Уақытты басқарудың негізгі принциптері. Уақытты басқару: уақытты басқару. Уақытты басқару дегеніміз не

«Біз қатты жұмыс істегендіктен емес, нашар жұмыс істегендіктен, ұйымдастырылмаған түрде жұмыс істегендіктен, ақымақтықпен жұмыс істегендіктен шаршаймыз және шаршаймыз».

Физиолог Н.Е. Введенский

Уақыт - менеджер t – адамға өз уақытын дұрыс ұйымдастыруға және кез келген бизнесте максималды тиімділікке жетуге көмектесетін ережелер мен принциптерді қамтитын уақытты басқару әдісі. Тайм-менеджменттің көмегімен адам өз жұмысының немесе бос уақытының тиімділігі мен өнімділігін арттыра отырып, әр түрлі іс-әрекеттерге жұмсайтын уақытын саналы түрде басқара алады. Жоспарлау, бөлу, басымдықтарды белгілеу, мақсат қою адамға қазіргі өмірдің ақылсыз ырғағымен күресуге көмектеседі. Уақытты басқару адамға стресссіз бәрін жасауға және созылмалы шаршаудан аулақ болуға көмектеседі.

Бастапқыда тайм-менеджмент әдістері тек бизнесті жүргізу, жұмысты ұйымдастыру кезінде ғана қолданылды. Бірақ қазір тайм-менеджмент әдістері адамның жеке өмірінде күнделікті мәселелерді шешу, бос уақытын және демалысын дұрыс ұйымдастыру үшін де қолданылады.

Уақытты басқару тарихы

Сонау 1920 жылдары Еңбектің ғылыми ұйымы уақытты пайдаланудың тиімділігі адамның өзінің жеке тиімділігіне байланысты екенін айтқан. «Уақыт үшін күрес» деген атпен газеттерде мақалалар жариялаған «Уақыт» лигасы пайда болды. 70-ші жылдары биолог Любищев жасаған хронометраж әдісі танымал болды. Бұл әдіс адамның тиімді ойлауын дамыту құралы болып табылады, ол жеке уақытты ұтымды басқаруға және жеке тиімділікті арттыруға ықпал етеді.

2007 жылы Мәскеуде Қаржы-өндірістік институтында бірінші уақытты басқару кафедрасы ашылды. Бүгінгі таңда бұл бағыт өте танымал және танымал болды. Уақытты жоспарлау, ұтымды бөлу бойынша тренингтер, семинарлар көп.

уақыт менеджерібұл адамдардың психологиялық ерекшеліктерін, еңбек жағдайларын ескеретін және тиімдірек жұмыс кестесін ұсынатын адам. Ол адам бойындағы барлық жасырын резервтерді ашып, оның тиімділігін арттыру жолдарын ұсына алады.

Тайм-менеджер мен клиент арасындағы қарым-қатынас процесі психологиялық консультацияға ұқсайды, онда ол адамды тыңдайды, уақытты қалай бөлу керек, демалуға қанша уақыт бөлу керек, қалай басымдық беру керектігі туралы кеңестер мен кеңестер береді. Барлығын стресссіз орындау үшін күнді қалай жоспарлау керек.

Тайм-менеджерлер жеке консультациялар ғана жүргізбейді. Көбінесе оларды компаниялар еңбек процесін жақсартуға көмектесу үшін сарапшы ретінде шақырады. Ең алдымен менеджерге жұмыс уақытын дұрыс бөлуге және ұжымдағы міндеттерді дұрыс бөлуге үйрету. Олар компанияның қызметін, белгілі бір мәселелерді шешуге кететін уақыт мөлшерін зерттейді. Ақпаратты жинап, талдау жасағаннан кейін тайм менеджері компанияның күнделікті жұмысына түзетулер енгізеді.

• Белгілі бір тапсырмаларды орындауға кеткен уақытты талдау.
• Мақсатты бекіту, тұжырымдау және анықтау.
• Мақсатқа жету үшін жоспар құру, сонымен қатар басымдықтарды белгілеу.
• Мақсатты жүзеге асыру. Жоспарға сәйкес қандай қадамдар жасау керектігі туралы кеңес.
• Атқаратын істердің тізімін жасау.
• Хронометраж көмегімен уақытты жазу.

Уақытты дұрыс жоспарлауды үйренген адамның қандай артықшылығы бар?

«Босқа кеткен уақыт - бұл өмір сүру; Жақсы пайдалану үшін пайдаланылған уақыт - бұл өмір».

Е.Юнг

• Алға қойған мақсаттарына жетеді.
• Мақсаттарыңызға басқаларға қарағанда тезірек жетіңіз.
• Кез келген қызмет саласында табысқа жетуге қабілетті.
• Оның демалуға, туыстарымен және достарымен сөйлесуге көбірек уақыты бар.
• Белгілі бір уақыт ішінде көп нәрсені жасай алады.
• Қызметкерлер арасында міндеттерді дұрыс бөлу арқылы табысын арттырып, зейнетке шыға алады.
• Созылмалы шаршаудан арыла алады, стресске ұшырамайды.
• Әрқашан нақты әрекет жоспары бар.
• Ол ішкі еркіндік сезіміне ие және өз өмірін дербес басқарады.

Уақытты басқару түрлері

Қазіргі уақытта тайм-менеджмент мәселесіне көптеген түрлі көзқарастар бар. Сарапшылар үш негізгі түрді ажыратады:

• Жеке (жеке) уақытты басқару. Ол адамның жеке өзін-өзі дамытуымен, өз күнін дұрыс және жемісті ұйымдастыра білуімен байланысты.
• Уақытты кәсіби басқаруадамға өз жұмысын тиімді орындауға, жұмыс уақытын дұрыс ұйымдастыруға немесе ұжымдағы міндеттерді орынды бөлуге көмектеседі.
• Әлеуметтік уақыт – басқарутұлғааралық қатынастарды немесе бірнеше адамның уақытын басқаруды реттейді. Мысалы, корпоративтік.

Уақытты басқарудың негізгі түсініктері

Уақытты басқару тұжырымдамасы -бұл уақытты түсіну және қабылдау тәсілі. Уақытты басқару тұжырымдамасы адамға өз уақытын басқаруды үйренудің себебі мен мақсатын анықтауға көмектеседі. Бұл процестің құндылығын түсініңіз, сонымен қатар уақытты басқарудың негізгі принциптерін түсініңіз.

Уақытты басқару әдістері- белгілі бір мәселені шешуге көмектесетін әрекеттердің белгілі бір тізбегі.

Уақытты басқару жүйесі- мақсатыңызға мүмкіндігінше тез және тиімді жетуге мүмкіндік беретін тұжырымдамалар мен әдістер жиынтығы.

Жұмысты дұрыс ұйымдастыру немесе басшылықтың іс-әрекетті сауатсыз ұйымдастыруы компания қызметкерлерінің үнемі уақыт тапшылығын сезінуіне әкеледі. Бұл жалпы кәсіпорынның тиімділігі мен табыстылығына әсер етеді.

Уақыттың жетіспеушілігі келесі жағдайларда пайда болады:

• Күнделікті кесте жоқ.
• Егер менеджердің көмекшісі өзінің күнделікті тәртібінен хабардар болмаса.
• Телефон қоңыраулары мен келушілер көбінесе негізгі қызметтен алшақтатады.
• Егер басшы жауапкершілікті қалай бөлу керектігін білмесе.
• Егер жұмыс тез шаршауға әкелетін тұрақты асығыс орындалса.
• Қызметкерлер өз лауазымдарына сәйкес келмесе.
• Егер қызметкерлер өз мүмкіндіктерін дұрыс бағаламаса, жұмыс жылдамдығы.
• Қызметкерлер арасында мотивация болмаса (мысалы, жалақы тым төмен).

Кәсіпорын жұмысының тиімділігін арттыру үшін қызметкерлерге бір күндік жұмысты жоспарлауды үйрету қажет. Жоспар құру кезінде уақыттың 60% негізгі міндеттерге, 20% күтпеген және 20% стихиялы жағдайларға арнау керек. Ең бастысы, ұжымды бір күнге жоспарды жүйелі және жүйелі түрде жасауға дағдыландыру.

Менеджменттегі уақытты басқарудың тиімділігі қызметкерлерді жоспарлауға, басымдықтарды белгілеуге, тапсырмаларды орындау уақытын бақылауға, сондай-ақ тапсырмалардың дұрыс реттілігіне байланысты.

Бұл мәселелерді шешу үшін сіз тайм-менеджмент бойынша сарапшыны шақыра аласыз немесе қызметкерлерге тапсырмалар беріп, олардың жұмысының тиімділігін бақылайтын кәсіпорыныңыздың менеджерін оқыта аласыз. Менеджер негізгі және бірнеше қосалқы тапсырмаларды беруі керек. Күннің соңында қызметкер орындалу туралы есеп береді.

Уақытты басқарудағы жеке уақытты басқару

Жеке уақытты басқаруға келетін болсақ, жеке өмірде қолданылатын уақытты басқарудың негізгі ережелері бар:

1. Ешқашан жұмысты үйге апармаңыз.
2. Өміріңізді ең аз уақыт алатындай етіп ұйымдастырыңыз.
3. Бос уақытты алдын ала жоспарлаңыз. Бұл эмоционалды ләззат алуды (кинотеатрға, театрға, концертке, мұражайға бару) қамтуы керек. Сондай-ақ физикалық (спорт, би және т.б.).
4. Демалу үшін тек демалыс күндерін ғана емес, аптаның ортасында кем дегенде бір күнді пайдаланыңыз. Мысалы, жұмыстан кейін велосипедпен жүріңіз немесе достарыңызбен саунаға барыңыз.
5. Демалыс кезінде шынымен демалу үшін қоңырауларды, поштаны, интернетті шектеңіз.

1. Уақытты басқарудың негізгі ережесі – мақсатты дұрыс қою.

Егер сіз өзіңіздің мақсаттарыңызды нақты анықтауды үйренсеңіз, сондай-ақ қандай тапсырмалар екінші кезектегі екенін анықтасаңыз, онда сіз көп уақытты үнемдейсіз.

Егер сіз уақытыңызды бір нәрсеге жұмсасаңыз, бұл сол сәтте сіз оны өте маңызды деп санайтыныңызды білдіреді. Бірақ солай ма? Өзіңізден сұраңыз, бұл әрекеттің нәтижесі мақсатыңызға жақындауға көмектеседі ме? Мақсат дегеніміз не? Мақсат – бүкіл процесс түпкілікті нәтижеге бағытталған кезде адамның бір нәрсеге ұмтылуы.

Мақсат қоюда алдымен негізгі құндылықтарды анықтау керек.

Сіздің қабілеттеріңізді және мотивацияңызды мойындаңыз. Мақсатқа жету жолында туындауы мүмкін проблемаларды, қажеттіліктерді және қиындықтарды талдаңыз. Мақсатыңызды ең ұсақ бөлшектерде, оның түпкі нәтижесін анық көрсетіңіз. Әрекеттеріңізді жоспарлаңыз, ресурстарды іздеңіз және іске асыруды бастаңыз.

Мақсат қоюдың әртүрлі әдістері бар. Бірақ барлық әдістердің ортақ мақсат қою алгоритмі бар:

1. Мақсат нақты түпкі нәтижемен мүмкіндігінше нақты болуы керек.
2. Мақсатқа жету қажеттілігі негізделуі керек. Бұл не үшін қажет және мен одан не аламын?
3. Мақсат шынайы болуы және оған жету механизмі айқын болуы керек.
4. Мақсатқа жетуге болатын мерзімдерді нақты анықтау қажет.

2. Уақытты басқарудың екінші негізгі ережесі – басымдық беру.

Қалай басымдық беру керектігін білу өте маңызды. Мақсатқа жетуде маңызды емес нәрселер бар және негізгі рөл атқаратындары бар.

3. Уақытты басқарудың үшінші негізгі ережесі – жоспарлау.

Мақсат қойғаннан кейін келесі қадам жоспарлау болып табылады. Жоспарлау уақытты басқарудың ажырамас бөлігі болып табылады. Ол келесі негізгі қадамдардан тұрады:

1. Уақытты басқару жоспарын құру.
2. Сіз маневр жасай алатын жобаны жасау кезеңі, мақсатқа жетудің әртүрлі нұсқаларын ойластырыңыз.
3. Қажетті ресурстарды анықтау кезеңі.
4. Мақсатқа жету жолында сізге көмектесе алатын адамдарды анықтау кезеңі.
5. Жоспарлау нәтижелерін бизнес-жоба, карта түрінде бекіту кезеңі.

Адам жоспарлаумен айналыса бастағанда, ойлау белсендіріледі, шығармашылық іске қосылады. Жоспар құру арқылы сіздің мақсатыңыз нақтырақ болады, сіз шынымен не қалайтыныңызды және оған қалай жетуге болатынын түсіне бастайсыз. Бұл әрекетке арналған практикалық нұсқаулықтың бір түрі.

Адам өзі қалаған нәрсені жүзеге асырудың жоспарын құрмайынша, ол осы тақырып бойынша үнемі рефлексияда болады. Бірақ ой емес, әрекет сізді мақсатқа жақындатады. Мақсатқа жетудің әртүрлі тәсілдерін ескеретін егжей-тегжейлі жоспар жасалғанда, бұл сізге маневр жасауға мүмкіндік береді. Ол кейбір құралдармен және әдістермен жұмыс істемейді, сіз басқаларды сынап көре аласыз. Жоспарлау адамда икемділік пен кез келген жағдайға дайын болуды дамытады.

Жоспар құру сәттілікке жоғары мүмкіндік береді. Жоспардың болуы өзіңізге және қабілеттеріңізге сенімділік береді. Барлық табысты адамдар мен кәсіпкерлер жоспарлайды.

Жоспарлаудың негізгі әдістері. Қысқаша сипаттамасы

1. ABC жоспарлауалдымен ең маңызды нәрселерді (А әрпінің астында), содан кейін В және С жасау керек екеніне негізделген.

А санатындағы істер ең маңызды болып табылады. Олар барлық жағдайлардың 15% құрайды және нәтижелердің 65% әкеледі. B - барлық жағдайлардың 20% құрайтын және нәтижелердің 20% әкелетін маңызды істер. C санаты - бұл ең аз маңызды жағдайлар, олар 65% құрайды және нәтиже береді - 15%.

2. Парето ережесіНемесе 80/20 принципі. Бұл принцип кез келген күнделікті әрекетке қолданылады. Бір күнде жасайтын істеріңіздің 80% сізге қалаған нәтиженің 20% береді. Ал жоспарланған маңызды нәрселердің 20% сізді нәтижеге 80% жақындатады.

Мысалы: 20% адам капиталдың 80%, 80% адам капиталдың 20% иелік етеді. Клиенттердің 20% -ы 80%, ал 80% -ы 20% пайда береді.

3. Уақыт- бұл әдіс сіз өзіңіздің барлық әрекеттеріңіздің әр минутын және оған қанша уақыт жұмсағаныңызды жазып алуыңыз керек екендігінде жатыр. Бұл сіздің уақытыңыздың қайда және не үшін жұмсалатынын және кестеңізді қалай түзетуге болатынын түсінуге көмектеседі.

4. Тапсырмалар тізімін жасау- Бұл уақытты да, істерді де жоспарлауға мүмкіндік беретін ең қарапайым жоспарлау әдісі.

Тиісті істер тізімін қалай жасауға және оны орындауға болады?

1. Алдымен, өзіңізді бақылаңыз. Әртүрлі тапсырмаларды орындау үшін қанша уақыт қажет.
2. Кешке орындалатын істер тізімін жазыңыз.
3. Арнайы элементтерді жазыңыз. Мысалы: дүкенге барыңыз. Осы элементке сатып алу тізімін тіркеңіз.
4. Жұмысыңызды ғана емес, бүкіл күніңізді жоспарлаңыз.
5. Күніңізді оңай тапсырмаларды орындаудан бастаңыз. Бірден қорапшаларды белгілеп, істер тізімін орындау соншалықты қиын емес деген оймен күні бойы көңіл көтеру .. Мысалы, жаттығулар жасау және таңғы ас дайындау.
6. Істер тізімі әрқашан көз алдында болуы керек.
7. Кейінірек бірдеңе жасауға уақыт жоқ деп қобалжып қалмас үшін тізімге 7 артық істерді жазбаңыз..

• Барлық жоспарлау әдістерін қолданып көріңіз және ең қолайлысын таңдаңыз.
• Жазбаларды сақтаңыз.
• Барлығын жасауға тырыспаңыз. Ең маңызды және бірінші кезектегі нәрселерді жасаңыз.
• Әр күніңізді жоспарлаңыз. Сондай-ақ аптаға қосымша жоспар жасаңыз.
• Әрқашан өзіңізбен бірге қалам мен блокнот алып жүріңіз.
• Сәттілік күнделігін бастаңыз, ол сізді ынталандырады және сіздің дұрыс жолда екеніңізді еске салады.
• «Жоқ» деп айтуды үйреніңіз. Бұл қажетсіз адамдармен араласудан, қажетсіз нәрселермен айналысудан аулақ болуға көмектеседі.
• Бірдеңе жасамас бұрын, оның қаншалықты шұғыл екенін, қаншалықты маңызды екенін және бұл әрекет сізді мақсатыңызға қалай жақындататынын қарастырыңыз.
• Уақытыңызды босқа кетіретін әдеттеріңізді, әрекеттеріңізді талдаңыз. Уақыт бойынша сіз құтылуыңыз керек әрекеттерді бақылау оңай.
• Басқа адамдардың жұмысын жасамаңыз. Біреудің мақсатына жетудің құралы болмаңыз. Мақсатыңызға шоғырланыңыз.
• Өзіңізді жетілдіруге уақыт бөліңіз.
• Осымен тоқтамаңыз. Бір мақсатқа жеткеннен кейін келесісін қойыңыз.

1. Стивен Кови «Жоғары тиімді адамдардың 7 әдеті».уақытты басқаруды өзін-өзі жетілдіру элементі ретінде қарастырады. Міне, оның кеңестері:

• Алдымен не істеу керек екенін жасаңыз. Маңызды істерді кейінге қалдырмаңыз.
• Сіздің мақсатыңыз басты және маңызды болуы керек. Оған қарай жүр.
• Барлық әрекеттерді басымдықтар негізінде орындаңыз.
• Маңызды емес мақсатқа жету үшін көп күш жұмсамаңыз. Жұмсалған ресурстар мен түпкілікті нәтиже сәйкес болуы керек.
• Өмірді жеңілдетудің барлық жолдарын іздеңіз.

2. Дэвид Аллен жұмыс орнын дұрыс ұйымдастыруға кеңес береді, барлық қажетті кеңсе тауарларын алу. Сондай-ақ, файлдар шкафын жасаңыз, әр жағдай үшін сәйкес қалтаны жасаңыз. Аллен сонымен қатар 4 істер тізімін жазуға кеңес береді:

• Жақын арада атқарылуы тиіс істердің тізімін жасаңыз;
• Біріктірілген тәсілді қажет ететін жобаларды бөлек тізімге енгізу;
• Қандай да бір себептермен әлі аяқталмайтын жобалардың жеке тізімін жасаңыз;
• «Бір күні» тізімі.

3.Джулия Моргенштерн алдымен бағалауға кеңес бередітапсырмаларды орындауға қанша уақыт жұмсайсыз. Қандай факторлар сізді алаңдатады. Мүмкін сізді әлеуметтік желілер, қосымша жауапкершіліктер, нақты емес мерзімдер немесе психологиялық кедергілер алаңдатады.

• Әрбір әрекет үшін уақыт шеңбері орнатылуы керек.
• Егер сіз қандай да бір әрекетті орындай алмасаңыз, оны талдаңыз, мүмкін оны біраз уақытқа кейінге қалдыруға, басқа қызметкерлерге тапсыруға немесе толығымен тастауға болады.
• Заттар мен істерді сұрыптаңыз, онсыз жасай алатын барлық нәрселерден кеңістікті босатыңыз. Әр нәрсеге өз орнын, әр тапсырмаға өз уақытын беріңіз.

«Таңғы асқа бақа же»

Күні бойы ойларыңыз сіз орындағыңыз келмейтін немесе сізге ұнамсыз тапсырмаға оралмауы үшін күнді осымен бастаңыз. Осылайша сіз күні бойы көтеруге тура келетін эмоционалдық стресс пен ауыртпалықтан құтыласыз.

«Піл стейк»

Егер сізде жаһандық міндет тұрса, оны шешу үшін сізге көптеген әрекеттерді орындау қажет болса, онда бұл жұмысты бөліктерге бөліңіз. Одан пілді жасамаңыз, оны кесіңіз. Бұл тапсырманы орындауды жеңілдетеді. Сондай-ақ бұл тәсіл осы мәселені жақсырақ түсінуге ықпал етеді.

«Жоқ» деп айтуды үйреніңіз

Тайм менеджмент мүмкіндігінше көп істемей, дұрыс істеу керек нәрсені жасауға үйретеді. Керек емес нәрселерге «жоқ» деңіз, адамдар. Ешкімнің мақсатына жету құралына айналма. Мақсаттарыңызға шоғырланыңыз.

Қызметтеріңізді автоматтандыруға және барынша жеңілдетуге ұмтылыңыз.

Ұқсас әрекеттерді қатарынан жасаңыз, өйткені ми белгілі бір әрекет аймағына үйренеді. Әрі ол одан тезірек өтеді.

Биологиялық ырғақтарыңызды тыңдаңыз. Күш пен белсенділіктің ерекше толқынын сезінген уақытта жұмыс жасаңыз. Ең аз белсенділік кезеңінде өзіңізге үзіліс беріңіз. Денеңіздің қажеттіліктерін тыңдаңыз. Кейде «екінші желді» ашу үшін 15 минуттық үзіліс жеткілікті.

Уақытты басқаруға арналған ең жақсы кітаптар:

• Уақытты тиімді басқару. Б. Трейси
• Уақыт қозғалысы. Қалай өмір сүруге және жұмыс істеуге болады. Архангельский Г
• Уақытты басқару қиын: өміріңізді бақылауға алыңыз. Д.Кеннеди
• Аз жұмыс істе, көп істе. C. Глисон
• Мұның бәрі тозаққа! Оны алыңыз және жасаңыз. Р.Брансон
• Экстремалды уақытты басқару. Н.Мрочковский, А.Толкачев
• Уақытты басқару бойынша практикалық курс. И.Абрамовский
• Аптасына 4 сағат жұмыс істеп, сонымен бірге кеңседе «қоңыраудан қоңырауға» ілінбеу, кез келген жерде тұру және бай болу. Т. Феррис
• Істі аяқтау: стресссіз өнімділік өнері. Д. Аллен

Тайм-менеджменттің тиімділігі оның негізгі ережелерін сақтауыңызға, сондай-ақ оның не үшін қажет екенін, уақытты қалай басқаруға болатынын және сізде қандай артықшылықтар болатынын нақты түсінуге байланысты.

Заманауи өмірдің құтырған қарқыны көбінесе уақыттың үнемі жетіспеушілігіне әкеледі. «Кездесулер, есептер, кездесулерді жоспарлау, клиенттермен кездесулер, қоңыраулар, жобалар, жеке өмір - мен дөңгелектегі тиін сияқты айналамын, бірақ ештеңе істеуге уақытым жоқ», - деп шағымданады кейбіреулер. Сонымен, дәл осы уақыт аралығында кейбіреулердің басқаларға қарағанда әлдеқайда көп жұмыс істеуінің себебі неде? Жауабы анық - уақытты басқару, оны сауатты жоспарлауда және ұтымды пайдалануда, бұл жоғары өнімділікке әкеледі.

Уақытты басқару дегеніміз не?

Уақытты басқару(ағыл. time management – ​​уақытты басқару) – ағымдағы тапсырмаларды тиімдірек және өнімді орындауға мүмкіндік беретін жеке уақытты ұйымдастыру және жоспарлау процесі. Уақытты дұрыс басқару қиынырақ емес, алдымен ақылдырақ жұмыс істеуге мүмкіндік береді, осылайша істер тізіміңіз қаншалықты үлкен болса да, аз уақытта көп жұмысты аяқтай аласыз. Өз уақытыңызды басқара алмау сіздің тиімділігіңізге зиянын тигізіп қана қоймайды, сонымен қатар тапсырмаларды орындаудағы тұрақты кешігуге байланысты стрессті тудырады.

Сарапшылар уақытты басқарудың екі түрін ажыратады: жеке және корпоративтік. Кең мағынада уақытты басқару кіші түр ретінде компания уақытын басқару механизмі болып табылады. Корпоративтік уақытты басқаруда компанияның барлық қызметкерлерінің жұмыс уақытын басқаруға басты назар аударылады, ал әрбір жеке қызметкердің уақытты ұтымды пайдалануы корпоративтік жүйені дұрыс құрудың нәтижесі болып табылады.

Тар мағынада тайм-менеджмент - бұл әр адамның жеке уақытын ұйымдастыру. Бұл белгілі бір таңдау еркіндігі бар және икемді кестеге ие жұмыскерлердің санаттары үшін маңызды. Адам өз бетінше шешім қабылдауға және өз жұмысының процесін ұйымдастыруға мәжбүр болған кезде, ол жеке уақытты ұйымдастыру технологияларын меңгеруі керек.

Уақытты басқару не үшін қажет?

Уақытты басқаруды пайдаланудың пайдасы орасан зор:

1. Өнімділік пен еңбек өнімділігін арттыру.
2. Жақсартылған кәсіби бедел.
3. Стресс деңгейінің төмендеуі (тапсырмалар уақытында орындалды).
4. Мансаптық өсу мүмкіндіктері кеңейеді.
5. Маңызды өмірлік және мансаптық мақсаттарға жету үшін үлкен мүмкіндіктер.
6. Отбасымен және достарымен сөйлесуге көбірек жеке уақыт бар.

Сонымен қатар, уақытты тиімді басқара алмау өте жағымсыз салдарға әкелуі мүмкін:

1. Бұзылған орындалу мерзімдері (deadline) тапсырмалар.
2. Тиімсіз жұмыс процесі.
3. Жұмыс сапасының төмендігі.
4. Кәсіби беделінің төмендігі және мансаптық өсудің болмауы.
5. Стресстің жоғары деңгейі.

Уақытты басқару кезеңдері

Уақытты басқару бірнеше қадамдарды қамтиды, соның ішінде:

1. Мақсат қою.
2. Уақытты жоспарлау және бөлу.
3. Тапсырмаларды беру және ресурстарды басқару.
4. Уақыт шығындарын талдау.
5. Уақытты бекіту.
6. Басымдылық.
7. Тапсырмаларды орындау.
8. Мақсатқа жетуді, жоспарлардың орындалуын бақылау, нәтижелерді қорытындылау.

Уақытты басқарудың негізгі ережелері

1. Тапсырмалар тізімін жасаңыз

Алдымен сіз орындау қажет барлық тапсырмалардың тізімін шешуіңіз керек. Тізімде барлық жұмыс тапсырмаларын ғана емес, сонымен қатар жеке тапсырмаларды да көрсетіңіз. Күні, аптасы, айы, жыл ішінде орындалуы қажет тапсырмалар негізінде тізім жасаңыз. Жеке өміріңізді, достарыңызбен кездесулерді, емханаға баруды ұмытпаңыз, тізімде өзін-өзі дамыту уақытын көрсетіңіз және мерекелер туралы ұмытпаңыз.

2. Уақыт алыңыз

Тапсырмалар тізімін жасағаннан кейін әр тапсырманың алдына оны орындауға қажетті болжалды уақытты (минут, сағат, күн) жазу керек. Бұл кейінірек сіздің күнделікті жұмысыңызды жоспарлау кезінде пайдалы болады.

3. Басымдылық

Әдетте, әрқашан тапсырмалар көп және бәрін бірден орындау мүмкін емес. Сондықтан дұрыс басымдық беру керек. Басымдылық критерийлері әртүрлі болуы мүмкін - бұл жеке мотивтер және қаржылық сыйақылар. Эйзенхауэр матрицасын басымдықтарды анықтау үшін нұсқаулық ретінде пайдалануға болады.

Эйзенхауэр жағдайының матрицасы

Барлық тапсырмалар 4 топқа бөлінеді:

1. Шұғыл және маңызды – бірінші орында және толық көлемде орындалады (сыни тапсырмалар).
2. Маңызды, бірақ шұғыл емес, екінші орында. Мұндай мәселелерді шешуді белгілі бір уақытқа кейінге қалдыруға болады, бірақ олар да толығымен шешілуі керек.
3. Шұғыл, бірақ маңызды емес міндеттер - бұл шұғыл болғанымен, маңызды емес. Мұндай тапсырмаларды орындауды басқа адамдарға тапсырған жөн, егер бұл мүмкін болмаса, оны кейінге қалдырыңыз, өйткені олар маңызды міндеттерді шешу үшін «уақытты жұтады».
4. Шұғыл емес және маңызды емес - бұл принциптік мағынасы жоқ және олар орындалмаса, ешқандай салдар тудырмайтын міндеттер. Мұндай нәрселерді тізімнен қауіпсіз түрде кесіп тастауға болады.

4. Іс-әрекет жоспарын (тапсырмалар) жасаңыз.

Қолыңызда тапсырмалар тізімін, олардың басымдылығы мен уақытын ала отырып, сіз күн, апта, ай үшін тапсырмалар кестесін жасай аласыз. Енді: «Менде бұл көп нәрсені қайталауға уақытым болмады» деп уайымдаудың орнына, сіз өзіңіздің өміріңізде бар уақытты ескере отырып, шынымен жасай алатын барлық нәрсені аяқтағаныңызды түсінесіз.

5. Ақпаратты сүзгілеу

Қазіргі ақпарат ағыны әлемінде уақыт өте оңай жоғалады. Сондықтан, барлық ақпараттық шуды жоюды үйреніңіз және тек сізге қажет ақпаратты өңдеуге шоғырланыңыз.

6. Тапсырмалар арасында шашырап қалмаңыз

Бастаған істі аяқтаңыз, аяқтамай қалдырмаңыз. Тайм менеджмент сарапшылары «тітіркендіретін тапсырманы» шешуге қайта-қайта оралу адамның өнімділігін бес есе төмендететінін атап өтеді!

Сондай-ақ, бір уақытта бірнеше істі қабылдамаңыз (әрине, егер сіз көп тапсырмалы гуру болмасаңыз). Бұл барлық тапсырмаларды бөлек орындаудан ұзағырақ уақыт алады және олардың орындалу сапасын төмендетуі мүмкін.

7. Уақытты ысырап етушілерді жойыңыз

Уақытыңызды босқа кетіретін барлық нәрсені жойыңыз: әлеуметтік желілерді, телешоуларды шолу, қосымша кофе-брейктер және әріптестермен ештеңе туралы сөйлесу және т.б. Егер сіз күнделікті жұмысты көп жасасаңыз (мысалы, деректерді жинау және өңдеу), бұл процесті мүмкіндігінше автоматтандыруға тырысыңыз.

8. Тәртіпті сақтаңыз

Жұмыс үстелін ретке келтіріңіз, құжаттамаңызды реттеңіз және оны сөрелерге қойыңыз, компьютеріңіздегі ақпаратты реттеңіз, дерекқорлармен байланысыңыз және т.б. Мұның бәрі қажетті ақпаратты (құжаттарды) іздеу кезінде сіздің өміріңізді айтарлықтай жеңілдетеді және көп уақытты үнемдейді.

9. Белгіленген уақытта жұмыс істеу

Әр адамның өз биоритмдері бар, белсенділіктің шыңында екеніңізді анықтаңыз. Дәл осы сағаттарда ең қиын тапсырмаларды орындау керек, өйткені. максималды концентрация мұндай мәселелерді тиімдірек және өнімді шешуге мүмкіндік береді.

он. Демалуды ұмытпаңыз

Міндетті түрде өзіңізге уақыт бөліңіз: спортзалға барыңыз, саяхаттаңыз, хобби туралы ұмытпаңыз, кешті отбасыңызбен өткізіңіз. Демалыс адам жұмыста тиімді!

Уақытты ұйымдастыруға арналған әмбебап коллекция ассистенті әрқашан қолыңызда болса жақсы болар еді. Біз уақытты басқарудың 25 әдістемесінің әмбебап тізімін дайындадық, олар басымдықтарды анықтау, жоспарлау және жұмыс және демалыс процесін ұйымдастыру үшін санаттарға бөлінген.

Басымдылық

1. ABC талдауы

Бұл әдіс ең маңызды және маңызды емес жағдайлардың пайызына негізделген. Барлық тапсырмалар маңыздылығына қарай үш сыныпқа бөлінеді:

A. Істердің жалпы санының 15% құрайтын маңызды істер және олардың мақсатқа жетудегі үлесі 65%.

C. Маңызды міндеттер – олардың жалпы санының 20%, мақсатқа жетудегі маңыздылығы 20%.

C. Маңыздылығы аз міндеттер олардың жалпы санының 65%, ал маңыздылығы 15% құрайды.

ABC талдауын пайдалану үшін келесі әрекеттерді орындау қажет:

• барлық болашақ міндеттердің тізімін жасаңыз;
• оларды маңыздылығы бойынша жіктеу және оларға басымдық беру;
• А, В және С санаттары бойынша тапсырмаларды бағалау;

2. Эйзенхауэр матрицасы.

Тапсырмалар өзектілігі мен маңыздылығына қарай топтарға бөлінеді:

A - шұғыл және маңызды мәселе

B - Шұғыл емес, бірақ маңыздырақ

S - Шұғыл, бірақ маңызды емес

D - шұғыл емес және маңызды емес

Тапсырма қай топқа байланысты, оны орындау немесе тапсыру реті байланысты.

3. Парето әдісі

Парето әдісі - 80/20 принципі бойынша тапсырмаларды бөлу: 80% тапсырмаларды жұмсалған уақыттың 20% -ында шешуге болады; қалған 20% тапсырмалар жұмсалған уақыттың 80% алады.

Жоспарлау

4. Барлық жағдайлардың тізімі

Барлық жағдайларды жазу күннің, аптаның, айдың жұмыс көлемін жоспарлауға көмектеседі. Сондай-ақ, сіз өзіңіздің жұмыс жүктемеңізді және маңызды және өте маңызды емес тапсырмалардың арақатынасын анық көре аласыз. Сонымен қатар, егер мұндай тізім әрқашан қол астында болса, «Не істеу керек?» Деген сұрақ туындайды. бірден шешілетін болады.

5. Биологиялық ырғақтарды есепке алу

Заттарды жоспарлағанда, сіз тек «тарк» сізді немесе «үкіні» ғана емес, сонымен қатар өнімділіктің шыңын да ескеруіңіз керек. Оны күндізгі өнімділікті бақылау арқылы анықтауға болады. Түскі асқа дұрыс уақытты анықтау да жақсы болар еді. демалыс және өзін-өзі дамыту.

6. Күнделік жүргізіңіз

Жүйеге бұрын жазылған істерді ұйымдастырыңыз: күнделіктегі жазба, Excel электрондық кестесі, телефондағы қосымша және т.б. Ең бастысы, сізде бір күндік жұмыс көлемі туралы түсінік бар және ең кішкентай тапсырманы да ұмытпаңыз.

7. Дұрыс құралдар

Қолданбалардың барлық түрлері кешіктіру және уақыт тұзақтарымен күресуде біздің қаруымыз болып табылады, сондықтан арсеналыңызды жаңартқан дұрыс. Тізімдер мен топтық жұмыс жасау үшін ең ыңғайлы және дәлелденген бағдарламалар мен қосымшаларды оқыңыз.

8. «Уақыт есебі» техникасы

«Уақыт ұстау» техникасы кез келген тапсырмаларға, тіпті таңғы жаттығулар немесе түскі ас сияқты қарапайым тапсырмаларға уақытты белгілеу болып табылады. Сіз өз уақытыңызды өткізетін әрбір тапсырманы жазасыз, осылайша апта ішінде келесі тапсырмаларды шеше аласыз:

• уақыттың не үшін жұмсалатынын анықтау;
• хронофагтарды, яғни «уақыт жегіштерді» анықтау;
• «тиімділік сезімін» және «уақыт сезімін» дамыту.

9. Формула 10-3-2-1-0

Бұл әдістемені пайдалану үшін сізге салауатты жұмыс кестесі мен жеке уақытты сипаттайтын формуланы есте сақтау керек және күнделікті жоспарды жасау кезінде оны ұстану керек.

Ұйықтар алдында 10 сағат: кофеин жоқ.

Ұйықтар алдында 3 сағат бұрын: тамақ пен алкогольді ішпеңіз.

Ұйықтар алдында 2 сағат: жұмыс жоқ.

Ұйықтар алдында 1 сағат: электронды гаджеттер жоқ.

0 рет: Оятқыштағы Кейінге қалдыру түймесін қанша рет басуға болады.

10. Гант диаграммасы

Гант диаграммасы тапсырмалар мен уақытты көрнекі түрде көрсетуге арналған сенімді әдіс болып табылады. Тапсырмалар кестенің бір шкаласында, ал екіншісінде орындалу уақыты көрсетіледі. MS Project, Excel бағдарламаларында жасауға болатын графиктерді ұнататындар үшін өте қолайлы.

Еңбек пен демалысты ұйымдастыру

11. Помодоро техникасы

Орындау принципі: таймерді 25 минутқа бастаймыз, таймер шырылдағанша алаңдамай, зейін қойып жұмыс жасаймыз, содан кейін 5 минут үзіліс жасаймыз. 4 қайталаудан кейін біз ұзақ үзіліс жасаймыз - 20-25 минут. Осылайша, сіз үнемі жұмыс пен демалысты ауыстырасыз, әрекетті өзгертесіз және артық жұмыстан аулақ боласыз.

12. Бақаны же

Бақа - ең тітіркендіретін нәрсе. Алдымен олармен күрескен дұрыс. Аяқталғаннан кейін бұл нәрсе соншалықты қорқынышты емес және жағымсыз болып көрінеді, ал басқа тапсырмалар оңай болып көрінеді.

13. Салами әдісі

Шұжықтың таяқшасын қалай тыныш жеуге болады? Кішкене бөлікті кесу. Барлық күрделі, көп компонентті тапсырмалармен бірдей нәрсені жасау керек: оларды кішкене бөліктерге бөліп, күн сайын бір орындаңыз.

14. Делегация

Егер сіз көшбасшы болсаңыз, көп уақытты алатын және маңызды емес тапсырмаларды тапсырыңыз және стратегиялық маңыздырақ тапсырмаларға өзіңіз назар аударыңыз.

15. Істердің кезеңдерін қадағалаңыз

Істі ретімен орындауға ұмтылыңыз, алдымен біреуін аяқтаңыз, содан кейін ғана екіншісін бастаңыз. Бір нәрседен екіншісіне ауысқанда, процеске толығымен назар аудару үшін шамамен 10-15 минут қажет екенін айттық. Тапсырмадан тапсырмаға үнемі секіре отырып, сіз уақытты жоғалтасыз, дегенмен ауыр жұмыс иллюзиясы жасалған.

16. Кем дегенде 10 минут

Бұл әдіс жұмыс мәселелеріне емес, жеке өсу мен өзін-өзі дамытуға қатысты. Мысалы, егер сіз бұрыннан шетел тілін үйренгіңіз келсе немесе оны есте сақтағыңыз келсе, оған күніне кемінде 10 минут уақыт бөлуге тырысыңыз. Бұл спортқа, кітаптарға және т.б.

17. «Табылған уақыт»

Техниканың мәні: сізде жеткілікті уақыт болмайтын 15-20 шағын тапсырмалардың тізімін алдын-ала анықтау және кез келген қолайлы «терезе» болған кезде оларды орындауға дайын болу. Тізімге қосуды жалғастырыңыз.

18. Жұмыс – бастаудың ең жақсы жолы

Еңбек өнімділігі нөлге жетіп, жұмысы ауыр күндер болады. Бұл жағдайда үдеткіш үшін шағын тапсырмалармен жұмысты бастаған дұрыс: пошта, қоңыраулар, орындауға 20 минуттан аспайтын тапсырмалар.

19. Таңертең маңызды кездесулер жасаңыз

20. Жұмыс уақытын блоктарға бөлу

Жұмыс ағындарын блоктарға бөліңіз: қоңыраулар мен пошта, жиналыстар, жобалық жұмыс және т.б. Бұл күн ішінде шоғырландырылған жұмысқа уақыт бөлуге көмектеседі.

21. Барлығы үшін мерзімдерді белгілеңіз

Ең кішкентай тапсырманың да мерзімі болуы керек, әйтпесе «кейінірек» істер ағыны мәңгілікке созылады.

22. Еңбекке баулу

Қоңыраулар мен жиналыстар сияқты алаңдататын нәрселерді жойып, тапсырмаларды бірінші орынға қоюға бір-екі күн бөліңіз.

23. Жоқ деп айт

«Жоқ» - күшті сөз. Жаңа міндеттемеге «жоқ» деп айтқан кезде, сіз бұрыннан қабылдағандарыңызға құрмет көрсетесіз және оларды сәтті орындау мүмкіндігіне ие боласыз. Есіңізде болсын, келісім беру арқылы сіз бір нәрседен бас тартуыңыз немесе бір нәрседен бас тартуыңыз керек.

24. «Шұғылдың тираниясымен» күресіңіз

«Шұғылдың тираниясы» - бұл дәл қазір орындалуы керек шағын, маңызды емес міндеттер. Бұл үлкен проблема тудырады, өйткені шұғыл әрекет әдетте өте аз әсер етеді. «Шұғылдың озбырлығына» көніп, одан құтылу, тиісінше, маңыздырақ нәрсеге уақыт бөлу қиын болады.

25. Кеңседен шықпас бұрын ертеңгі күнге дайындал

Күнді аяқтаудың тамаша тәсілі - келесіге дайындалу. Күнді қорытындылаңыз, келесі күнге жоспар жасаңыз, жұмыс үстеліңізді ретке келтіріңіз.

Басшылар үшін уақытты басқару

Қатені тапсаңыз, мәтін бөлігін бөлектеп, басыңыз Ctrl+Enter.

Уақытты басқару дегеніміз не және жеке уақытты басқару техникасының негізгі принциптері қандай. Уақытты басқаруды өмірде қолданғысы келетіндер қандай ережелерді сақтауы керек және бұл адамға, оның жетістіктері мен мақсаттарына қалай әсер етеді. Тұжырымдаманы және маңызды сәттерді егжей-тегжейлі талдау.

Қазіргі адам үшін тәулігіне 24 сағат жеткіліксіз. Әсіресе, күн ішінде ең көп тапсырмаларды орындауға тырысатын кәсіпкер үшін. Жиі ол ұйқы мен демалысты құрбан етеді, кеш және аптасына жеті күн жұмыс істейді. Бірақ көбінесе мәселе уақыттың жетіспеушілігінде емес, оның дұрыс бөлінбеуінде.

Уақытты басқаруды өмірге енгізу мыналарға мүмкіндік береді:

• уақытты басқаруды үйрену;
• күніңізді бақылаңыз
• жеке уақытты бағалау;
• көбірек тапсырмаларды орындау;
• қойылған мақсаттарға жету;
• демалысты құрбан етпеңіз.

Бірақ уақытты басқарудың осы әдісін қолдануды бастамас бұрын, оны егжей-тегжейлі білу керек.

Уақытты басқару дегеніміз не: негізгі ұғымдар мен анықтамалар

Уақытты басқару – адамның өнімділігін арттыратын уақытты саналы басқару технологиясы. Ол басымдықтарды белгілеуге, уақыт шығындарын талдауға, жоспарлауға, мақсат қоюға, жұмыс күнін (апта, ай) ұйымдастыруға және тапсырмаларды беруге негізделген.

Сонымен қатар, тайм-менеджмент идеяны жүзеге асыру немесе мақсатқа жету үшін қажетті нақты қадамдар мен әрекеттерді талдауды қарастырады. Бұл сонымен қатар жоспарларды орындау мен қорытындылаудан тұратын мақсаттарға қол жеткізуді бақылауды қамтиды.

Уақытты басқару жұмысты да, жеке уақытты да басқару үшін қолданылады. Өйткені, кез келген жұмыс күні тек жұмыс емес, сонымен қатар демалыс, өзін-өзі дамыту, өзін-өзі тәрбиелеу, ойын-сауық және т.б.

Бұл технология тек бизнесмендерге, менеджерлерге, саясаткерлерге ғана емес, сонымен қатар үй шаруасындағы әйелдерге, студенттерге, мектеп оқушыларына және басқа адамдарға пайдалы. Ол сізге күн сайын қойылған барлық тапсырмаларды орындауға және сонымен бірге өмірден толық ләззат алуға мүмкіндік береді - демалуға, отбасына немесе хоббиге уақыт бөлуге, саяхатқа және т.б.

Барлығына күніне бірдей жиырма төрт сағат беріледі. Айырмашылық – уақытты қалай өткізуде. Жақсы жаңалық, сіз осы уақытқа дейін уақытыңызды нашар пайдалансаңыз да, оны ертеңнен бастап өзгерте аласыз. Уақытыңызды құны төмен әрекеттерге жұмсаудың орнына, оны жоғары ақы төленетін әрекеттерге жұмсай бастаңыз.

Егер сіз барлық қабықтарды алып тастасаңыз, онда сіз өте қарапайым анықтаманы ала аласыз:

«Уақытты басқару - бұл сіздің өміріңізді басқару құралы».

Біздің өміріміз көбінесе белгілі бір әрекеттерге жұмсалған уақытқа байланысты. Ал уақытты басқаруды үйрену өмірді басқаруды үйрену дегенді білдіреді.

Уақытты тиімді басқарудың принциптері қандай

Жеке уақытты басқару және жоспарлау принциптері 4 негізгі негізге негізделген:

1. Мақсатты дұрыс қою.
2. Өмірлік басымдықтарды дұрыс орналастыру.
3. Дұрыс әдеттерге баулу.
4. Жоспарлау құралдарын дұрыс пайдалану.

Мақсат қою

Көптеген адамдар мақсат қоюда жақсы емес. Осыдан олардың өнімділігі төмендейді, мотивация жоғалады, біраз уақыттан кейін адамның бір ғана мақсаты болады - демалу.

Мақсат қоюда қандай қателіктер бар?

Мысалы, жыл аяғына дейін көлік сатып алу ниеті мақсат емес.

Мақсат келесідей болуы керек: «Мен 2016 жылдың 25 желтоқсанына дейін 2016 Rolls-Royce Phantom сатып аламын». Яғни, ерекшеліктер мен мерзімдер (мақсатқа жетудің соңғы мерзімі) болуы керек.

Мақсат болуы керек:

• нақты;
• шектеулі уақыт;
• өлшенетін;
• шынайы.

Осы 4 компонентсіз мақсат мотивация бермейтін қарапайым тілекке айналады.

Жасыңыз 25 немесе 30-да, ал ата-анаңыздың 10, 15, 20 жыл өмірі қалғанын түсінсеңіз, нағыз себеп туады. Бұл сіздің біреуіңіздің басынан өтті ме, білмеймін. Бірақ егер біреуде болса, бұл тамаша. Өйткені біздің жақын адамдарымыз алға қойған мақсаттары ретінде бізге дамуға үлкен серпіліс береді. Содан кейін басқалар пайда болады - миссия, ауқым, әсер, барлық мүдделер. Бірақ азап шегіп, өз мотивациясын іздеп жүргендерге, оның жанып тұрғанын таба алмай, бос жерде отырғандарға өтініш айтқым келеді. Алысқа қарамаңыз. Өзіңіз үшін тұрыңыз - киім сатып алыңыз, тамақтануды бастаңыз, әдеттегідей киініңіз, содан кейін сіз өзіңіздің жақындарыңыздың өмірін толығымен өзгертуге қабілетті екеніңізді көресіз. Және бұл алғашқы қадамдар үшін тамаша себеп.

Михаил Дашкиев - «Іскер жастар» жобасының негізін қалаушы және менеджері

Өмірлік басымдықтарды анықтау

Уақытты басқарудың тиімділігі көп жағдайда адамның өмірлік басымдықтарына байланысты. Олар мақсаттар сияқты маңызды. Бірақ мұнда да адамдар үнемі қателеседі.

Өмірлік басымдықтар көбінесе өзіне қатысты болуы керек. Яғни, ең алдымен, сіз ойлануыңыз керек: «Мен үшін не маңызды? Өмірімді және оның сапасын жақсарту үшін маған не қажет?

Дегенмен, тайм-менеджментті пайдаланатындардың барлығын өзімшіл деп ойлауға болмайды.

Барлық басымдықтар сүйікті адамға бағытталмауы керек. Сондай-ақ туыстар мен достар туралы ойлау керек. Әсіресе, егер бұл ата-ана, әйел немесе балалар болса. Әркімнің өз басымдықтары бар екенін түсіну керек. Яғни, біреу үшін тек оның амандығы маңызды болса, біреу үшін бүкіл отбасының амандығы маңызды.

Дегенмен, басымдықтардың негізгі бөлігі адамның өзіне бағытталуы керек. Сонда өнімділік төмендемейді және «жану» болмайды, содан кейін әдетте адамдар бас тартады.

Әдеттерді сіңіру

Мұнда мақсатыңызға жетуге көмектесетін пайдалы және жақсы әдеттер туралы айтып отырмыз. Соның арқасында бір күнде барлық жоспарланған тапсырмалар орындалады. Оның көмегімен сіз өзіңіздің өнімділікті арттыра аласыз.

Бұл қандай әдеттер? Мысалға:

• Күн сайын таңғы 5-те ояныңыз.
• Таңертең 10 км жүгіріңіз.
• Әрқашан уәделеріңізді орындаңыз.
• Кездесулерге уақытында келіңіз.
• Теледидар көрмеңіз немесе жаңалықтар оқымаңыз.
• Ешқашан ештеңеге шағымданбаңыз.
• Әрқашан шындықты айт.

Жақсы әдетті қалыптастыру үшін 21 күн қажет. Жаман әдеттерден бас тартуға да қатысты.

Жақсы әдеттерді дамытудың негізгі ережесі - айына 1 әдет. Иә, бұл процесс ұзаққа созылады. Әсіресе, 10-ға жуық әдетті енгізуді жоспарласаңыз. Бірақ «Мәскеу бірден салынбады».

Жоспарлау құралдарын қолдану

Күнделікті жоспарлаусыз уақытты тиімді басқару өте қиын және мүмкін емес дерлік. Сондықтан күнделікті жоспарлар уақытты басқарудың ажырамас элементі болып табылады.

Жоспарлауды әр күннің тапсырмаларының тізімі деп түсіну керек. Әр кеш сайын адам бір күннің қорытындысын шығарып қана қоймай, келесі күні атқаратын істердің тізімін жасайды. Ал жоспарлау үшін ол кез келген қолжетімді және ыңғайлы құралдарды пайдалана алады.

Дәстүрлі жоспарлау құралы қарапайым күнделік болып табылады. Ол қағаз немесе электронды болуы мүмкін. Дегенмен, біріншісін қолданған дұрыс, өйткені адам пернетақтада тергеннен гөрі қолмен жазғанда, ол жазылған нәрсені оңай есте сақтайды. Тиісінше, күн ішінде күнделікке азырақ қарап, маңыздырақ жұмыстардан алшақтатуға тура келеді.

Күнделікке мыналар кіреді:

• Қысқа және ұзақ мерзімді мақсаттар.
• Күнделікті істер тізімі.
• Жеке жазбалар.
• Жетістік белгілері.
• Олардың егжей-тегжейлі талдауымен өмір сүрген күндердің нәтижелері (орындалған тапсырмалардың саны, белгілі бір әрекеттерге жұмсалған уақыт, күн (апта) ішіндегі жеке тиімділік және т.б.).

Мұндай жазбалар кез келген электрондық нысанда сақталуы мүмкін. Ең бастысы, бағдарлама немесе қолданба тапсырмалар тізіміне жылдам өзгерістер енгізуге мүмкіндік береді.

Тайм-менеджментте бір күндік жоспарлар мен тапсырмаларды құру кезінде адамның биологиялық циклдерін ескеру әдеттегідей. Өйткені, әртүрлі адамдарда белсенділіктің көтерілуі мен төмендеуі әртүрлі уақытта болады. Сондықтан жоспарлау кезінде бұл мүмкіндік әрқашан ескеріледі.

Қорытындылай келе, жоспарлау уақытты басқарудың ең маңызды сәті екенін атап өтуге болады, онсыз уақытты басқару техникасы барлық мағынасын жоғалтады.

Қазіргі уақытты басқарудың 12 ережесі

Уақытты басқару күрделі ғылым емес және кез келген адам бұл әдісті меңгере алады. Сізге тек ойынның негізгі ережелерін сақтау керек.

1. Күнделікті жоспарлаңыз. Күнделікті істер тізімін жасаңыз және оны ұстаныңыз.
2. Нақты, нақты және уақытқа байланысты қысқа және ұзақ мерзімді мақсаттар қойыңыз.
3. Әрқашан өзіңізге (негізінен) немесе жақын адамдарыңызға бағытталған басымдықтарды ұстаныңыз.
4. Жеке және жұмыс уақытын (әлеуметтік желілер, компьютерлік ойындар, теледидар көру, қажетсіз телефонмен сөйлесу және т.б.) «жұтатындарды» өмірден алып тастаңыз.
5. Ең қиын нәрселерді алдымен жасаңыз және оларды кейінге қалдырмаңыз.
6. Әрқашан қажетсіз нәрселерге «Жоқ» деп айтыңыз.
7. Бір тапсырма орындалғанша оған назар аударыңыз. Яғни, олардың біреуі толығымен аяқталмайынша, бір әрекеттен екіншісіне өтуге болмайды.
8. Биологиялық циклдарды ескере отырып, өзіңізге ыңғайлы уақытта жұмыс жасаңыз.
9. Барлық кіріс ақпаратты сүзіңіз. Бұл әсіресе ақпараттық қоқыс көп болатын Интернеттің танымалдылығы дәуіріне қатысты.
10. Жұмыс үстеліндегі тазалықты сақтаңыз (соның ішінде компьютердің немесе ноутбуктің жұмыс үстелі).
11. Ыңғайлы жұмыс орнын ұйымдастырыңыз.
12. Бүгін сіздің өміріңіздің соңғы күні болуы мүмкін екенін әрқашан есте сақтаңыз. Еш нәрсе адамды өлімнен қорқу сияқты әрекетке итермелемейді.

Уақытты басқаруды өмірде пайдалану не береді

Біріншіден, тайм-менеджмент сізге уақытты қалай басқаруды үйренуге мүмкіндік береді, демек, әрекеттеріңізді және өміріңізді басқаруға мүмкіндік береді.

Екіншіден, бұл технология жаман әдеттерден арылып, оны жақсы әдеттерге ауыстыруға көмектеседі.

Үшіншіден, тайм-менеджментті пайдаланатын адамдар алға қойған мақсаттарына тезірек жетеді, оңай үйренеді және әртүрлі қызметте табысқа жете алады.

Сонымен қатар, уақытты басқарудың барлық ережелеріне сәйкес өмір сүретін адам:

• Демалуға көбірек бос уақыты бар.
• Қысқа уақыт ішінде бірқатар тапсырмаларды жылдам орындауға қабілетті.
• Стресстен аз әсер етеді.
• Стресс, созылмалы шаршау және ұйқының болмауынан туындаған ауруларға бейімділігі аз.
• Өз өмірін толығымен дерлік басқарады.

Мұның бәрі уақытты басқарудың артықшылықтары туралы бөлімге жатады. Бірақ монетаның екінші жағы да бар.

Уақытты басқарудың кемшіліктері: неге барлығы уақытты басқара алмайды?

Технологияның өзі дерлік мінсіз көрінеді. Ең бастысы - біраз күш салу және адам өз өмірінің нағыз қожайыны болады. Алайда, кейбір себептермен көпшілігі жеке және жұмыс уақытын басқара алмайды. Мұның себебі бірқатар кемшіліктерде жатыр:

• Уақытты басқаруды қолданбас бұрын адам өзін-өзі реттеумен айналысуы керек. Және бұл көп уақытты қажет ететін мүлде басқа технология, сондықтан бәрі де мұны қаламайды және өздерінің бұлыңғыр мақсаттарымен және орындалмаған таудай тапсырмалармен жалғыз қалады.
• Технологияның күрделілігі уақытты басқарудың негізгі кемшілігі болып табылады. Өйткені, адам жай ғана өзін-өзі бұзады, жайлылық аймағынан шығады, психологиялық және эмоционалды түрде қалпына келтіреді, бұл көптеген адамдар үшін ауыр жұмысқа айналады.
• Уақытты басқару бойынша бірде-бір нұсқаулық немесе курс нақты әрекет жоспарын бермейді. Олар көбінесе барлығына жарамайтын жалпы әрекеттерді ұсынады.
• Жалғыз өз уақытыңызды басқару қиын, өйткені әрқашан өзіңізді қызықтыруға сылтау болады. Сондықтан, тайм-менеджмент «қамқоршы» бар командада (корпоративтік тайм менеджмент) көбірек әсер етеді.

Мен уақытты басқару, өзін-өзі басқару, өзін-өзі реттеу туралы көптеген кітаптарды оқыдым. Бұл кітаптардың көбі құрғақ тілмен жазылған. Көптеген жобалары, істері бар және дәл қазір, тіпті кеше де жасалуы керек адамның өміріне енгізуге болатын әдістер өте аз. Және бұл мәселе тек менде ғана емес, көп адамда бар екенін түсіндім.

Алексей Толкачев – «Жеңімпаздар мектебі» жобасының негізін қалаушы

Көріп отырғаныңыздай, технологияның негізгі кемшіліктері адам психологиясында жатыр. Біреу жаңа өмір жағдайларына оңай бейімделеді, бірақ біреу мұны істей алмайды.

Қорытындылай келе, тайм-менеджмент шынымен де өнімділікке, жеке тиімділікке және табысқа оң әсер ететінін атап өткім келеді. Ал сіз оны өміріңізге енгізуге тырыса аласыз. Дегенмен, бұл технологияға үлкен үміт артудың қажеті жоқ.

«Біз қатты жұмыс істегендіктен емес, нашар жұмыс істегендіктен, ұйымдастырылмаған түрде жұмыс істегендіктен, ақымақтықпен жұмыс істегендіктен шаршаймыз және шаршаймыз».

Физиолог Н.Е. Введенский

Уақыт - менеджер t – адамға өз уақытын дұрыс ұйымдастыруға және кез келген бизнесте максималды тиімділікке жетуге көмектесетін ережелер мен принциптерді қамтитын уақытты басқару әдісі. Тайм-менеджменттің көмегімен адам өз жұмысының немесе бос уақытының тиімділігі мен өнімділігін арттыра отырып, әр түрлі іс-әрекеттерге жұмсайтын уақытын саналы түрде басқара алады. Жоспарлау, бөлу, басымдықтарды белгілеу, мақсат қою адамға қазіргі өмірдің ақылсыз ырғағымен күресуге көмектеседі. Уақытты басқару адамға стресссіз бәрін жасауға және созылмалы шаршаудан аулақ болуға көмектеседі.

Бастапқыда тайм-менеджмент әдістері тек бизнесті жүргізу, жұмысты ұйымдастыру кезінде ғана қолданылды. Бірақ қазір тайм-менеджмент әдістері адамның жеке өмірінде күнделікті мәселелерді шешу, бос уақытын және демалысын дұрыс ұйымдастыру үшін де қолданылады.

Уақытты басқару тарихы

Сонау 1920 жылдары Еңбектің ғылыми ұйымы уақытты пайдаланудың тиімділігі адамның өзінің жеке тиімділігіне байланысты екенін айтқан. «Уақыт үшін күрес» деген атпен газеттерде мақалалар жариялаған «Уақыт» лигасы пайда болды. 70-ші жылдары биолог Любищев жасаған хронометраж әдісі танымал болды. Бұл әдіс адамның тиімді ойлауын дамыту құралы болып табылады, ол жеке уақытты ұтымды басқаруға және жеке тиімділікті арттыруға ықпал етеді.

2007 жылы Мәскеуде Қаржы-өндірістік институтында бірінші уақытты басқару кафедрасы ашылды. Бүгінгі таңда бұл бағыт өте танымал және танымал болды. Уақытты жоспарлау, ұтымды бөлу бойынша тренингтер, семинарлар көп.

уақыт менеджерібұл адамдардың психологиялық ерекшеліктерін, еңбек жағдайларын ескеретін және тиімдірек жұмыс кестесін ұсынатын адам. Ол адам бойындағы барлық жасырын резервтерді ашып, оның тиімділігін арттыру жолдарын ұсына алады.

Тайм-менеджер мен клиент арасындағы қарым-қатынас процесі психологиялық консультацияға ұқсайды, онда ол адамды тыңдайды, уақытты қалай бөлу керек, демалуға қанша уақыт бөлу керек, қалай басымдық беру керектігі туралы кеңестер мен кеңестер береді. Барлығын стресссіз орындау үшін күнді қалай жоспарлау керек.

Тайм-менеджерлер жеке консультациялар ғана жүргізбейді. Көбінесе оларды компаниялар еңбек процесін жақсартуға көмектесу үшін сарапшы ретінде шақырады. Ең алдымен менеджерге жұмыс уақытын дұрыс бөлуге және ұжымдағы міндеттерді дұрыс бөлуге үйрету. Олар компанияның қызметін, белгілі бір мәселелерді шешуге кететін уақыт мөлшерін зерттейді. Ақпаратты жинап, талдау жасағаннан кейін тайм менеджері компанияның күнделікті жұмысына түзетулер енгізеді.

• Белгілі бір тапсырмаларды орындауға кеткен уақытты талдау.
• Мақсатты бекіту, тұжырымдау және анықтау.
• Мақсатқа жету үшін жоспар құру, сонымен қатар басымдықтарды белгілеу.
• Мақсатты жүзеге асыру. Жоспарға сәйкес қандай қадамдар жасау керектігі туралы кеңес.
• Атқаратын істердің тізімін жасау.
• Хронометраж көмегімен уақытты жазу.

Уақытты дұрыс жоспарлауды үйренген адамның қандай артықшылығы бар?

«Босқа кеткен уақыт - бұл өмір сүру; Жақсы пайдалану үшін пайдаланылған уақыт - бұл өмір».

Е.Юнг

• Алға қойған мақсаттарына жетеді.
• Мақсаттарыңызға басқаларға қарағанда тезірек жетіңіз.
• Кез келген қызмет саласында табысқа жетуге қабілетті.
• Оның демалуға, туыстарымен және достарымен сөйлесуге көбірек уақыты бар.
• Белгілі бір уақыт ішінде көп нәрсені жасай алады.
• Қызметкерлер арасында міндеттерді дұрыс бөлу арқылы табысын арттырып, зейнетке шыға алады.
• Созылмалы шаршаудан арыла алады, стресске ұшырамайды.
• Әрқашан нақты әрекет жоспары бар.
• Ол ішкі еркіндік сезіміне ие және өз өмірін дербес басқарады.

Уақытты басқару түрлері

Қазіргі уақытта тайм-менеджмент мәселесіне көптеген түрлі көзқарастар бар. Сарапшылар үш негізгі түрді ажыратады:

• Жеке (жеке) уақытты басқару. Ол адамның жеке өзін-өзі дамытуымен, өз күнін дұрыс және жемісті ұйымдастыра білуімен байланысты.
• Уақытты кәсіби басқаруадамға өз жұмысын тиімді орындауға, жұмыс уақытын дұрыс ұйымдастыруға немесе ұжымдағы міндеттерді орынды бөлуге көмектеседі.
• Әлеуметтік уақыт – басқарутұлғааралық қатынастарды немесе бірнеше адамның уақытын басқаруды реттейді. Мысалы, корпоративтік.

Уақытты басқарудың негізгі түсініктері

Уақытты басқару тұжырымдамасы -бұл уақытты түсіну және қабылдау тәсілі. Уақытты басқару тұжырымдамасы адамға өз уақытын басқаруды үйренудің себебі мен мақсатын анықтауға көмектеседі. Бұл процестің құндылығын түсініңіз, сонымен қатар уақытты басқарудың негізгі принциптерін түсініңіз.

Уақытты басқару әдістері- белгілі бір мәселені шешуге көмектесетін әрекеттердің белгілі бір тізбегі.

Уақытты басқару жүйесі- мақсатыңызға мүмкіндігінше тез және тиімді жетуге мүмкіндік беретін тұжырымдамалар мен әдістер жиынтығы.

Жұмысты дұрыс ұйымдастыру немесе басшылықтың іс-әрекетті сауатсыз ұйымдастыруы компания қызметкерлерінің үнемі уақыт тапшылығын сезінуіне әкеледі. Бұл жалпы кәсіпорынның тиімділігі мен табыстылығына әсер етеді.

Уақыттың жетіспеушілігі келесі жағдайларда пайда болады:

• Күнделікті кесте жоқ.
• Егер менеджердің көмекшісі өзінің күнделікті тәртібінен хабардар болмаса.
• Телефон қоңыраулары мен келушілер көбінесе негізгі қызметтен алшақтатады.
• Егер басшы жауапкершілікті қалай бөлу керектігін білмесе.
• Егер жұмыс тез шаршауға әкелетін тұрақты асығыс орындалса.
• Қызметкерлер өз лауазымдарына сәйкес келмесе.
• Егер қызметкерлер өз мүмкіндіктерін дұрыс бағаламаса, жұмыс жылдамдығы.
• Қызметкерлер арасында мотивация болмаса (мысалы, жалақы тым төмен).

Кәсіпорын жұмысының тиімділігін арттыру үшін қызметкерлерге бір күндік жұмысты жоспарлауды үйрету қажет. Жоспар құру кезінде уақыттың 60% негізгі міндеттерге, 20% күтпеген және 20% стихиялы жағдайларға арнау керек. Ең бастысы, ұжымды бір күнге жоспарды жүйелі және жүйелі түрде жасауға дағдыландыру.

Менеджменттегі уақытты басқарудың тиімділігі қызметкерлерді жоспарлауға, басымдықтарды белгілеуге, тапсырмаларды орындау уақытын бақылауға, сондай-ақ тапсырмалардың дұрыс реттілігіне байланысты.

Бұл мәселелерді шешу үшін сіз тайм-менеджмент бойынша сарапшыны шақыра аласыз немесе қызметкерлерге тапсырмалар беріп, олардың жұмысының тиімділігін бақылайтын кәсіпорыныңыздың менеджерін оқыта аласыз. Менеджер негізгі және бірнеше қосалқы тапсырмаларды беруі керек. Күннің соңында қызметкер орындалу туралы есеп береді.

Уақытты басқарудағы жеке уақытты басқару

Жеке уақытты басқаруға келетін болсақ, жеке өмірде қолданылатын уақытты басқарудың негізгі ережелері бар:

1. Ешқашан жұмысты үйге апармаңыз.
2. Өміріңізді ең аз уақыт алатындай етіп ұйымдастырыңыз.
3. Бос уақытты алдын ала жоспарлаңыз. Бұл эмоционалды ләззат алуды (кинотеатрға, театрға, концертке, мұражайға бару) қамтуы керек. Сондай-ақ физикалық (спорт, би және т.б.).
4. Демалу үшін тек демалыс күндерін ғана емес, аптаның ортасында кем дегенде бір күнді пайдаланыңыз. Мысалы, жұмыстан кейін велосипедпен жүріңіз немесе достарыңызбен саунаға барыңыз.
5. Демалыс кезінде шынымен демалу үшін қоңырауларды, поштаны, интернетті шектеңіз.

1. Уақытты басқарудың негізгі ережесі – мақсатты дұрыс қою.

Егер сіз өзіңіздің мақсаттарыңызды нақты анықтауды үйренсеңіз, сондай-ақ қандай тапсырмалар екінші кезектегі екенін анықтасаңыз, онда сіз көп уақытты үнемдейсіз.

Егер сіз уақытыңызды бір нәрсеге жұмсасаңыз, бұл сол сәтте сіз оны өте маңызды деп санайтыныңызды білдіреді. Бірақ солай ма? Өзіңізден сұраңыз, бұл әрекеттің нәтижесі мақсатыңызға жақындауға көмектеседі ме? Мақсат дегеніміз не? Мақсат – бүкіл процесс түпкілікті нәтижеге бағытталған кезде адамның бір нәрсеге ұмтылуы.

Мақсат қоюда алдымен негізгі құндылықтарды анықтау керек.

Сіздің қабілеттеріңізді және мотивацияңызды мойындаңыз. Мақсатқа жету жолында туындауы мүмкін проблемаларды, қажеттіліктерді және қиындықтарды талдаңыз. Мақсатыңызды ең ұсақ бөлшектерде, оның түпкі нәтижесін анық көрсетіңіз. Әрекеттеріңізді жоспарлаңыз, ресурстарды іздеңіз және іске асыруды бастаңыз.

Мақсат қоюдың әртүрлі әдістері бар. Бірақ барлық әдістердің ортақ мақсат қою алгоритмі бар:

1. Мақсат нақты түпкі нәтижемен мүмкіндігінше нақты болуы керек.
2. Мақсатқа жету қажеттілігі негізделуі керек. Бұл не үшін қажет және мен одан не аламын?
3. Мақсат шынайы болуы және оған жету механизмі айқын болуы керек.
4. Мақсатқа жетуге болатын мерзімдерді нақты анықтау қажет.

2. Уақытты басқарудың екінші негізгі ережесі – басымдық беру.

Қалай басымдық беру керектігін білу өте маңызды. Мақсатқа жетуде маңызды емес нәрселер бар және негізгі рөл атқаратындары бар.

3. Уақытты басқарудың үшінші негізгі ережесі – жоспарлау.

Мақсат қойғаннан кейін келесі қадам жоспарлау болып табылады. Жоспарлау уақытты басқарудың ажырамас бөлігі болып табылады. Ол келесі негізгі қадамдардан тұрады:

1. Уақытты басқару жоспарын құру.
2. Сіз маневр жасай алатын жобаны жасау кезеңі, мақсатқа жетудің әртүрлі нұсқаларын ойластырыңыз.
3. Қажетті ресурстарды анықтау кезеңі.
4. Мақсатқа жету жолында сізге көмектесе алатын адамдарды анықтау кезеңі.
5. Жоспарлау нәтижелерін бизнес-жоба, карта түрінде бекіту кезеңі.

Адам жоспарлаумен айналыса бастағанда, ойлау белсендіріледі, шығармашылық іске қосылады. Жоспар құру арқылы сіздің мақсатыңыз нақтырақ болады, сіз шынымен не қалайтыныңызды және оған қалай жетуге болатынын түсіне бастайсыз. Бұл әрекетке арналған практикалық нұсқаулықтың бір түрі.

Адам өзі қалаған нәрсені жүзеге асырудың жоспарын құрмайынша, ол осы тақырып бойынша үнемі рефлексияда болады. Бірақ ой емес, әрекет сізді мақсатқа жақындатады. Мақсатқа жетудің әртүрлі тәсілдерін ескеретін егжей-тегжейлі жоспар жасалғанда, бұл сізге маневр жасауға мүмкіндік береді. Ол кейбір құралдармен және әдістермен жұмыс істемейді, сіз басқаларды сынап көре аласыз. Жоспарлау адамда икемділік пен кез келген жағдайға дайын болуды дамытады.

Жоспар құру сәттілікке жоғары мүмкіндік береді. Жоспардың болуы өзіңізге және қабілеттеріңізге сенімділік береді. Барлық табысты адамдар мен кәсіпкерлер жоспарлайды.

Жоспарлаудың негізгі әдістері. Қысқаша сипаттамасы

1. ABC жоспарлауалдымен ең маңызды нәрселерді (А әрпінің астында), содан кейін В және С жасау керек екеніне негізделген.

А санатындағы істер ең маңызды болып табылады. Олар барлық жағдайлардың 15% құрайды және нәтижелердің 65% әкеледі. B - барлық жағдайлардың 20% құрайтын және нәтижелердің 20% әкелетін маңызды істер. C санаты - бұл ең аз маңызды жағдайлар, олар 65% құрайды және нәтиже береді - 15%.

2. Парето ережесіНемесе 80/20 принципі. Бұл принцип кез келген күнделікті әрекетке қолданылады. Бір күнде жасайтын істеріңіздің 80% сізге қалаған нәтиженің 20% береді. Ал жоспарланған маңызды нәрселердің 20% сізді нәтижеге 80% жақындатады.

Мысалы: 20% адам капиталдың 80%, 80% адам капиталдың 20% иелік етеді. Клиенттердің 20% -ы 80%, ал 80% -ы 20% пайда береді.

3. Уақыт- бұл әдіс сіз өзіңіздің барлық әрекеттеріңіздің әр минутын және оған қанша уақыт жұмсағаныңызды жазып алуыңыз керек екендігінде жатыр. Бұл сіздің уақытыңыздың қайда және не үшін жұмсалатынын және кестеңізді қалай түзетуге болатынын түсінуге көмектеседі.

4. Тапсырмалар тізімін жасау- Бұл уақытты да, істерді де жоспарлауға мүмкіндік беретін ең қарапайым жоспарлау әдісі.

Тиісті істер тізімін қалай жасауға және оны орындауға болады?

1. Алдымен, өзіңізді бақылаңыз. Әртүрлі тапсырмаларды орындау үшін қанша уақыт қажет.
2. Кешке орындалатын істер тізімін жазыңыз.
3. Арнайы элементтерді жазыңыз. Мысалы: дүкенге барыңыз. Осы элементке сатып алу тізімін тіркеңіз.
4. Жұмысыңызды ғана емес, бүкіл күніңізді жоспарлаңыз.
5. Күніңізді оңай тапсырмаларды орындаудан бастаңыз. Бірден қорапшаларды белгілеп, істер тізімін орындау соншалықты қиын емес деген оймен күні бойы көңіл көтеру .. Мысалы, жаттығулар жасау және таңғы ас дайындау.
6. Істер тізімі әрқашан көз алдында болуы керек.
7. Кейінірек бірдеңе жасауға уақыт жоқ деп қобалжып қалмас үшін тізімге 7 артық істерді жазбаңыз..

• Барлық жоспарлау әдістерін қолданып көріңіз және ең қолайлысын таңдаңыз.
• Жазбаларды сақтаңыз.
• Барлығын жасауға тырыспаңыз. Ең маңызды және бірінші кезектегі нәрселерді жасаңыз.
• Әр күніңізді жоспарлаңыз. Сондай-ақ аптаға қосымша жоспар жасаңыз.
• Әрқашан өзіңізбен бірге қалам мен блокнот алып жүріңіз.
• Сәттілік күнделігін бастаңыз, ол сізді ынталандырады және сіздің дұрыс жолда екеніңізді еске салады.
• «Жоқ» деп айтуды үйреніңіз. Бұл қажетсіз адамдармен араласудан, қажетсіз нәрселермен айналысудан аулақ болуға көмектеседі.
• Бірдеңе жасамас бұрын, оның қаншалықты шұғыл екенін, қаншалықты маңызды екенін және бұл әрекет сізді мақсатыңызға қалай жақындататынын қарастырыңыз.
• Уақытыңызды босқа кетіретін әдеттеріңізді, әрекеттеріңізді талдаңыз. Уақыт бойынша сіз құтылуыңыз керек әрекеттерді бақылау оңай.
• Басқа адамдардың жұмысын жасамаңыз. Біреудің мақсатына жетудің құралы болмаңыз. Мақсатыңызға шоғырланыңыз.
• Өзіңізді жетілдіруге уақыт бөліңіз.
• Осымен тоқтамаңыз. Бір мақсатқа жеткеннен кейін келесісін қойыңыз.

1. Стивен Кови «Жоғары тиімді адамдардың 7 әдеті».уақытты басқаруды өзін-өзі жетілдіру элементі ретінде қарастырады. Міне, оның кеңестері:

• Алдымен не істеу керек екенін жасаңыз. Маңызды істерді кейінге қалдырмаңыз.
• Сіздің мақсатыңыз басты және маңызды болуы керек. Оған қарай жүр.
• Барлық әрекеттерді басымдықтар негізінде орындаңыз.
• Маңызды емес мақсатқа жету үшін көп күш жұмсамаңыз. Жұмсалған ресурстар мен түпкілікті нәтиже сәйкес болуы керек.
• Өмірді жеңілдетудің барлық жолдарын іздеңіз.

2. Дэвид Аллен жұмыс орнын дұрыс ұйымдастыруға кеңес береді, барлық қажетті кеңсе тауарларын алу. Сондай-ақ, файлдар шкафын жасаңыз, әр жағдай үшін сәйкес қалтаны жасаңыз. Аллен сонымен қатар 4 істер тізімін жазуға кеңес береді:

• Жақын арада атқарылуы тиіс істердің тізімін жасаңыз;
• Біріктірілген тәсілді қажет ететін жобаларды бөлек тізімге енгізу;
• Қандай да бір себептермен әлі аяқталмайтын жобалардың жеке тізімін жасаңыз;
• «Бір күні» тізімі.

3.Джулия Моргенштерн алдымен бағалауға кеңес бередітапсырмаларды орындауға қанша уақыт жұмсайсыз. Қандай факторлар сізді алаңдатады. Мүмкін сізді әлеуметтік желілер, қосымша жауапкершіліктер, нақты емес мерзімдер немесе психологиялық кедергілер алаңдатады.

• Әрбір әрекет үшін уақыт шеңбері орнатылуы керек.
• Егер сіз қандай да бір әрекетті орындай алмасаңыз, оны талдаңыз, мүмкін оны біраз уақытқа кейінге қалдыруға, басқа қызметкерлерге тапсыруға немесе толығымен тастауға болады.
• Заттар мен істерді сұрыптаңыз, онсыз жасай алатын барлық нәрселерден кеңістікті босатыңыз. Әр нәрсеге өз орнын, әр тапсырмаға өз уақытын беріңіз.

«Таңғы асқа бақа же»

Күні бойы ойларыңыз сіз орындағыңыз келмейтін немесе сізге ұнамсыз тапсырмаға оралмауы үшін күнді осымен бастаңыз. Осылайша сіз күні бойы көтеруге тура келетін эмоционалдық стресс пен ауыртпалықтан құтыласыз.

«Піл стейк»

Егер сізде жаһандық міндет тұрса, оны шешу үшін сізге көптеген әрекеттерді орындау қажет болса, онда бұл жұмысты бөліктерге бөліңіз. Одан пілді жасамаңыз, оны кесіңіз. Бұл тапсырманы орындауды жеңілдетеді. Сондай-ақ бұл тәсіл осы мәселені жақсырақ түсінуге ықпал етеді.

«Жоқ» деп айтуды үйреніңіз

Тайм менеджмент мүмкіндігінше көп істемей, дұрыс істеу керек нәрсені жасауға үйретеді. Керек емес нәрселерге «жоқ» деңіз, адамдар. Ешкімнің мақсатына жету құралына айналма. Мақсаттарыңызға шоғырланыңыз.

Қызметтеріңізді автоматтандыруға және барынша жеңілдетуге ұмтылыңыз.

Ұқсас әрекеттерді қатарынан жасаңыз, өйткені ми белгілі бір әрекет аймағына үйренеді. Әрі ол одан тезірек өтеді.

Биологиялық ырғақтарыңызды тыңдаңыз. Күш пен белсенділіктің ерекше толқынын сезінген уақытта жұмыс жасаңыз. Ең аз белсенділік кезеңінде өзіңізге үзіліс беріңіз. Денеңіздің қажеттіліктерін тыңдаңыз. Кейде «екінші желді» ашу үшін 15 минуттық үзіліс жеткілікті.

Уақытты басқаруға арналған ең жақсы кітаптар:

• Уақытты тиімді басқару. Б. Трейси
• Уақыт қозғалысы. Қалай өмір сүруге және жұмыс істеуге болады. Архангельский Г
• Уақытты басқару қиын: өміріңізді бақылауға алыңыз. Д.Кеннеди
• Аз жұмыс істе, көп істе. C. Глисон
• Мұның бәрі тозаққа! Оны алыңыз және жасаңыз. Р.Брансон
• Экстремалды уақытты басқару. Н.Мрочковский, А.Толкачев
• Уақытты басқару бойынша практикалық курс. И.Абрамовский
• Аптасына 4 сағат жұмыс істеп, сонымен бірге кеңседе «қоңыраудан қоңырауға» ілінбеу, кез келген жерде тұру және бай болу. Т. Феррис
• Істі аяқтау: стресссіз өнімділік өнері. Д. Аллен

Тайм-менеджменттің тиімділігі оның негізгі ережелерін сақтауыңызға, сондай-ақ оның не үшін қажет екенін, уақытты қалай басқаруға болатынын және сізде қандай артықшылықтар болатынын нақты түсінуге байланысты.