Индивидуальные предприниматели имеют право оказывать услуги по грузоперевозкам, используя свой собственный грузовой транспорт. Как и любые юрлица, они обязаны формировать определенные документы. Путевой лист грузового автомобиля предприниматели должны формировать, используя спец. форму.
Индивидуальные предприниматели, являющиеся владельцами грузового транспорта и использующие его в своей деятельности, должны формировать путевки для каждой единицы транспорта. Одна путевка может оформляться на срок от одного до тридцати дней.
В большинстве случаев, путевые листы грузового автомобиля ИП формируются каждый день. Исключение составляют только те ситуации, когда шофер будет исполнять заказ на протяжении длительного времени, не возвращаясь в гараж. Если на одном ТС работают несколько шоферов, путевка должна быть сформирована на каждого из них.
Если предприниматель, владеющий транспортом, является водителем, он должен оформить путевку на себя. Путевка содержит сведения о пройденном расстоянии, а также о датах исполнения заказов. Эта информация требуется для того, чтобы рассчитать цену оказанной услуги, размер зарплаты шоферу, а также стоимость потраченного горючего.
Как заполнить путевку
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя заполняется следующим образом:
- Сверху проставляется номер путевки по порядку, а также период, на протяжении которого будет эксплуатироваться грузовое авто.
- Далее вносятся сведения об ИП: его ФИО; адрес, по которому он зарегистрирован; номер контактного телефона.
- После этого указываются сведения о грузовом ТС: его тип, марка, номер гос. регистрации. Если авто имеет прицеп, то необходимо указать данные и о нем.
- Справа прописывается информация о шофере: его ФИО и номер водительских прав.
- В некоторых случаях предприниматели должны оформлять на авто лицензионные карточки. Их реквизиты обязательно должны быть отражены в путевке.
- Ниже должна быть сделана пометка о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, а также о проверке технического состояния ТС. Ответственные за это лица должны проставить свои личные подписи.
- Строчки «выезд» и «возвращение» предназначены для указания времени отъезда шофера и возвращения на место постоянной стоянки.
- При отправлении и возвращении обязательно должны быть сняты и записаны показания спидометра.
- Раздел «работа шофера и грузового авто» предназначается для указания сведений о компании-заказчике (ее наименование и местонахождение). Также в этот раздел вносятся сведения о месте назначения и отправления, а также о пройденном расстоянии.
- Таблица «результаты использования ТС» предназначена для указания итогов о проделанной работе – складываются данные по весу груза, времени работы и пройденному километражу.
- Пункт особых отметок необходим для указания информации о произошедших ДТП, ремонтах и вынужденных периодах простоя.
- Путевой лист грузового автомобиля ИП должен содержат личные подписи шофера, получившего в использование грузовое авто; механика, осуществлявшего проверку технического состояния ТС; диспетчера, выдавшего шоферу задание, а также самого предпринимателя.
- В самом конце должен быть проставлен фирменный штамп предпринимателя.
Бланк и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля можно найти в
Довольно часто предприниматель в своей деятельности используют личный автомобиль, это не запрещается законодательством. При этом, применяя УСН, можно списать по нему расходы ГСМ. Подтвердить такие расходы можно документами, которые подтверждают, что транспорт используется в производственных нуждах. Такими документами являются: накладная, чек, квитанция и путевой лист. В статье рассмотрим актуальные на 2018 год инструкции по оформлению путевого листа ИП для легкового и грузового автомобиля
Для чего нужен путевой лист
Путевой лист является первичным документом, который используется для учета авто и расчетов по работе на них с водителями. Кроме того, на основе листа можно рассчитать и списать ГСМ, начислить заработную плату, а также осуществлять контроль за использованием авто. Следует иметь ввиду, что требуется он не только для бухгалтерского учета, но по правилам коммерческих перевозок.
Путевой лист для ИП
Когда автомобиль, автобус или другое транспортное средство использует для коммерческих целей предприниматель, он задается вопросом – нужно ли ему заполнять путевой лист.
Ответ на этот вопрос однозначен, путевой лист должен заполняться всеми организациями и предпринимателями, использующими транспорт. Даже если ИП применяет специальные режимы налогообложения (УСН «доходы» или ЕНВД ), при которых учет расходов не ведется, это не освобождает его от обязанности заполнять путевые листы. Кроме того, составляется путевой лист не только с целью подтверждения расходов, но и для расчетов с водителями по оплате труда, а также для учета средств, затраченных на ГСМ. Путевой лист также может быть использован в качестве подтверждающего документа в спорах с налоговой по вопросам применения ЕНДВ или др.
Путевой лист грузового или легкового автомобиля
Важно! Путевой лист формы ПГ-1 не применяется, так как приказ, в соответствии с которым этот документ был утвержден утратил силу с 2008 года.
Наиболее удобным является использование самостоятельно разработанной формы листа, которая разработана на основе унифицированного бланка.
Рассмотрим подробно что должен содержать путевой лист разработанный самостоятельно или доработанный на основании унифицированного бланка.
| Реквизит | Содержание |
| Наименование листа и его номер | Например, «Путевой лист грузового автомобиля №123» |
| Период действия листа | Дата дня, в течение которого лист должен быть использован; Дата начала и окончания использования путевого листа, если предполагается его использование более одного дня |
| Информация по владельцу авто | ФИО предпринимателя, адрес и телефон |
| Информация по авто | · Тип ТС (например, легковой или грузовой автомобиль, автобус и т.д.); Госномер ТС; Показания пробега по одометру до непосредственного выезда из гаража и по прибытию; Дата и время выезда из гаража и по прибытию. |
| Информация по водителю | ФИО водителя ТС; Дата и время медосмотра водителя до непосредственного выезда из гаража и по прибытию. |
В таблице приведен перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в путевом листе. Дополнительные реквизиты предприниматель может добавить на свое усмотрение. Например, для указания информации, которая учитывает особенности предпринимательской деятельности, такие как перевозка пассажиров, багажа или груза.
Выдается путевой лист на срок от одного дня до месяца. Если срок больше 1 дня, то время отправки и возвращения указывается в часах, минутах, с указанием даты. Данные водительского удостоверения и лицензионной карточки обязательными для внесения в путевой лист не являются.
Когда на транспортном средстве поочередно работают несколько сотрудников, то выдать можно несколько экземпляров путевых листов на весь срок эксплуатации.
Как оформить путевой лист
Оформляется путевой лист в единичном экземпляре по каждому транспортному средству. Тип автомобиля обозначить нужно сразу же, в наименовании листа. То есть наименование будет одним из следующих: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист автобуса» и др.
Заполнением путевого бланка занимается специально утвержденный сотрудник. К примеру это может быть диспетчер, либо секретарь автотранспорта. Если таких сотрудников в организации нет, то отвечать за это может любой другой уполномоченный работник. Назначается такой сотрудник приказом предпринимателя. Вся внесенная информация в путевой лист должна быть заверена подписью с расшифровкой руководителя, а также штампа. Если водитель сам является ИП, что отметки в листе он вправе делать без дополнительного заверения подписью.
Путевые листы должны быть пронумерованы. После того, как выезжавший автомобиль вернулся в гараж, путевой лист подлежит проверке. Сделать это может механик, либо другой сотрудник, который отвечает за эксплуатацию авто. Проверив в листе данные по расходу топлива, показания по одометру и др. показатели, сотрудник заверяет документ подписью и (или) печатью.
Ответственность за отсутствие путевого листа у ИП
Важно! Путевой лист является одним из первичных документов. Хранить его нужно не менее 5 лет.
Если у предпринимателя отсутствует либо потерян путевой лист, то его могут привлечь к ответственности в виде штрафа:
10 000 рублей – при однократном нарушении;
30 000 рублей – если нарушение совершено не однократно в одном налоговом периоде;
40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налога, если отсутствие путевого листа привело к занижению налоговой базы.
500 рублей – штраф на водителя, который перевозит пассажиров или багаж без путевого листа.
Журнал учета путевых листов
Кроме обязательного оформления путевых листов, предпринимателю потребуется вести журнал учета путевых листов. Исключений по оформлению данного документа нет, их обязаны вести все предприниматели, у которых в собственности есть автомобиль.
Уже с 2013 года как для организаций, так и для ИП вести журнал учета путевых листов по унифицированной форме №8 не нужно. Разработать можно свою форму журнала. Однако, использовать специально разработанный бланк довольно удобно, поэтому многие предприятия оставили их в своей работе, доработав бланк под свои требования.
Журнал учета листов нужен для того, чтобы можно было проконтролировать выдачу и возврат путевых листов. В нем содержится информация абсолютно по всем листам, вне зависимости от периодичности выдачи этих документов.
Порядок заполнения журнала учета путевых листов
Журнал можно вести как в электронном виде, так и в бумажном варианте.
Титульный лист должен содержать ФИО предпринимателя, дата начала ведения журнала, либо период, на который данный документ заведен.
После заполнения журнала его нужно прошить, скрепить подписью предпринимателя и печатью, если она предусмотрена.
Основная часть журнала представляет собой таблицу и предназначена для заполнения информации по выдаваемым листам с указанием ФИО сотрудника. При возникающих особенностях маршрута заполняют графу «Примечание».
Путевой лист ИП если автомобиль в аренде
Частым вопросом является заполнение путевого листа при аренде автомобиля. Ведь оформлять путевые листы обязаны владельцы ТС. Однако, если ИП арендует автомобиль у другой организации, то он фактически и использует его, то есть является его фактическим владельцем. Соответственно, в такой ситуации заполнять путевой лист обязан арендатор ТС, а не его собственник. Основанием для этого будет являться договор аренды транспортного средства.
На территории Российской Федерации ИП вправе оказывать услуги по перевозке грузовым автотранспортом. Также большегрузные машины могут использоваться для доставки имущества при осуществлении иных видов коммерческой деятельности. Нормы отечественных актов законодательства предусматривают некоторые послабления для граждан, участвующих в хозяйственной деятельности. Отсюда возникает закономерный вопрос о необходимости наличия путевого листа грузового автомобиля индивидуального предпринимателя.
Использование ИП грузового транспорта
Действующие правила, установленные отечественными законодательными актами, не запрещают предпринимателям применять в своей коммерческой деятельности большегрузные автомобили.
При этом общие принципы использования такого транспорта предусматривают заполнение путевых листов ИП. Данное правило предусмотрено в п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и прямо запрещает перевозку пассажиров и груза без составления соответствующих формуляров организациями или предпринимателями.
Из изложенного следует, что в настоящее время ответ на вопрос, нужен или нет путевой лист для ИП, не вызывает сомнений и прямо содержится в отечественных актах нормотворчества, предусматривающих необходимость формирования документа.
Надо подчеркнуть, что индивидуальные предприниматели не могут составить путевой лист в произвольной форме, отразив в нем сведения по своему усмотрению, так как необходимые реквизиты утверждаются законодательно.
Путевой лист ИП грузового автомобиля
Минтранс РФ Приказом от 18.09.2008 N 152 ввел в оборот Обязательные реквизиты и порядок заполнения описываемых формуляров.
Согласно поименованному акту нормотворчества путевые листы должны содержать:
- название документа и его номер;
- срок действия формуляра в диапазоне от одного дня до месяца;
- информацию о владельце машины (обязательно отражается в путевом листе для ИП в виде ФИО, адреса и его телефона);
- сведения о транспорте с указанием типа и модели ТС, госномера, полного километража пробега при выезде и заезде в гараж, а также момента убытия машины с места стоянки;
- ФИО лица, управляющего грузовиком, и время его предрейсовой медицинской проверки завершают оформление документа.
Помимо вышеназванных данных на бланке путевого листа для ИП можно разместить дополнительные реквизиты, не указанные российским Минтрансом.
Важно помнить, что на каждый автомобиль формируется самостоятельный документ. Если же одной машиной управляют два и более лица, то на каждого водителя следует заполнить отдельный формуляр.
Аналогичные правила применяются и в случае оформления индивидуальным предпринимателем путевого листа такси или на иные транспортные средства.
Также надо учитывать, что каждый описываемый формуляр должен быть зарегистрирован ИП в соответствующем журнале, а заполненный бланк документа следует хранить не менее пяти лет.
Форма путевого листа
В настоящее время в Российской Федерации отсутствует официальный бланк путевого листа автобуса индивидуального предпринимателя, а также утвержденные формуляры на иные транспортные средства.
Каждый ИП может разработать собственный вариант документа или же использовать применявшуюся ранее форму ПГ-1, ныне не являющуюся обязательной в связи с изданием Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. При этом наличие описанных ранее обязательных сведений является непременным условием для каждого формуляра.
В заключение следует отметить, что штраф за отсутствие путевого листа для ИП предусмотрен ст. 12.31.1 КоАП РФ и его размер может достигать 30 000 рублей. При этом по данной норме Кодекса предприниматель отвечает в той же мере, что и организация.
Лицо, управляющее грузовиком без описываемого формуляра, может быть оштрафовано на 500 рублей согласно
Основным первичным документом для ИП, использующего автотранспорт, является путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя. Каким образом и на основании каких реквизитов заполняется форма? Каким законодательным актом утвержден бланк 2017 года? Все подробности ниже.
Путевой лист ИП грузового автомобиля для ИП
Если предприниматель использует в своей деятельности грузовой автотранспорт, он должен вести учет расхода топлива, начислять зарплату водителям и производить расчеты по транспортным перевозкам с заказчиками. Подобные задачи решает составление путевого листа – для ИП полагается оформлять форму сроком от 1 дня до 1 месяца.
Обратите внимание! Наиболее распространенный и удобный вариант заполнения путевых листов – ежедневный. Однако если водитель не имеет возможности каждый раз после выполнения заданий возвращаться в гараж, допускается составление документа на длительный период с закрытием по факту оказания услуг.
В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля для ИП может использоваться форма ПГ-1, утвержденная Минтрансом в приказе № 68 от 30.06.00 г. Она сейчас отменена – после введения приказа № 152 от 18.09.08 г. данный нормативный акт утратил силу и стали актуальны формы по постановлению № 78 – формы 4-С или 4-П. С 2013 года начал действовать Закон № 402-ФЗ, установивший право хозяйствующих субъектов самим разрабатывать и утверждать первичную документацию.
Отныне ИП могут создавать бланки путевых листов самостоятельно с соблюдением требований закона № 402-ФЗ и приказа № 152. Или применять любую из действовавших форм, ориентируясь на удобство использования. При этом нужно учитывать, что бланк 4-С рекомендуется для работы со спецтехникой; 4-П – для ИП, практикующих почасовую форму оплаты с водителями; ПГ-1 – для ИП, самостоятельно выполняющих услуги по грузоперевозкам или использующих транспорт в собственных производственных целях.
Путевой лист ИП на грузовой автомобиль – обязательные реквизиты
Форма должна содержать все необходимые сведения, без которых документ не будет считаться действительным. Выдача допускается на срок не более 1 месяца. При этом обязательны к отражению следующие данные:
- Информация о предпринимателе – адрес регистрации, ФИО ИП, контактный телефон.
- Информация о водителе транспортного средства – указывается ФИО гражданина, номер его водительского удостоверения, данные лицензионной карточки при наличии. Если ИП работает один и сам же является водителем, вносятся данные на предпринимателя.
- Информация о транспортном средстве – марка, регистрационные номера, показания спидометра при выезде из гаража/возвращении в гараж.
- Отметка о пригодности автомобиля – проставляется уполномоченным сотрудником.
- Отметка о состоянии здоровья водителя – также проставляется ответственным уполномоченным лицом.
- Информация о работе транспорта и водителя – раздел 1 предназначен для отражения данных о маршруте движения, заказчиках услуг, характере грузов. Отдельно формируются сведения по результатам работы водителя с указанием общих данных пробега, перевезенной массы груза и времени работы.
После выполнения услуг путевые листы сдаются предпринимателю, который самостоятельно или с помощью бухгалтера выполняет начисление зарплаты водителю, списывает ГСМ на основании данных о расходе топлива, приходует ТМЦ, выставляет акты транспортных услуг заказчикам.
Важно! Дополнительно проводится регистрация путевых листов в специальном журнале. Хранение бланков следует обеспечить в течение 5 лет, как подтверждающих первичных документов деятельности ИП.
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП
Размеры санкций устанавливает КоАП РФ. Применить меры взыскания при перевозках без оформленных согласно законодательным требованиям путевых листов вправе сотрудники ГИБДД. При этом штраф за отсутствие путевого листа для ИП взимается как за транспортировку грузов без документа, так и за оформление бланка с ошибками (без печатей, штампов, медицинского освидетельствования, дат и пр.).
Размеры санкций в 2017 г.:
- Согласно ст. 12.3 КоАП ч. 2 – 500 руб. для водителя.
- Согласно ст. 12.31.1 КоАП ч. 1 – 20 000-100 000 руб. для ИП.
Индивидуальные предприниматели, которые эксплуатируют легковые, грузовые автомобили или автобусы, для учета работы таких транспортных средств, а также списания израсходованных горюче-смазочных материалов, ведут путевые листы. О путевом листе ИП грузового автомобиля расскажем в нашей консультации.
Как заполнить путевой лист ИП
ИП может разработать форму путевого листа самостоятельно, а может воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 .
Приведем утвержденные Госкомстатом бланки путевых листов грузового автомобиля для ИП и организаций:
В любом случае указанные выше формы ИП необходимо доработать, чтобы обеспечить наличие в них всех обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 (п. 3):
| Обязательный реквизит | Что указывать |
|---|---|
| Наименование и номер путевого листа | К примеру, «Путевой лист № 25» |
| Сведения о сроке действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. В случае оформления листа более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока использования путевого листа |
| Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства | Фамилия, имя, отчество ИП, почтовый адрес, номер телефона |
| Сведения о транспортном средстве | — тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай), модель (в т.ч. прицепа, полуприцепа); — государственный регистрационный знак транспортного средства (прицепа, полуприцепа); — показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж; — дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его возвращения |
| Сведения о водителе | — Ф.И.О. водителя; — дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя |
ИП может предусматривать в путевом листе дополнительные реквизиты, которые учитывают особенности ведения им конкретной деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа.
Порядок заполнения путевых листов содержится в .
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП
Путевой лист - первичный учетный документ. Его хранение должно быть обеспечено, как минимум, в течение 5 лет (ст. 842 Раздела II Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , п. 18 Раздела III Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
За отсутствие или утерю путевых листов ИП может быть привлечен к ответственности в виде штрафа 10 000 рублей. Если такое нарушение совершено в течение более одного налогового периода, штраф составит уже 30 000 рублей. А если отсутствие путевых листов повлекло за собой занижение налоговой базы, штраф будет исчисляться в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Кроме того, если при перевозке пассажиров или багажа у водителя отсутствует путевой лист, он может быть привлечен к ответственности в виде штрафа в размере 500 рублей (