

Sortera saker och ärenden, rensa utrymmet från allt du kan vara utan. Ge varje sak sin plats och varje uppgift sin tid.

"Ät en groda till frukost"

Så att dina tankar hela dagen inte återvänder till den uppgift som du inte vill göra eller som det är obehagligt för dig, börja dagen med det. Så du kommer att bli befriad från den känslomässiga stress och börda som du skulle behöva bära hela dagen.

"Elefantbiff"

Om du står inför en global uppgift, för vars lösning du behöver göra många åtgärder, dela upp detta arbete i delar. Gör inte en elefant av den, skär den i bitar. Detta kommer att göra det lättare att komma igång med uppgiften. Och även detta tillvägagångssätt bidrar till en bättre förståelse av detta problem.

Lär dig att säga "nej"

Tidshantering lär dig inte hur du gör så mycket som möjligt, utan hur du gör det som behöver göras korrekt. Säg "nej" till onödiga saker, människor. Bli inte ett verktyg för någon att nå sina mål. Koncentrera dig på dina mål.

Sträva efter automatisering och maximal förenkling av dina aktiviteter.

Gör liknande saker i rad, eftersom hjärnan vänjer sig vid ett visst aktivitetsområde. Och varje gång kommer han igenom det snabbare.

Lyssna på dina biologiska rytmer. Arbeta vid en tidpunkt då du känner en speciell ökning av styrka och aktivitet. Under perioden med minst aktivitet, ge dig själv en paus. Lyssna på din kropps behov. Ibland räcker det med 15 minuters paus för att öppna upp för en "andra vind".

De bästa tidshanteringsböckerna att läsa:

Effektiv tidshantering. B. Tracy

Tidskörning. Hur man klarar av att bo och arbeta. G. Arkhangelsky

Tuff tidshantering: ta kontroll över ditt liv. D. Kennedy

Jobba mindre, gör mer. C. Gleason

Åt helvete med allt! Ta det och gör det. R. Branson

Extrem tidshantering. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev

Praktisk kurs i tidshantering. I. Abramovsky

Hur man arbetar 4 timmar i veckan och samtidigt inte hänger på kontoret "från samtal till samtal", bor var som helst och blir rik. T. Ferris

Att få saker gjorda: Konsten att stressfri produktivitet. D. Allen

Effektiviteten av tidshantering beror på att du följer dess grundläggande regler, samt en tydlig förståelse för varför du behöver det, hur du hanterar din tid och vilka fördelar du kommer att ha.

Den frenetiska takten i det moderna livet leder ofta till en konstant brist på tid. "Möten, rapporter, planeringsmöten, möten med kunder, samtal, projekt, personligt liv - jag snurrar som en ekorre i ett hjul, men jag har inte tid att göra någonting", klagar några. Så vad är anledningen till att vissa under samma tidsperiod gör mycket mer än andra? Svaret är uppenbart - tidsplanering, i dess kompetenta planering och rationella användning, vilket resulterar i högre produktivitet.

Vad är tidshantering?

Tidsplanering(engelsk time management - time management) är processen att organisera och planera din egen tid, vilket gör att du kan utföra aktuella uppgifter mer effektivt och produktivt. Bra tidshantering gör att du kan arbeta smartare först, inte hårdare – så att du kan få mer gjort på kortare tid, oavsett hur stor din att-göra-lista är. Oförmågan att hantera din egen tid skadar inte bara din effektivitet, utan orsakar också stress på grund av ständiga förseningar i att slutföra uppgifter.

Experter särskiljer två typer av tidshantering: personlig och företags. I vid mening är tidshantering som underart en mekanism för att hantera företagets tid. Inom företagens tidshantering ligger huvudfokus på att hantera arbetstiden för alla anställda i företaget, och den rationella användningen av tid för varje enskild anställd är resultatet av den korrekta konstruktionen av företagssystemet.

Tidshantering i snäv mening är organiseringen av den personliga tiden för varje person. Det är relevant i de fallen och för de kategorier av arbetstagare som har en viss valfrihet och har ett flexibelt schema. När en person tvingas att självständigt fatta beslut och organisera processen för sitt arbete, måste han behärska teknikerna för att organisera personlig tid.

Vad är tidsstyrning till för?

Fördelarna med att använda tidshantering är enorma:

Ökad produktivitet och arbetseffektivitet.
Förbättrat professionellt rykte.
Minskade stressnivåer (uppgifter slutförda i tid).
Möjligheterna till karriärutveckling ökar.
Stora möjligheter att nå viktiga livs- och karriärmål.
Det finns mer personlig tid att kommunicera med familj och vänner.

Samtidigt kan det få mycket oönskade konsekvenser att inte hantera din tid effektivt:

Brott mot deadlines (deadline) uppgifter.
Ineffektivt arbetsflöde.
Dålig kvalitet på arbetet.
Dåligt yrkesrykte och bristande karriäravancemang.
Högre nivåer av stress.

Stadier av tidshantering

Tidshantering inkluderar ett antal steg, inklusive:

Målsättning.
Planering och fördelning av tid.
Delegering av uppgifter och resurshantering.
Tidskostnadsanalys.
Tidsfixering.
Prioritering.
Genomförande av uppgifter.
Övervaka uppnåendet av mål, genomförandet av planer, sammanfatta resultaten.

Grundläggande regler för tidshantering

1. Gör en att göra-lista

Först måste du bestämma dig för en lista över alla uppgifter som måste slutföras. Reflektera i listan inte bara alla arbetsuppgifter, utan även personliga. Gör en lista baserad på uppgifter som behöver slutföras under dagen, veckan, månaden, året. Glöm inte ditt personliga liv, möten med vänner, besök på kliniken, reflektera tiden för självutveckling i listan och glöm inte semestern.

2. Ta dig tid

När du har sammanställt en lista med uppgifter måste du framför varje uppgift skriva den beräknade tid (minuter, timmar, dagar) som krävs för att slutföra den. Detta kommer att vara användbart senare när du planerar din dagliga rutin.

3. Prioritera

Som regel är det alltid många uppgifter och det är omöjligt att göra allt på en gång. Därför är det nödvändigt att prioritera ordentligt. Kriterierna för prioritering kan vara olika – det är personliga motiv och ekonomiska belöningar. Eisenhower-matrisen kan användas som en riktlinje för prioritering.

Eisenhower Case Matrix

Alla uppgifter är indelade i 4 grupper:

Brådskande och viktigt - utförs i första hand och i sin helhet (kritiska uppgifter).
Viktiga, men inte brådskande, utförs i andra hand. Lösningen av sådana problem kan skjutas upp en viss tid, men de måste också lösas fullt ut.
Brådskande men inte viktiga är uppgifter som, även om de är brådskande, inte är kritiska. Det är önskvärt att delegera utförandet av sådana uppgifter till andra personer, och om detta inte är möjligt, skjut upp det, eftersom de "slukar tid" för att lösa kritiska uppgifter.
Inte brådskande och inte viktigt - det är uppgifter som inte har någon principiell betydelse och som inte får några konsekvenser om de inte slutförs. Sådana saker kan säkert strykas från din lista.

4. Gör en handlingsplan (uppgifter)

Med en lista över uppgifter till hands, deras prioritet och timing kan du skapa ett schema med uppgifter för dagen, veckan, månaden. Nu, istället för att oroa dig för: "Jag hade inte tid att göra allt det där gänget igen", förstår du att du har slutfört allt du verkligen kunde göra, med tanke på den tid som finns i ditt liv.

5. Filtrera information

I dagens värld av informationsflöden är det lätt att gå vilse i tid. Lär dig därför att sålla bort allt informationsbrus och koncentrera dig på att endast bearbeta den information du verkligen behöver.

6. Bli inte utspridda mellan uppgifterna

Slutför uppgiften du påbörjade, lämna den inte oavslutad. Tidshanteringsexperter noterar att att upprepade gånger återgå till lösningen av en "irriterande uppgift" minskar en persons produktivitet med fem gånger!

Ta heller inte åt dig flera fall samtidigt (naturligtvis om du inte är en multitasking-guru). Detta kommer att ta längre tid än att utföra alla uppgifter separat, och kan minska kvaliteten på deras prestanda.

7. Eliminera tidsslösare

Eliminera allt som slösar bort din tid förgäves: surfa på sociala nätverk, TV-program, extra fika och prata med kollegor om ingenting, etc. Om du gör mycket rutinarbete (till exempel insamling och bearbetning av data), försök att automatisera denna process så mycket som möjligt.

8. Håll ordning

Gör i ordning ditt skrivbord, organisera din dokumentation och lägg den på hyllorna, organisera information i din PC, kontaktdatabaser osv. Allt detta kommer avsevärt att underlätta ditt liv när du söker efter nödvändig information (dokument) och spara mycket tid.

9. Arbeta på fasta tider

Varje person har sina egna biorytmer, bestäm när du är på toppen av aktiviteten. Det är under dessa timmar som de svåraste uppgifterna ska utföras, eftersom. maximal koncentration gör att du kan lösa sådana problem mer effektivt och produktivt.

tio. Glöm inte att vila

Se till att ta tid för dig själv: gå till gymmet, resa, glöm inte en hobby, tillbringa en kväll med din familj. En utvilad person är effektiv på jobbet!

Det skulle vara bra att alltid ha en universell insamlingsassistent till hands för att organisera tid. Vi har utarbetat en universell lista med 25 tidshanteringstekniker, indelade i kategorier för att prioritera, planera och organisera processen för arbete och fritid.

Prioritering

1. ABC-analys

Denna teknik är baserad på procentandelen av de viktigaste och minst viktiga fallen. Alla uppgifter är indelade i tre klasser beroende på deras betydelse:

S. De viktigaste fallen, som utgör 15 % av det totala antalet ärenden och deras bidrag till måluppfyllelsen är 65 %.

C. Viktiga uppgifter - 20% av deras totala antal, betydelsen för att uppnå målet är 20%.

C. Mindre viktiga uppgifter är lika med 65 % av deras totala antal och deras betydelse är 15 %.

För att använda ABC-analys måste du göra följande:

göra en lista över alla framtida uppgifter;
kategorisera dem efter betydelse och prioritera dem;
utvärdera uppgifter enligt kategori A, B och C;

2. Eisenhower-matris.

Uppgifterna är indelade i grupper efter brådska och vikt:

A - Brådskande och viktig fråga

B – Inte akut, men viktigare

S - Brådskande men inte viktigt

D - Inte brådskande och inte viktigt

Beroende på vilken grupp uppgiften är i, beror ordningen på dess genomförande eller delegering.

3. Pareto-metod

Paretometoden är en fördelning av uppgifter enligt 80/20-principen: 80 % av uppgifterna kan lösas på 20 % av tiden; de återstående 20 % av uppgifterna tar 80 % av tiden.

Planera

4. Lista över alla fall

Att spela in absolut alla fall hjälper till att planera arbetsmängden för dagen, veckan, månaden. Och du kan också tydligt se din arbetsbelastning och förhållandet mellan viktiga och inte särskilt viktiga uppgifter. Dessutom, om en sådan lista alltid finns till hands, frågan "Vad ska jag göra?" kommer att lösas omedelbart.

5. Redovisning av biologiska rytmer

När du planerar saker bör du inte bara tänka på "lärkan" du eller "ugglan", utan också toppen av produktiviteten. Det kan fastställas genom att observera din prestation under dagen. Det skulle också vara trevligt att bestämma rätt tid för lunch. rekreation och självutveckling.

6. För dagbok

Organisera tidigare inspelade fall i systemet: en post i dagboken, ett excel-kalkylblad, en applikation på telefonen, etc. Huvudsaken är att du har en uppfattning om mängden arbete för dagen och glöm inte ens det minsta uppdraget.

7. Rätt verktyg

Alla typer av applikationer är våra vapen i kampen mot förhalning och tidsfällor, så det är bättre att uppgradera din arsenal. Läs de mest bekväma och beprövade programmen och applikationerna för att skapa listor och lagarbete.

8. Teknik "Tidhållning"

"Timekeeping"-tekniken är en fixering av tid för alla uppgifter, även för sådana primitiva sådana som morgonövningar eller lunch. Du skriver ner varje uppgift som du lägger ner tid på, så under veckan kommer du att kunna lösa följande uppgifter:

bestämma vad din tid går åt;
identifiera kronofager, det vill säga "tidsätare";
utveckla en "känsla av effektivitet" och en "känsla av timing".

9. Formel 10-3-2-1-0

För att använda denna teknik måste du memorera en formel som beskriver ett hälsosamt arbetsschema och personlig tid, och hålla dig till den när du gör en daglig plan.

10 timmar före sänggåendet: inget koffein.

3 timmar före sänggåendet: Ingen mat eller alkohol.

2 timmar före sänggåendet: inget arbete.

1 timme före sänggåendet: inga elektroniska prylar.

0 gånger: Hur många gånger du kan trycka på Snooze-knappen på väckarklockan.

10. Gantt-diagram

Gantt-diagrammet är en pålitlig teknik för att visuellt visa uppgifter och tid. Uppgifterna anges på en skala i schemat, och tiden för att slutföra dem anges på den andra. Idealisk för fans av grafer som kan göras i MS Project, Excel.

Organisation av arbete och fritid

11. Pomodoro-teknik

Principen för utförande: vi startar en timer i 25 minuter, arbetar med koncentration, utan att bli distraherad tills timern ringer, varefter vi tar en paus i 5 minuter. Efter 4 repetitioner tar vi en lång paus - 20-25 minuter. Därmed varvar du hela tiden arbete och vila, byter aktiviteter och slipper överansträngning.

12. Ät en groda

Grodan är det mest irriterande. Det är bäst att ta itu med dem först. Efter att det har slutförts kommer själva saken att verka inte så hemsk och otäck, och andra uppgifter kommer att verka lätta alls.

13. Salamimetod

Hur äter man tyst en pinne korv? Skär av en liten bit. Samma sak bör göras med alla komplexa, flerkomponentsuppgifter: dela upp dem i små delar och gör en varje dag.

14. Delegation

Om du är ledare, delegera de uppgifter som tar mycket tid och inte är viktiga och fokusera själv på mer strategiskt viktiga uppgifter.

15. Följ händelsernas skeden

Sträva efter att göra saker sekventiellt, avsluta först en och börja sedan en annan. Vi har redan sagt att när man byter från en sak till en annan tar det cirka 10-15 minuter att helt fokusera på processen. Genom att ständigt hoppa från uppgift till uppgift förlorar du tid, även om illusionen av hårt arbete skapas.

16. Minst 10 minuter

Denna teknik hänvisar inte till arbetsfrågor, utan snarare till personlig tillväxt och självutveckling. Till exempel, om du länge har velat lära dig eller komma ihåg ett främmande språk, försök att ge det minst 10 minuter om dagen. Detsamma gäller sport, böcker osv.

17. "Finnad tid"

Kärnan i tekniken: att förbestämma en lista med 15-20 små uppgifter som du inte har tillräckligt med tid för, och vara redo att göra dem när du har något lämpligt "fönster". Fortsätt lägga till i listan.

18. Arbete är det bästa sättet att komma igång

Det finns dagar då produktiviteten är noll och arbetet är tungt. I det här fallet, för överklockning, är det bättre att börja arbeta med små uppgifter: e-post, samtal, uppgifter som inte tar mer än 20 minuter att slutföra.

19. Boka viktiga möten på morgonen

20. Dela upp arbetstiden i block

Dela upp arbetsflöden i block: samtal och mail, möten, projektarbete osv. Detta kommer att hjälpa till att tilldela tid för fokuserat arbete under dagen.

21. Sätt deadlines för allt

Även den minsta uppgiften måste ha en deadline, annars kommer flödet av saker "för senare" att dra ut på tiden.

22. Fördjupning i arbetet

Avsätt en dag eller två för att prioritera uppgifter, eliminera distraktioner som samtal och möten.

23. Säg nej

"Nej" är ett kraftfullt ord. När du säger "nej" till ett nytt engagemang visar du respekt för dem du redan har gjort och får förmågan att framgångsrikt behålla dem. Kom ihåg att genom att ge samtycke måste du vägra något eller avbryta något.

24. Bekämpa "det brådskandes tyranni"

"The tyrany of the urgent" är små, oviktiga uppgifter som måste göras just nu. Detta utgör ett stort problem eftersom brådskande åtgärder vanligtvis har mycket liten effekt. Efter att ha fallit under för "det brådskandes tyranni", kommer det att vara svårt att bli av med det, och följaktligen att avsätta tid för något viktigare.

25. Förbered dig för morgondagen innan du lämnar kontoret

Ett bra sätt att avsluta dagen är att förbereda sig för nästa. Sammanfatta dagen, gör en plan för nästa dag, ställ i ordning ditt skrivbord.

Tidshantering för chefer

Om du hittar ett fel, markera en text och klicka Ctrl+Enter.

Vad är tidshantering och vilka är de grundläggande principerna för personlig tidshanteringsteknik. Vilka regler kommer att behöva följas av de som vill använda tidshantering i livet, och hur det kommer att påverka en person, hans framgångar och mål. Detaljerad analys av konceptet och viktiga punkter.

För en modern människa räcker det inte med 24 timmar om dygnet. Speciellt för en entreprenör som försöker slutföra det maximala antalet uppgifter under dagen. Ofta offrar han sömn och vila, arbetar sent och sju dagar i veckan. Men oftare ligger problemet inte i bristen på tid, utan i dess felaktiga distribution.

Genomförandet av tidshantering i livet låter dig:

lära sig att hantera tid;
kontrollera din dag
värdesätt personlig tid;
utföra fler uppgifter;
uppnå de uppsatta målen;
offra inte vila.

Men innan du börjar använda denna tidshanteringsteknik måste du lära känna den i detalj.

Vad är tidshantering: grundläggande begrepp och definitioner

Time management är en teknik för medveten tidshantering som ökar mänsklig produktivitet. Den bygger på att prioritera, analysera tidskostnader, planera, sätta mål, organisera en arbetsdag (vecka, månad) och delegera uppgifter.

Dessutom innebär tidshantering analys av specifika steg och åtgärder som är nödvändiga för att implementera en idé eller uppnå ett mål. Hit hör även kontroll över måluppfyllelse som består i genomförande av planer och summering.

Tidshantering används för att hantera både arbetstid och privattid. När allt kommer omkring är vilken vardag som helst inte bara arbete, utan också vila, självutveckling, självutbildning, underhållning etc.

Denna teknik är användbar inte bara för affärsmän, chefer, politiker, utan också för hemmafruar, studenter, skolbarn och andra människor. Det låter dig slutföra alla dagens uppgifter varje dag och samtidigt njuta till fullo av livet - koppla av, ägna tid åt familj eller hobbyer, resor och mycket mer.

Alla har samma tjugofyra timmar om dygnet. Skillnaden är hur du spenderar din tid. Den goda nyheten är att även om du har använt din tid dåligt hittills kan du ändra på det från och med imorgon. Istället för att slösa din tid på lågvärdiga aktiviteter, börja spendera den på högbetalda aktiviteter.

Om du tar bort alla skal kan du härleda en ganska enkel definition:

"Tidshantering är ett verktyg för att hantera ditt liv."

Vårt liv beror till stor del på tiden som ägnas åt vissa handlingar. Och att lära sig att hantera tid innebär att lära sig att hantera livet.

Vilka är principerna för effektiv tidshantering

Principerna för personlig tidshantering och planering baseras på fyra huvudsakliga grunder:

Rätt målsättning.
Rätt arrangemang av livsprioriteringar.
Inlärning av rätt vanor.
Korrekt användning av planeringsverktyg.

Målsättning

De flesta människor är inte bra på att sätta upp mål. Från detta minskar deras produktivitet, motivationen försvinner, och efter ett tag har en person bara ett mål - att vila.

Vilka är misstagen i målsättningen?

Till exempel är viljan att köpa en bil innan årets slut inte ett mål.

Målet bör se ut så här: "Jag kommer att köpa en 2016 Rolls-Royce Phantom senast den 25 december 2016." Det vill säga att det måste finnas detaljer och tidsgränser (deadline för att uppnå målet).

Målet bör vara:

specifik;
begränsad tid;
mätbar;
verklig.

Utan dessa 4 komponenter blir målet en enkel önskan som inte motiverar.

När du inser att du är 25 eller 30 år gammal, och dina föräldrar har 10, 15, 20 år kvar att leva, då uppstår den verkliga anledningen. Om det hände någon av er vet jag inte. Men om någon har det så är det jättebra. För att våra nära och kära, som mål, ger oss ett enormt genombrott för utveckling. Då uppstår andra - uppdrag, skala, inflytande, alla möjliga intressen. Men för de som lider och söker sin egen motivation, för de som inte hittar det som tänder den och sitter på en tom plats, vill jag vädja. Titta inte långt. Stå upp för dig själv – köp kläder, börja äta, klä dig normalt, och då kommer du att upptäcka att du helt kan förändra livet för dina nära och kära. Och detta är en utmärkt anledning till de första stegen.

Mikhail Dashkiev - medgrundare och projektledare "Business Youth"

Definition av livsprioriteringar

Effektiviteten av tidshantering beror till stor del på en persons livsprioriteringar. De är lika viktiga som målen. Men även här gör folk fel hela tiden.

Livsprioriteringar bör i större utsträckning riktas mot en själv. Det vill säga, först och främst måste du tänka: "Vad är viktigt för mig? Vad behöver jag för att förbättra mitt liv och dess kvalitet?

Man ska dock inte utgå ifrån att alla som använder time management är själviska.

Alla prioriteringar bör inte riktas till den älskade. Du måste också tänka på släkt och vänner. Speciellt om det är föräldrar, fru eller barn. Och du måste förstå att alla har sina egna prioriteringar. Det vill säga, för någon är bara deras välmående viktigt, men för någon hela familjens välbefinnande.

Men ändå bör huvuddelen av prioriteringarna riktas till personen själv. Då sjunker inte produktiviteten och det blir ingen "utbrändhet", varefter folk vanligtvis ger upp.

Ingjuta vanor

Här pratar vi om användbara och goda vanor som hjälper dig att nå dina mål. Tack vare vilket alla planerade uppgifter kommer att utföras på en dag. Med vars hjälp kan du öka din egen produktivitet.

Vilka är dessa vanor? Till exempel:

Vakna varje dag klockan 5.
Spring 10 km på morgonen.
Håll alltid dina löften.
Kom till möten i tid.
Titta inte på tv eller läs nyheterna.
Klaga aldrig på någonting.
Berätta alltid sanningen.

Det tar 21 dagar att utveckla en god vana. Detsamma gäller för att bryta dåliga vanor.

Huvudregeln för att utveckla goda vanor är 1 vana per månad. Ja, den här processen är lång. Speciellt om du planerar att ingjuta cirka 10 vanor. Men trots allt, "Moskva byggdes inte direkt."

Använda planeringsverktyg

Att effektivt hantera din tid utan daglig planering är extremt svårt och nästan omöjligt. Därför är dagliga planer en integrerad del av tidshantering.

Planering ska förstås som en lista med uppgifter för varje dag. Varje kväll summerar en person inte bara dagen, utan gör också en att-göra-lista för nästa dag. Och för planering kan han använda alla tillgängliga och bekväma verktyg.

Det traditionella planeringsverktyget är en enkel dagbok. Det kan vara papper eller elektroniskt. Det är dock bäst att använda den första, för när en person skriver för hand, snarare än att skriva på tangentbordet, kommer han ihåg vad som skrivs lättare. Följaktligen måste du under dagen titta mindre i dagboken och bli distraherad från viktigare uppgifter.

Dagboken innehåller:

Kort- och långsiktiga mål.
Daglig att göra-lista.
Personliga anteckningar.
Prestationsbetyg.
Resultaten av dagarna levde med sin detaljerade analys (antal slutförda uppgifter, tid som spenderades på vissa åtgärder, personlig effektivitet under dagen (veckan), etc.).

Sådana register kan förvaras i vilken elektronisk form som helst. Huvudsaken är att programmet eller applikationen låter dig snabbt göra ändringar i att göra-listan.

När man gör upp planer och uppgifter för dagen i tidshantering är det vanligt att ta hänsyn till människans biologiska cykler. När allt kommer omkring sker ökningen och minskningen av aktivitet hos olika människor vid olika tidpunkter. Därför tas alltid hänsyn till denna funktion vid planering.

Sammanfattningsvis kan det noteras att planering är det viktigaste momentet för tidshantering, utan vilken tidshanteringstekniken förlorar all mening.

12 regler för modern tidshantering

Tidshantering är ingen komplex vetenskap och vem som helst kan bemästra denna teknik. Du behöver bara följa spelets grundläggande regler.

Planera dagligen. Gör en daglig att göra-lista och håll dig till den.
Sätt upp specifika, realistiska och tidsbundna kort- och långsiktiga mål.
Följ alltid de uppsatta prioriteringarna riktade mot dig själv (för det mesta) eller nära och kära.
Uteslut från livet "slukare" av personlig tid och arbetstid (sociala nätverk, datorspel, tv-tittande, onödigt telefonsamtal, etc.).
Gör de svåraste sakerna först och skjut inte upp dem förrän senare.
Säg alltid "Nej" till onödiga saker.
Fokusera på en uppgift tills den är klar. Det vill säga, du kan inte hoppa från en åtgärd till en annan förrän en av dem är helt genomförd.
Arbeta vid en tidpunkt som är bekväm för dig, med hänsyn till biologiska cykler.
Filtrera all inkommande information. Detta gäller särskilt i en tid präglad av internets popularitet, där det finns mycket informationsskräp.
Upprätthåll renhet på skrivbordet (inklusive skrivbordet på en PC eller bärbar dator).
Organisera en bekväm arbetsplats.
Kom alltid ihåg att idag kan vara den sista dagen i ditt liv. Ingenting får en person att agera som rädslan för döden.

Vad ger användningen av time management i livet

För det första låter tidshantering dig lära dig hur du hanterar din tid och därför hanterar dina aktiviteter och ditt liv.

För det andra hjälper denna teknik att bli av med dåliga vanor och ersätta dem med bra.

För det tredje, människor som använder time management når sina mål snabbare, lär sig lätt och kan nå framgång i olika aktiviteter.

Dessutom, en person som lever enligt alla kanoner för tidshantering:

Har mer ledig tid att koppla av.
Kan snabbt utföra ett antal uppgifter på kort tid.
Mindre påverkad av stress.
Mindre benägen för sjukdomar som orsakas av stress, kronisk trötthet och sömnbrist.
Har nästan helt kontroll över sitt liv.

Allt detta hör till avsnittet om fördelarna med tidshantering. Men det finns också baksidan av myntet.

Nackdelar med tidshantering: varför kan inte alla hantera tid?

Tekniken i sig ser nästan perfekt ut. Det viktigaste är att göra några ansträngningar och en person blir en riktig mästare i sitt liv. Men av någon anledning misslyckas många med att hantera personlig tid och arbetstid. Och anledningen här ligger i ett antal brister:

Innan man tillämpar tidshantering måste en person engagera sig i självdisciplin. Och det här är en helt annan teknik som kräver mycket tid, varför inte alla vill göra det och lämnas ensamma med sina suddiga mål och ett berg av ouppfyllda uppgifter.
Teknikens komplexitet är den största nackdelen med tidshantering. När allt kommer omkring, i själva verket bryter en person helt enkelt sig själv, lämnar komfortzonen, bygger om psykologiskt och känslomässigt, vilket för många blir ett överväldigande arbete.
Inte en manual eller kurs om tidshantering ger inte en specifik handlingsplan. De erbjuder oftast allmänna åtgärder som inte passar alla.
Det är svårt att hantera sin egen tid ensam, eftersom det alltid finns en ursäkt att skämma bort sig själv. Därför har time management större effekt i ett team (corporate time management) där det finns en "vaktmästare".

Jag läser ett stort antal olika böcker om tidshantering, självförvaltning, självdisciplin. Många av dessa böcker är skrivna på torrt språk. Det finns väldigt få tekniker som kan introduceras i livet för en person som har ett stort antal projekt, fall och som behöver göras just nu, kanske till och med igår. Och jag insåg att det här problemet inte bara finns hos mig utan också hos många människor.

Alexey Tolkachev är grundaren av projektet School of Winners

Som du kan se ligger teknikens största brister i mänsklig psykologi. Någon kan lätt anpassa sig till nya livsvillkor, men någon kan inte göra det.

Avslutningsvis vill jag notera att tidshantering verkligen har en positiv effekt på prestation, personlig effektivitet och framgång. Och du kan försöka implementera det i ditt liv. Det är dock inte värt att sätta stora förhoppningar på denna teknik.

"Vi blir trötta och utmattade inte för att vi jobbar hårt, utan för att vi jobbar dåligt, vi arbetar på ett oorganiserat sätt, vi jobbar dumt."

Fysiolog N.E. Vvedensky

Tid - chef t är en tidshanteringsteknik som inkluderar regler och principer som hjälper en person att organisera sin tid ordentligt och uppnå maximal effektivitet i alla företag. Med hjälp av tidshantering kan en person medvetet kontrollera tiden han lägger på olika aktiviteter, samtidigt som effektiviteten och produktiviteten i sitt arbete eller fritid ökar. Planering, distribution, prioritering, målsättning hjälper en person att klara av det moderna livets galna rytm. Tidshantering hjälper en person att göra allt utan stress och undvika kronisk trötthet.

Till en början användes tekniker för tidshantering endast när man gjorde affärer, organiserade arbetet. Men nu används tidshanteringsmetoder också i en persons personliga liv för att klara av att hantera vardagliga problem, organisera sin fritid och vila ordentligt.

Tidshanteringens historia

Redan på 1920-talet sa Scientific Organization of Labor att effektiviteten av att använda tid beror på den personliga effektiviteten hos personen själv. Förbundet "Tiden" dök upp, som publicerade artiklar i tidningar under namnet "Kamp för tiden". På 70-talet blev tidtagningsmetoden, som utvecklades av biologen Lyubishchev, populär. Denna metod är ett verktyg för att utveckla ett effektivt mänskligt tänkande, vilket bidrar till en rationell hantering av personlig tid och ökad personlig effektivitet.

2007 öppnades den första avdelningen för tidshantering i Moskva vid Financial and Industrial Institute. Idag har denna riktning blivit mycket populär och populär. Det finns en hel del utbildningar, seminarier om planering och rationell fördelning av tid.

tidsansvarig detta är en person som tar hänsyn till människors psykologiska egenskaper, arbetsförhållanden och erbjuder effektivare arbetsscheman. Han kan avslöja i en person alla sina dolda reserver och föreslå hur man kan öka sin effektivitet.

Kommunikationsprocessen mellan en tidsansvarig och en klient liknar en psykologisk konsultation där han lyssnar på en person, ger tips och råd om hur man fördelar tid, hur mycket tid man ska ägna åt vila, hur man prioriterar. Hur du planerar din dag så att du kan göra allt utan stress.

Time managers genomför inte bara individuella konsultationer. Ofta bjuds de in av företag som experter för att hjälpa till att förbättra arbetsprocessen. Först och främst, lär chefen hur han korrekt fördelar sin arbetstid och korrekt fördelar arbetsuppgifter i teamet. De studerar verksamheten i företaget, hur lång tid som krävs för att lösa vissa problem. Efter insamling av information och analys gör tidschefen justeringar av företagets dagliga rutin.

Analys av tiden som läggs på vissa uppgifter.

Uttalande, formulering och definition av målet.

Att göra en plan för att nå målet, samt sätta prioriteringar.

Förverkligande av målet. En ledtråd om vilka åtgärder som ska vidtas enligt planen.

Gör listor över saker att göra.

Registrering av tid med tidtagning.

Vilka är fördelarna med en person som har lärt sig att planera sin tid ordentligt?

”Skadad tid är existens; Tid som används till gott nytta är livet."

E. Jung

Uppnår uppsatta mål.

Nå dina mål mycket snabbare än andra.

Kan nå framgång inom alla verksamhetsområden.

Han har mer tid för vila, kommunikation med släktingar och vänner.

Kan göra mycket mer saker under en viss tid.

Kan öka sin inkomst och gå i pension genom att fördela ansvaret på rätt sätt mellan anställda.

Kan bli av med kronisk trötthet, är inte utsatt för stress.

Har alltid en tydlig handlingsplan.

Den har en känsla av inre frihet och styr självständigt sitt liv.

Typer av tidshantering

Nu finns det många olika synsätt på problemet med tidshantering. Experter särskiljer tre huvudtyper:

Personlig (personlig) tidshantering. Det är förknippat med en persons personliga självutveckling, förmågan att korrekt och fruktbart organisera sin dag.

Professionell tidshantering hjälper en person att effektivt utföra sitt arbete, organisera sin arbetstid korrekt eller rimligt fördela ansvar i ett team.

Social tid - ledning reglerar mellanmänskliga relationer eller tidshantering för flera personer. Till exempel företag.

Grundläggande begrepp för tidshantering

Tidshanteringskoncept- det är ett sätt att förstå och uppfatta tid. Begreppet tidshantering hjälper till att bestämma anledningen och syftet till varför en person behöver lära sig hur man hanterar sin tid. Inse värdet av denna process, samt förstå de grundläggande principerna för tidshantering.

Tidshanteringstekniker- en viss sekvens av åtgärder som hjälper till att lösa ett specifikt problem.

Tidshanteringssystem- en uppsättning koncept och metoder som gör att du kan nå ditt mål så snabbt och effektivt som möjligt.

Felaktig organisation av arbetet eller analfabet organisation av aktiviteter av ledningen leder till att företagets anställda känner en konstant brist på tid. Detta påverkar effektiviteten och framgången för företaget som helhet.

Brist på tid uppstår när:

Det finns inget dagligt schema.

Om den biträdande chefen inte är medveten om sin dagliga rutin.

Telefonsamtal och besökare distraherar ofta från huvudaktiviteten.

Om chefen inte vet hur man fördelar ansvaret.

Om arbetet utförs i en konstant rush, vilket leder till snabb trötthet.

Om anställda inte motsvarar sina befattningar.

Om anställda otillräckligt bedömer sin förmåga, hastigheten på arbetet.

Om det inte finns någon motivation bland anställda (till exempel lönen är för låg).

För att förbättra företagets effektivitet är det nödvändigt att lära anställda hur man planerar arbetet för dagen. När du gör upp en plan måste du ägna 60 % av tiden åt huvuduppgifterna, 20 % oförutsedda och 20 % spontana fall. Det viktigaste är att vänja teamet att planera för dagen systematiskt och regelbundet.

Effektiviteten av tidshantering i ledningen beror på hur medarbetarna tränas i planering, prioritering, kontroll av tid för att slutföra uppgifter, samt rätt sekvens av uppgifter.

För att lösa dessa problem kan du bjuda in en expert på tidshantering eller utbilda chefen för ditt företag, som kommer att utfärda uppgifter till anställda och övervaka effektiviteten i deras arbete. Chefen måste utfärda både grundläggande och flera reservuppgifter. I slutet av dagen lämnar medarbetaren en lägesrapport.

Personlig tidshantering inom tidshantering

När det gäller personlig tidshantering finns det grundläggande tidshanteringsregler som gäller i det personliga livet:

Ta aldrig med jobbet hem.

Organisera ditt liv på ett sådant sätt att det tar ett minimum av tid.

Planera ledig tid i förväg. Detta bör innefatta känslomässig njutning (gå på bio, teater, konsert, museum). Samt fysiskt (sport, dans, etc.).

För vila, använd inte bara helger, utan minst en dag i mitten av veckan. Till exempel, cykla efter jobbet eller gå till bastun med vänner.

Under semestern, begränsa samtal, e-post, internet för att verkligen koppla av.

1. Den grundläggande regeln för tidshantering är rätt målsättning.

Om du lär dig att tydligt definiera dina mål, samt bestämma vilka uppgifter som är sekundära, kommer du att spara mycket tid.

Om du lägger din tid på något betyder det att du i det ögonblicket tycker att det är väldigt viktigt. Men är det? Fråga dig själv, kommer resultatet av denna åtgärd att hjälpa dig att komma närmare ditt mål? Vad är ett mål? Målet är en persons önskan om något, när hela processen är inriktad på det slutliga resultatet.

När du sätter ett mål måste du först bestämma huvudvärdena.

Erkänn dina förmågor och motivation. Analysera de problem, behov och svårigheter som kan uppstå på vägen mot målet. Presentera tydligt ditt mål i minsta detalj, dess slutresultat. Planera dina handlingar, leta efter resurser och börja implementera.

Det finns olika metoder för målsättning. Men alla metoder har en gemensam målsättningsalgoritm:

Målet bör vara så specifikt som möjligt med ett tydligt slutresultat.

Behovet av att uppnå målet måste motiveras. Varför behövs detta och vad får jag ut av det?

Målet måste vara realistiskt och mekanismen för att uppnå det måste vara tydlig.

Det är nödvändigt att tydligt definiera de tidsgränser för vilka målet måste uppnås.

2. Den andra grundregeln för tidshantering är prioritering.

Att veta hur man prioriterar är mycket viktigt. Det finns saker som är mindre viktiga för att nå målet, och det finns de som spelar stor roll.

3. Den tredje grundregeln för tidshantering är planering.

Efter att ha satt upp ett mål är nästa steg planering. Planering är en integrerad del av tidshantering. Den består av följande huvudsteg:

Utarbeta en tidsstyrningsplan.

Stadiet för att utarbeta ett projekt, där du kan manövrera, tänka över olika alternativ för att uppnå målet.

Stadiet för att identifiera de nödvändiga resurserna.

Stadiet att identifiera personer som kan hjälpa dig på vägen mot målet.

Stadiet att fixa resultaten av planeringen i form av ett affärsprojekt, en karta.

När en person börjar ägna sig åt planering aktiveras tänkandet, kreativiteten sätts på. Genom att göra en plan blir ditt mål mer specifikt, du börjar förstå vad du verkligen vill och hur du ska uppnå det. Detta är en slags praktisk handledning.

Tills en person gör en plan för genomförandet av vad han vill, är han i ständig reflektion över detta ämne. Men inte tankar, utan handlingar för dig närmare målet. När en detaljplan upprättas, som tar hänsyn till olika sätt att nå målet, ger detta dig möjlighet att manövrera. Det fungerar inte med vissa medel och metoder, du kan prova andra. Planering utvecklar hos en person flexibilitet och beredskap för alla situationer.

Att göra en plan ger dig en stor chans att lyckas. Att ha en plan ger dig förtroende för dig själv och dina förmågor. Alla framgångsrika människor och entreprenörer planerar.

Grundläggande planeringstekniker. Kort beskrivning

1. ABC planering bygger på det faktum att du måste göra de viktigaste sakerna först (under bokstaven A), och sedan B och C.

Kategori A-fallen är de viktigaste. De utgör 15 % av alla fall och ger 65 % av resultaten. B - viktiga fall som utgör 20% av alla fall och ger 20% av resultaten. Kategori C - det här är fallen av minst betydelse, de utgör 65% och ger ett resultat - 15%.

2. Pareto-regeln Eller 80/20-principen. Denna princip gäller för alla dagliga aktiviteter. 80 % av de saker du gör under en dag ger dig 20 % av de resultat du vill ha. Och 20 % av planerade viktiga saker tar dig närmare resultatet med 80 %.

Till exempel: 20 % av människorna äger 80 % av kapitalet, 80 % av människorna äger 20 % av kapitalet. 20% av kunderna ger 80% vinst och 80% av kunderna ger 20% vinst.

3. Timing- den här metoden ligger i det faktum att du måste registrera varje minut av alla dina handlingar och hur mycket tid du spenderade på dem. Detta hjälper dig att förstå var och vad din tid läggs på och hur du kan anpassa ditt schema.

4. Göra en lista över uppgifter– Det här är den enklaste planeringsmetoden som låter dig planera både tid och ärenden.

Hur gör man en ordentlig att-göra-lista och följer den?

Till att börja med, observera dig själv. Hur mycket tid behöver du för att utföra olika uppgifter.

Skriv en att göra-lista för kvällen.

Skriv ner specifika saker. Till exempel: gå till butiken. Bifoga en inköpslista till denna artikel.

Planera hela dagen, inte bara jobbet.

Börja dagen med att göra enkla uppgifter. Att genast kolla rutorna och muntra upp hela dagen med tanken att det inte är så svårt att följa en att-göra-lista.. Till exempel göra övningar och förbereda frukost.

Att göra-listan ska alltid vara i sikte.

Skriv inte mer än 7 prioriterade ärenden på listan så att du inte blir nervös senare för att du inte hann göra något.

Prova alla planeringsmetoder och välj den mest lämpliga.

Föra register.

Försök inte göra allt. Gör de viktigaste och prioriterade sakerna först.

Planera din varje dag. Och gör även en extra plan för veckan.

Ha alltid med dig en penna och anteckningsblock.

Starta en framgångsdagbok, den kommer att motivera dig och påminna dig om att du är på rätt väg.

Lär dig att säga "nej". Detta kommer att hjälpa till att undvika att kommunicera med onödiga människor, göra onödiga saker.

Innan du gör något, fundera över hur brådskande det är, hur viktigt det är och hur denna åtgärd kommer att föra dig närmare ditt mål.

Analysera dina vanor, aktiviteter som slösar bort din tid. Genom att tajma är det lätt att spåra de åtgärder som du behöver bli av med.

Gör inte andras arbete. Var inte ett verktyg för att nå någon annans mål. Koncentrera dig på ditt mål.

Ta dig tid för självförbättring.

Sluta inte där. När du har nått ett mål sätter du nästa.

1. Stephen Covey i The 7 Habits of Highly Effective People betraktar tidshantering som en del av självförbättring. Här är hans tips:

Gör det du måste göra först. Skjut inte upp viktiga saker till senare.

Ditt mål bör vara prioriterat och viktigt. Gå mot henne.

Utför alla åtgärder baserat på prioriteringar.

Lägg inte ner mycket ansträngning på att uppnå ett obetydligt mål. De resurser som spenderas och slutresultatet måste stå i proportion.

Leta efter alla sätt att göra livet enklare.

2. David Allen råder att organisera arbetsplatsen ordentligt, för att skaffa alla nödvändiga pappersvaror. Skapa också ett arkivskåp, skapa en motsvarande mapp för varje fall. Allen rekommenderar också att du skriver fyra att-göra-listor:

Gör en lista över saker som behöver göras inom en snar framtid;

Inkludera i en separat lista projekt som kräver ett integrerat tillvägagångssätt;

Gör en separat lista över projekt som av en eller annan anledning ännu inte kan slutföras;

"Someday" lista.

3.Julia Morgenstern råder att utvärdera först hur mycket tid du lägger ner på dina uppgifter. Vilka faktorer distraherar dig. Du kan bli distraherad av sociala medier, extra ansvar, orealistiska deadlines eller psykologiska hinder.

För varje åtgärd måste en tidsram ställas in.

Om du inte kan utföra någon åtgärd, analysera den, kanske kan den skjutas upp ett tag, delegeras till andra anställda eller helt överges.

Sortera saker och ärenden, rensa utrymmet från allt du kan vara utan. Ge varje sak sin plats och varje uppgift sin tid.

"Ät en groda till frukost"

Så att dina tankar hela dagen inte återvänder till den uppgift som du inte vill göra eller som det är obehagligt för dig, börja dagen med det. Så du kommer att bli befriad från den känslomässiga stress och börda som du skulle behöva bära hela dagen.

"Elefantbiff"

Om du står inför en global uppgift, för vars lösning du behöver göra många åtgärder, dela upp detta arbete i delar. Gör inte en elefant av den, skär den i bitar. Detta kommer att göra det lättare att komma igång med uppgiften. Och även detta tillvägagångssätt bidrar till en bättre förståelse av detta problem.

Lär dig att säga "nej"

Tidshantering lär dig inte hur du gör så mycket som möjligt, utan hur du gör det som behöver göras korrekt. Säg "nej" till onödiga saker, människor. Bli inte ett verktyg för någon att nå sina mål. Koncentrera dig på dina mål.

Sträva efter automatisering och maximal förenkling av dina aktiviteter.

Gör liknande saker i rad, eftersom hjärnan vänjer sig vid ett visst aktivitetsområde. Och varje gång kommer han igenom det snabbare.

Lyssna på dina biologiska rytmer. Arbeta vid en tidpunkt då du känner en speciell ökning av styrka och aktivitet. Under perioden med minst aktivitet, ge dig själv en paus. Lyssna på din kropps behov. Ibland räcker det med 15 minuters paus för att öppna upp för en "andra vind".

De bästa tidshanteringsböckerna att läsa:

Effektiv tidshantering. B. Tracy

Tidskörning. Hur man klarar av att bo och arbeta. G. Arkhangelsky

Tuff tidshantering: ta kontroll över ditt liv. D. Kennedy

Jobba mindre, gör mer. C. Gleason

Åt helvete med allt! Ta det och gör det. R. Branson

Extrem tidshantering. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev

Praktisk kurs i tidshantering. I. Abramovsky

Hur man arbetar 4 timmar i veckan och samtidigt inte hänger på kontoret "från samtal till samtal", bor var som helst och blir rik. T. Ferris

Att få saker gjorda: Konsten att stressfri produktivitet. D. Allen

Effektiviteten av tidshantering beror på att du följer dess grundläggande regler, samt en tydlig förståelse för varför du behöver det, hur du hanterar din tid och vilka fördelar du kommer att ha.