Трудовая книжка была придумана для учета трудового стажа и введена в действие в 1918 году. Кроме того, на основании трудовой книжки выдавались продовольственные карточки. Но в современном мире, институт трудовых книжек теряет свою актуальность, хотя действующий трудовой кодекс определяет этот документ, как основной, для учета трудовой деятельности гражданина.
Для чего нужна трудовая книжка и ее значение
В стране введен персонифицированный учет в системе государственного страхования. В персональных учетных записях, содержится более полная информация о трудовой деятельности граждан России, чем в трудовой книжке. Кроме того размер назначаемой пенсии определяется из количества поступивших в Пенсионный Фонд денег, а не только на основании трудового стажа. Однако оформить пенсию без данного документа Вам не удастся. Вот и главный ответ на вопрос, для чего нужна трудовая книжка в современном мире.
Более того, если в документе были допущены ошибки (написано Наталья, а не Наталия, к примеру), даже если в персонифицированном учете все правильно, восстанавливать свои права Вам придется через суд. Хотя все законодатели во весь голос и твердят о том, что трудовая книжка не нужна, что она не несет полезной информации (к примеру, об уровне доходов), тем не менее, отменять ее пока никто не планирует.
Основные функции трудовой книжки
Считается, что трудовая книжка выполняет функции «рекомендательного письма». Потенциальный работодатель может посмотреть трудовую деятельность претендента на должность и узнать, почему он был уволен с предыдущих мест работы, хотя на практике кадровики первый раз открывают трудовую книжку уже после принятия решения о приеме на работу.
У трудовой книжки есть еще одна функция – «защита прав работника». Если он был неправомерно уволен, на основании записи в трудовой книжке он может оспорить это увольнение в судебном порядке и восстановиться в должности. Но это тоже спорный вопрос, записи об этом останутся в книжке навсегда, и как отреагирует на них будущий работодатель трудно предположить. Таким образом, трудовая книжка в ее нынешнем виде стоит на страже интересов государства, а не работников и работодателей, причем интересов, совсем не связанных или мало связанных с проблемами трудовой деятельности граждан. Кроме всего прочего, при выезде за рубеж, от Вас потребуют предъявить заверенную копию трудовой книжки. Это делается, чтобы ограничить выезд за границу граждан, имеющих доступ к государственной тайне.
Основной задачей трудовой книжки является учет трудовой деятельности. Но это не самый эффективный способ решить какую-либо ситуацию. При этом трудовая книжка до сих пор является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.
Трудовая книжка и современность
Со временем трудовая книжка теряет свою функцию, так как персональная запись в государственном пенсионном страховании имеет более полную информацию о трудовой деятельности гражданина. А пенсия начисляется от пенсионных отчислений, а не от размера трудового стажа. Но все равно оформить пенсию без трудовой книжки просто невозможно.
Если в трудовой книжке будет допущена хотя бы одна ошибка, то государственные органы могут отказать работнику в оформлении пенсии. Даже если в пенсионном фонде находится правильная информация, то свою правоту все равно придется доказывать только через суд. Трудовые книжки скоро и даром не будут нужны, но и отменять их еще рано, так как в них содержится информация не только о трудовом стаже, но и причины увольнения с предыдущих мест работы.
Трудовая книжка в советское время являлась едва ли не единственным документом, который подтверждал права работника. Нужна ли трудовая книжка сейчас? Такой вопрос волнует большую часть населения нашей страны в настоящее время.
Так как депутаты Государственной Думы одобряют отмену трудовых книжек, ссылаясь на то, что в нынешнее время трудовая книжка нужна лишь в ряде случаев. А именно, что сейчас в обязательном порядке согласно законодательству составляется трудовой договор в двух экземплярах, один из которых остается у работника, и этого вполне достаточно.
Еще один плюс в отмене трудовых книжек заключается в том, что снимается определенная ответственность с инспекторов отдела кадров. Ведь после увольнения бывшему сотруднику выдается книжка под роспись по истечению определенного количества дней, а если что-то вдруг случилось, и человек пропал? Данный документ положено хранить 75 лет, а это тоже дополнительная работа.
Также наше молодое поколение считает, что трудовая книжка - это лишний документ. Иногда, потеряв трудовую книжку, приходится собирать кучу справок, чтобы ее восстановить. И это
только для пенсии.
Мнение старших поколений
Однако старшее поколение выступает против отмены трудовых книжек, аргументируя это тем, что когда смотришь в трудовую книжку, видишь человека как на ладони. Вся его трудовая биография, включая неприятные нюансы. Если же их отменить, то человеку будет довольно-таки трудно доказать свой опыт работы, надо будет собирать справки с прежних мест работы.
Бывают еще и такие ситуации, что в резюме написано четыре места работы, а в трудовой книжке намного больше. Не указал, попытался скрыть свои неприятные моменты ради сохранения имиджа. А открываешь трудовую книжку, и все становится ясно.
Трудовая книжка и ИП
Существует еще один волнующий вопрос: нужна ли трудовая книжка ИП? В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ работодатель ведет с 1997 года все записи о трудовой деятельности в пенсионном страховании. Конечно, трудовая книжка является неким портфолио, где ясно видно, где вы работали и по какой причине вас уволили. Но многие работодатели сейчас опираются на способности кандидата, а не на записи.
Но если вам все-таки нужно подтвердить ваш трудовой опыт документально, то это может сделать трудовой договор, который сейчас оформляется между работником и работодателем. Так что к договору нужно относиться серьезно и хранить его вместе со всеми документами.
Во времена наших бабушек трудовая книжка была необходимостью, но все меняется, так и этот документ уже устарел. Но пока книжку никто не отменял, поэтому она играет очень важную роль в трудовых отношениях.
Для чего нужна и кем заполняется
Каждый работающий гражданин должен подтвердить свой стаж.
Все необходимые записи вносятся в трудовую книжку и договор согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление). Невзирая на многочисленные споры об устаревшем формате и ненадобности книжек, в 2017-2018 годах данный документ остается необходимым атрибутом при приеме на работу, независимо от формы юридического лица.
Трудовая книжка работника — основной документ о его стаже и деятельности. Законодательством установлен порядок ведения данного документа, варианты и возможности исправлений, утвержденный образец вкладыша, а также инструкция по заполнению.
Ее отсутствие может повлечь за собой ряд проблем:
- неподтвержденный опыт и стаж работы может стать препятствием при трудоустройстве;
- серьезные проблемы при оформлении пенсии, которая напрямую зависит от количества отработанных лет и набранных баллов;
- отсутствие льгот и привилегий от государства;
- незаконная деятельность, которая нарушает налоговое законодательство и т.д.
Если работник не может предоставить книжку по причине утраты или невыдачи при увольнении, ему придется получить ее дубликат с прежнего места трудоустройства
Если организация распалась, новый работодатель должен выдать документ, указав причину отсутствия старого.
Записи в трудовой книжке
Ведение и хранение данных документов на период работы сотрудника возлагается на работодателя, включая ИП. Без документального подтверждения, деятельность компании граничит с уголовной ответственностью за нарушение налогового законодательства.
Обязанность по их ведению установлена законом и начинает действовать через 5-7 дней после приема гражданина на основную работу.
Если занимаемая должность является дополнительной (по совместительству), то обязанности по ведению записей в трудовой книжке возлагаются на второго работодателя на основании подтверждающих бумаг, как по основному, так и по дополнительному месту трудоустройства
Кроме выполняемой работы, в нее вносятся записи о награждениях, переводах на новую должность, сведения о причинах прекращения трудовой деятельности и увольнении.
Рабочие моменты подтверждаются номером приказа, который фиксируется в специальной книге учета на рабочем месте. Точные нормативы о записях, их изменениях и правилах внесения регламентированы п. 2 Постановления.
О приеме на работу
Запись в трудовой книжке о приеме на работу начинается на страницах 2-3, в разделе «Сведения о работе». Обязательное условие - указание полного наименования организации с дополнительным сокращенным вариантов в правильной формулировке.
Для каждой графы существует свое назначение:
- порядковый номер;
- дата приема на должность;
- должность, наименование организации;
- номер приказа/распоряжения.
О переводе на другую должность
Чтобы внести сведения о переводе на работу в подразделение, иную компанию или путем смены должности, следует отступить от последней записи 1 строку и продолжить нумерацию списка записей арабской цифрой. Формат даты должен иметь стандартный вариант (01.01.2018 г.), а нарушение данного правила ведет к исправлениям в трудовой книжке, ее негодности и штрафным санкциям для работодателя.
Обратите внимание!
Если перевод проходит в рамках одной организации, указывать ее полное название не требуется. Достаточно вписать номер приказа и новую должность сотрудника, заверив печатью и подписью.
Об увольнении
Запись об увольнении должна проводиться в день подачи заявления сотрудником или подписания приказа о снятии его с должности по каким-либо причинам (подтверждается статьей ТК РФ). Точная инструкция по заполнению трудовых книжек установлена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
В документе указывается дата последнего дня работы сотрудника, если нет иных соглашений по договору
Вкладыш
Если закончились листы для записи, то действующий работодатель выдает вкладыш. Как правильно его оформить:
- выдается в случае недостаточности страниц для внесения записей (на полях и внизу страницы писать нельзя);
- титульный лист заполняется по дате выдачи приложения, а не по дате получения трудовой книжки;
- данные сотрудника должны соответствовать реальному времени, так как за время работы могли произойти изменения (получение образования, смена фамилии и т.д.);
- внизу титульного листа ставится подпись и печать ответственного лица/предприятия;
- вкладыш подшивается к книжке, на первом листе которой вносятся сведения о дополнительных страницах, а также указывается серия и номер документа.
Количество дополнительных страниц неограниченно, в зависимости от периодичности смены рабочих мест.
Как исправить ошибки в трудовой книжке?
Как можно исправить запись, чтобы документ сохранил свою юридическую силу:
- исправить ошибку можно по месту работы, где была допущена опечатка;
- изменить запись имеет право новый работодатель, имея подтверждающий официальный документ о правомерности сведений выписка из архива распавшейся компании, трудовой договор и прочее.
Обратите внимание!
Самовольное исправление в трудовой книжке не допустимо. В подобной ситуации она становится недействительной, а подтвердить отработанный стаж будет можно только в судебном порядке.
Неверная запись не может быть исправлена на основании слов свидетелей, кроме судебных решений, а также вследствие массовой утраты документов по причине чрезвычайной ситуации, катастрофы, пожара и т.п.
Если работник ее потерял, то по новому месту работы заводится новая. В случае обнаружения пропажи, работодатель не имеет права удалить вновь созданную книжку, так как она является подотчетной. В подобной ситуации у сотрудника может быть сразу две трудовых книжки, каждая из которых является действующей.
По законодательству ограничений на данный счет не предусмотрено, а все сведения о перечислениях в пенсионный и страховой взнос хранятся в базе данных организаций. Но есть и негативная сторона:
- проблемы при оформлении пенсионного обеспечения, так как фонд признает только один документ подлинным, а стаж по второму просто не учтут;
- получение сразу по двум книжкам пособия на ребенка, отпускных и прочих платежей, грозят административным наказанием в виде штрафа и полного возмещения полученных выплат;
- проблемы с трудоустройством, где учитывается стаж, должность и рабочие навыки человека. Предъявив одновременно два документа, гражданин попадает под подозрение и, в лучшем случае, в рабочем месте будет отказано.
Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае ее утраты, восстановить документ на новом месте работы или посредством повторного обхода всех организаций
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Как получить замену в случае ее утраты регламентировано Постановлением. Собственник, в первую очередь, должен заявить о потере документа начальнику по последнему месту работы. Для этого следует подать письменное заявление в свободной форме, указав причину утраты и выразив желание восстановить документ.
Полный перечень документов для повторного ее оформления включает:
- заявление в отдел кадров;
- подтверждающие трудовой стаж документы со всех рабочих мест, архива, выписки из приказов, лицевой счет заработной платы и прочее;
- в случае распада организации решение по трудовой деятельности в определенный период времени может выдать суд, что требует предварительной подачи иска по данному вопросу и сбор доказательств трудоустройства.
Обратите внимание!
Каждый из документов является действительным только при наличии заверенной подписи/печати. Ответственность за подлог и фальсификацию несет работник.
Согласно установленных законом правил, дубликат выдается работодателем не позднее 15 дней с момента получения заявления. В документе указывается общий трудовой стаж (суммарно), без наименований организаций, должностей и периодов деятельности. В случае недействительных записей по увольнению, рабочему стажу и переводу, подобные сведения не учитываются в дубликате.
Учет ведется на каждом предприятии, включая индивидуальных предпринимателей. Постановлением определены правила по хранению документов, ответственным за которое является начальник организации и сам работник. Какие требования предъявляются к ведению трудовых книжек:
- все даты пишутся арабскими цифрами;
- чернила должны быть устойчивы к УФ свету, разрешается черный и синий цвет, но только шариковой, перьевой ручкой (гелевые чернила использовать нельзя);
- нельзя делать сокращений (независимо от длины названия);
- все сведения должны соответствовать нормативам ТК РФ о работнике, должность, перевод на иное место, увольнение по статье, завершение трудового стажа, поощрения;
- язык написания государственный;
- все данные должны соответствовать указанному приказу;
- сроки внесения записей при приеме на работы не позднее 7 дней, при увольнении в последний рабочий день, если иное не предусмотрено трудовым договором;
- все записи нумеруются;
- работодатель должен ознакомить сотрудника с внесенной записью, что подтверждается его личной подписью в карточке.
Хранить трудовые книжки следует в недоступных для третьих лиц местах — используйте сейфы, шкафы с замками
В случае порчи документов в период их хранения на предприятии, организация может облагаться штрафными санкциями. При невостребованности документов по разным причинам, организация обязана их хранить определенный период времени:
- трудовая книжка 75 лет;
- учет ее движения (книга учета) 75 лет;
- учет бланков (приходно/расходная книга) 5 лет.
Выдача по требованию производится под роспись получателя, так как все бумаги нумеруются и являются подотчетными в организации.
Лица, ответственные за ведение трудовой книжки
Ответственное лицо за хранение и ведение работодатель, на которого возлагается ряд взысканий согласно законам РФ:
- штраф до 50 тыс. рублей или приостановление рабочей деятельности на период до 3-х месяцев;
- дисциплинарное взыскание в форме снятие с занимаемой должности до 3-х лет;
- материальная ответственность за нанесенный работнику ущерб.
При нарушении установленных законом норм следует обращаться в государственный надзор, а также в правоохранительные органы и к опытным адвокатам.
Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно ее заполнить, мы и расскажем в данном материале.
Как получить трудовую книжку
Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своем первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора . Далее ее следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.
Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашел ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.
Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.
Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах , в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.
Условия хранения трудовых книжек и их выдачи
Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.
Так, условия хранения документа должны быть следующими:
- в шкафу среди важных документов;
- в сейфе.
Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.
Условия выдачи книжки на руки ее владельцу такие:
- при расторжении трудового договора;
- по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдается копия документа) в ФМС или же прочие органы;
- трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
- при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.
Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения еще не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.
Теперь перейдем к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.
Как оформляются трудовые книжки
Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:
Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.
При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.
При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк , состоящий из следующей информации:
- данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
- сведения о предыдущих местах работы;
- награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.
Процедура заполнения документа
Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.
Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий .
Содержание титульной страницы документа
Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:
Сведения о работе
Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:
- номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
- дата приема на работу;
- указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
- документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
- причина и дата увольнения;
- должность кадровика, подпись и печать компании.
При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.
Раздел, посвященный наградам и поощрениям
Очень часто данный раздел не заполняют , даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.
Раздел следует заполнять следующим образом:
- номер записи;
- дата присвоения поощрения;
- вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.
Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.
Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку
Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.
При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.
Также в ней фиксируются такие данные , как:
- информация о повышении квалификации;
- присвоение категории;
- прочие сведения.
Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.
Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.
Если места в книжке больше нет
Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш
с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.
При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.
Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.
Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.
Глава Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Юрий Герций выступил против отмены трудовых книжек в России, которую предлагает Минздравсоцразвития. Руководитель Роструда полагает, что трудовая книжка нужна, потому что "она дисциплинирует и работника, и работодателя", и что "трудовые книжки еще рано отменять, особенно с точки зрения малых предприятий, которые к этому еще не готовы".
Алексей Захаров, президент рекрутингового портала Superjob.ru:
— Трудовые книжки можно было уже давно отменить. На Западе трудовых книжек никогда не было. Это чисто российское, а точнее, советское изобретение. Существование такого документа было оправдано в условиях командной экономики СССР, когда рабочие приписаны к заводу, а колхозники — к колхозу. В наш электронный век и в условиях рыночной экономики трудовая книжка не нужна. Взамен существует система пенсионного персонифицированного учета. Пенсионный фонд хранит всю информацию о карьере человека: где и когда работал, какую зарплату получал. Соискателям не требуется трудовая, чтобы доказать свой трудовой стаж при оформлении пенсии. В целом жизнь специалистов по кадрам без этих книжек станет намного легче. Работодателям трудовая книжка позволяет проверить подлинность информации, указанной в резюме, но существует множество других путей проверки: изучение трудовых договоров или звонки предыдущим работодателям. Функции трудовой книжки может взять на себя трудовой договор. Осталось только привить людям соответствующее отношение к этому документу, который не все еще научились воспринимать всерьез.
Вадим Дымов, председатель совета директоров компании "Дымов":
— Их надо отменить как анахронизм. В трудовых книжках нет необходимости, ведь у соискателей всегда есть резюме. Тем более можно всегда позвонить на предыдущее место работы сотрудника и там все выяснить. В конце концов, после трех месяцев испытательного срока станет понятно, что собой представляет новый сотрудник. А оценивать работника по трудовой книжке неправильно, она мало что может сказать о его реальных навыках: там только сухие строчки, и больше ничего. К тому же такая процедура еще и унижает достоинство человека, ведь он не собака или кошка, чтобы вся его информация была там записана.
Александр Починок, член Совета федерации, в 2000-2004 годах — министр труда и социального развития:
— Трудовые книжки нужно отменять, только делать это надо не по-русски, а по-человечески. То есть отменить нужно не сами трудовые книжки, а их обязательность. Тот, кто трудился много лет и для кого трудовая книжка — единственный документ, подтверждающий квалификацию, пусть ею владеет. Новому поколению трудовые книжки совершенно не нужны, потому что сейчас действуют другие принципы оценки людей: работодатель проверяет умения и навыки человека, смотрит рекомендации с других мест работы. Как документ для получения пенсии и для льгот трудовая книжка тоже перестала быть существенной. Нужно вводить универсальную электронную карту, и можно спокойно отменить не только трудовые книжки, но и паспорта, которые стали страшным анахронизмом. Паспорт, как и трудовая книжка,— документ малоинформативный, относительно легко подделываемый и выполняющий крайне мало функций. Значит, его нужно отменить.